Hvordan organisere mappene i e-postarkivet?
16 januar 2012
Grunnprinsippet i innbokskontroll er at kun uløste oppgaver skal ligge i innboksen. Resten skal slettes eller arkiveres. Mange spør meg da om hvordan arkivet bør organiseres.
Den gode nyheten er at det ikke er så nøye med hvordan du gjør det. Viktigste redskap for å finne gammel e-post er uansett søket i e-posten. Moderne søkemotorer er så kraftige at du lett vil kunne avgrense søket slik at du finner akkurat den meldingen du er ute etter. Faktisk blir det hevdet at du bruker 3,4 x så lang tid på å finne en e-post (kilde: Baydin’s «Revive your inbox» kurs) ved å bla deg fram gjennom en mappestruktur sammenlignet med å bruke søk. Det viktigste er og blir at du fjerner håndterte oppgaver fra innboksen, så kan arkivet organiseres mer tilfeldig mens du gjør deg til venn med søkemotoren.
At søket er viktigere enn mappestrukturen blir også drøftet i denne bloggposten fra administrerende direktør i Microsoft Norge, Hege Skryseth.
For mange er denne erkjennelsen befriende. Bare det å tenke ut en mappeorganisering kan være krevende. Du prøver å gjenskape i mappestrukturen den måten du selv sorterer informasjon på. Men ettersom sammensetningen og mengden av informasjon stadig endres, vil også måten du sortere den på endres, og dermed blir mappestrukturen utdatert. Denne problemstillingen fikk vi belyst i filmen High Fidelity fra 2000:
Dick: I guess it looks as if you're reorganizing your records.
What is this, though? Chronological?
Rob: No...
Dick: Not alphabetical...
Rob: Nope...
Dick: What?
Rob: Autobiographical.
Dick: No fucking way.
I G-mail kommer man et stykke lenger ved at man bruker etiketter i stedet for mapper. Det åpner for at samme e-post kan ha flere etiketter, og dermed bli funnet ved hjelp av flere ulike sorteringsmåter. Å tildele mange etiketter kan fort ta mye tid. Heldigvis er det sånn i G-mail at nye meldinger i en allerede merket tråd tildeles etikettene fra den opprinnelige tråden, og dermed kan arkiveres med ett-klikk.
For mange vil det mest hensiktsmessige være å ha to mapper: Innboks og Arkiv. Selv syns jeg ikke man kommer helt utenom en mappe-/etikettstruktuer. Jeg er glad i å lage mange etiketter i G-mail, gjerne en egen etikett for små og avgrensede prosjekt der jeg trenger å ha oversikt over alt som er skrevet om saken. Andre etiketter er de som ikke kan fanges opp av et søk alene. Som f.eks. «En gang kanskje», eller «Ferietips». Som regel er det likevel søkemotoren jeg bruker når jeg skal finne spesifikke meldinger.
Hvilken mappe-/etikettstruktur foretrekker du?