Bruke innbokskontroll på utboksen?

9 mai 2012

Noe av det første man legger merke til etter å ha tatt i bruk innbokskontroll, er at mange andre mangler nettopp innbokskontroll. Du sender i vei e-poster, men får ikke svar. Dette gir kommentarer som Nancy Hessen kom med på Twitter nylig:

Jeg har tidligere tatt opp dette i bloggposten   hvordan følge opp saker som henger på andre og i omtale av boomerang.

Når du er avhengig av å få svar på en e-post for å få løst din oppgave, trenger du altså å få oppgaven tilbake i innboksen på et tidspunkt i tilfelle den du har sendt e-post til ikke svarer. Her er tre mulige strategier for det:

– blindkopi til deg selv av utgående e-post. Oppgaven ligger i innboksen umiddelbart og blir liggende der til du kan fjerne den. Ulempe: Det kan være en stund til du kan forvente svar og kan begynne å purre. I mellomtiden ligger kopien av e-posten i innboksen din og forstyrrer oversikten din der. Dersom du er flink til å forholde deg til mapper utenom innboksen regelmessig, kan du velge å samle disse oppfølgingsmailene i en egen mappe du går gjennom regelmessig (ukentlig?).

– bruk boomerang. Oppgaven kommer tilbake til innboksen din hvis du ikke får svar innen den tiden du definerer. Ulempe: grativersjonen av boomerang tillater bare 10 meldinger per måned.

– legg memo i kalenderen («følg opp foredragsavtale») fram i tid med e-post påminnelse til deg selv. Ulempe: Mye tasting for å få lagt inn memoet.

På foredrag for Norsk Tipping nylig, ble også temaet «oppfølging av e-poster du har sendt» diskutert. En av deltagerne imponerte med sitt system. Hun forholdt seg til sin Sent Mail som til en innboks. På slutten av hver dag gikk hun gjennom sine sendte e-poster og arkiverte eller slettet de hun kunne gjøre det med. De e-postene hun ventet på svar på lot hun ligge i Sent Mail til hun hadde fått svar. Gikk det tid, purret hun. Med andre ord forholdt hun seg til Sent Mail slik jeg forholder meg til innboksen. Denne dama hadde naturligvis også full kontroll i innboksen sin.

I øyeblikket ikke innbokskontroll i Sent mail

Tanken er slett ikke dum. Jeg tror jeg selv vil ta denne metoden i bruk. I hht. definisjonen av en innboks («et sted der uløste oppgaver samles») er jo Sent mail et slik sted all den tid noen av dine utgående e-poster trenger din oppmerksomhet hvis du ikke får svar. De tre teknikkene jeg presenterte øverst er vel egentlig ikke mindre arbeidskrevende enn å kjapt jobbe seg gjennom Sent Mail en gang om dagen. Dette er i alle fall en sikker metode for å unngå at oppgaver glemmes.

I øyeblikket har min Sent Mail over 13.000 e-poster, så skal jeg ta dette i bruk må jeg først kjøre en quick-fix på den mappen.

Hvordan følger du opp e-poster du må ha svar på?

  • Jeg har laget meg en etikett (i Gmail) som heter «Oppfølging». Der legger jeg sendte eposter som skal følges opp etter en tid. Vil jeg ha påminnelse (i tillegg) lager jeg en separat kalenderoppføring om det. Fungerer greit for meg.

    På jobb bruker vi Outlook, og der er en egen oppfølgingsfunksjon.

  • Hver gang jeg sender en e-post som det er viktig at jeg får svar på, så markerer jeg den med merkelappen «Venter på» (i Gmail).

    Så går jeg gjennom e-postene med den merkelappen med jevne mellomrom (ukentlig holder stort sett).

  • Innså nå at Audun og jeg gjør nøyaktig det samme. Heh.

  • Er definitivt ikke klar for å rydde i sendte elementer hver dag. Men skal forsøke følgende for å følge opp sendte elementer som krever oppfølging: Bruker outlook og flagger sendte elementer som skal overvåkes, da legger de seg fint i søkemappen «for oppfølging». Og så er planen å følge opp denne mappen og slette etterhvert da.

  • I Outlook er dette veldig enkelt. Du kan flagge mailen før du trykker på Send knappen. Dav vil du finne den i task listen på den dagen du ønsker å følge den opp. Ingen ekstra mail å passe på. For mer om hvordan, se dette blogginnlegget: http://wp.me/p1qvRz-Q

  • Godt tips Bjørn. Men det fordrer nyeste versjon av outlook, får det etter sommeren. Skal ha ditt tips i mente til det. Inntil videre får jeg fortsette å flagge etter at jeg har sendt. Og så skal jeg følge med på bloggen din for flere nyttige tips.

  • Bjørn Sture Eikrem

    Fint med flagging. Jeg bruker regler i Outlook. Legger på @rw og det blir lagt en kopi av utgående epost i en egen mapper som heter «venter på». Ganske greit og har oversikten. Men må renses regelmessig da. Ikke alltid at en får svar på epost, men f.eks på telefon.

  • Takk for mange bra kommentarer!

    Samtlige av kommentarer (og også mine 3 opprinnelige forslag) legger opp til en aktiv handling fra deg som avsender for at du skal sikre deg oppfølgingen.

    Det spennende med «Norsk-Tipping-dama» – Linda Iren Bekkelund (@Linda_IB) sitt opplegg, var at samtlige utgående mailer starter som oppfølgingstrengende. Så blir de aktivt _sjekket_ut_ av oppfølgingskøen. Hennes sendte meldinger er dermed automatisk merket for oppfølging til det motsatte er bevist.

    Å snu bevisbyrden denne veien øker sikkerhet for at oppgaver ikke glipper unna. På samme måte som ved innbokskontroll er alt som havner i innboksen uløste oppgaver til det motsatte er bevist, i stedet for at du aktivt må bevise (flagge, stjernemerke, merke som ulest) at en e-post krever oppfølging.

    Nå har det seg imidlertid slik at for oss som bruker g-mail, så kan man aldri fjerne etiketten «Sent Mail» fra en melding, uten å slette den helt. Dermed kan ikke @Linda_IB sin teknikk brukes på dette, og vi er henvist til å merke utgående mail for oppfølging på en eller annen måte.

    Kanskje G-mail burde ha en lab-feature av typen «Automatically label outgoing messages with the follow-up tag». Da kunne man hatt en daglig utrenskning på denne.

    En slik «til oppfølging» mappe eller flagget samling blir jo en ny innboks. Et nytt sted for å følge opp uløste oppgaver. Jo flere slike man har, jo større er faren for å miste kontrollen. For mange (foreløbig inkludert meg) ønsker jeg derfor å sikre meg at oppfølgingsoppgaver på en eller annen måte kommer tilbake til innboksen når jeg trenger dem.

  • Knallinnlegg!

Bestill foredrag!
Lær innbokskontroll!