Bruke innbokskontroll på utboksen?
9 mai 2012
Noe av det første man legger merke til etter å ha tatt i bruk innbokskontroll, er at mange andre mangler nettopp innbokskontroll. Du sender i vei e-poster, men får ikke svar. Dette gir kommentarer som Nancy Hessen kom med på Twitter nylig:
Jeg har tidligere tatt opp dette i bloggposten hvordan følge opp saker som henger på andre og i omtale av boomerang.
Når du er avhengig av å få svar på en e-post for å få løst din oppgave, trenger du altså å få oppgaven tilbake i innboksen på et tidspunkt i tilfelle den du har sendt e-post til ikke svarer. Her er tre mulige strategier for det:
– blindkopi til deg selv av utgående e-post. Oppgaven ligger i innboksen umiddelbart og blir liggende der til du kan fjerne den. Ulempe: Det kan være en stund til du kan forvente svar og kan begynne å purre. I mellomtiden ligger kopien av e-posten i innboksen din og forstyrrer oversikten din der. Dersom du er flink til å forholde deg til mapper utenom innboksen regelmessig, kan du velge å samle disse oppfølgingsmailene i en egen mappe du går gjennom regelmessig (ukentlig?).
– bruk boomerang. Oppgaven kommer tilbake til innboksen din hvis du ikke får svar innen den tiden du definerer. Ulempe: grativersjonen av boomerang tillater bare 10 meldinger per måned.
– legg memo i kalenderen («følg opp foredragsavtale») fram i tid med e-post påminnelse til deg selv. Ulempe: Mye tasting for å få lagt inn memoet.
På foredrag for Norsk Tipping nylig, ble også temaet «oppfølging av e-poster du har sendt» diskutert. En av deltagerne imponerte med sitt system. Hun forholdt seg til sin Sent Mail som til en innboks. På slutten av hver dag gikk hun gjennom sine sendte e-poster og arkiverte eller slettet de hun kunne gjøre det med. De e-postene hun ventet på svar på lot hun ligge i Sent Mail til hun hadde fått svar. Gikk det tid, purret hun. Med andre ord forholdt hun seg til Sent Mail slik jeg forholder meg til innboksen. Denne dama hadde naturligvis også full kontroll i innboksen sin.
I øyeblikket ikke innbokskontroll i Sent mail
Tanken er slett ikke dum. Jeg tror jeg selv vil ta denne metoden i bruk. I hht. definisjonen av en innboks («et sted der uløste oppgaver samles») er jo Sent mail et slik sted all den tid noen av dine utgående e-poster trenger din oppmerksomhet hvis du ikke får svar. De tre teknikkene jeg presenterte øverst er vel egentlig ikke mindre arbeidskrevende enn å kjapt jobbe seg gjennom Sent Mail en gang om dagen. Dette er i alle fall en sikker metode for å unngå at oppgaver glemmes.
I øyeblikket har min Sent Mail over 13.000 e-poster, så skal jeg ta dette i bruk må jeg først kjøre en quick-fix på den mappen.
Hvordan følger du opp e-poster du må ha svar på?