Emnefeltet – nøkkelen til effektiv epost-bruk

11 mars 2013

Det viktigste du gjør for å sikre at e-posten din blir lest, er å skrive en relevant overskrift i emnefeltet. Her er noen enkle regler som vil øke sjansen for e-posten din blir lest:

1. La emnefeltet være en god sammenfatning av hva e-posten handler om. Det høres banalt ut, men det syndes ofte mot dette. Bare ta en titt i innboksen din. Sammenheng mellom emnefelt og innhold er spesielt viktig hvis du sender til mange. Folk bør ut fra emnefeltet kunne avgjøre om e-posten er relevant eller ikke, slik at de raskt kan slette/arkivere, eller evt. gjøre en spesifikk oppgave – hvis det er påkrevd. Ved å sikre at emnefeltet er dekkende for innholdet, øker du også sjansen for at e-posten blir funnet igjen ved senere søk da treff på søkeord i emnefeltet gir høyere relevans.

2. Hvis e-posten inneholder oppgaver mottager bør handle på er det spesielt viktig å la dette komme fra i emnefeltet.

3. Dersom e-posten din omhandler flere tema, er det bedre å skrive to separate e-poster, slik at hvert tema får hver sin e-post. Dette er spesielt viktig med tanke på oppfølgende svar-runder.

4. Inkluder kritisk informasjon som f.eks. dato for møter eller tidsfrister.

5. Vær følelsesnøytral og unngå for mange adjektiv. E-post er generelt et dårlig medium til å formidle følelser, i alle fall negative, og emnefeltet bør spesielt ikke brukes til dette. Når det er sagt; Ønsker du å formidle f.eks. uhemmet skryt, vil nok dette bli tatt godt imot, også i emnefeltet. Les mer om formidling av følelser i e-post i denne bloggposten fra Cecilie Staude og Svein Tore Martinsen.

7. Ikke fall for fristelsen til å ta «svar til alle» på en gammel e-post om nytt tema. Mange gjør dette for å benytte adressatene man da får «gratis». Om du likevel gjør dette, ta det i det minste bryet med å redigere emnefeltet før du sender – det er fort gjort, og du får mye igjen for det. Skifter du tema – skift overskrift!

Har du eksempler på god eller dårlig bruk av emnefeltet i e-post?