Hvordan organisere mappene i e-postarkivet?

16 januar 2012

Grunnprinsippet i innbokskontroll er at kun uløste oppgaver skal ligge i innboksen. Resten skal slettes eller arkiveres. Mange spør meg da om hvordan arkivet bør organiseres.

Den gode nyheten er at det ikke er så nøye med hvordan du gjør det. Viktigste redskap for å finne gammel e-post er uansett søket i e-posten. Moderne søkemotorer er så kraftige at du lett vil kunne avgrense søket slik at du finner akkurat den meldingen du er ute etter. Faktisk blir det hevdet at du bruker 3,4 x så lang tid på å finne en e-post (kilde: Baydin’s «Revive your inbox» kurs) ved å bla deg fram gjennom en mappestruktur sammenlignet med å bruke søk. Det viktigste er og blir at du fjerner håndterte oppgaver fra innboksen, så kan arkivet organiseres mer tilfeldig mens du gjør deg til venn med søkemotoren.

At søket er viktigere enn mappestrukturen blir også drøftet i denne bloggposten fra administrerende direktør i Microsoft Norge, Hege Skryseth.

For mange er denne erkjennelsen befriende. Bare det å tenke ut en mappeorganisering kan være krevende. Du prøver å gjenskape i mappestrukturen den måten du selv sorterer informasjon på. Men ettersom sammensetningen og mengden av informasjon stadig endres, vil også måten du sortere den på endres, og dermed blir mappestrukturen utdatert. Denne problemstillingen fikk vi belyst i filmen  High Fidelity fra 2000:

Dick: I guess it looks as if you're reorganizing your records. 
What is this, though? Chronological? 
Rob: No... 
Dick: Not alphabetical... 
Rob: Nope... 
Dick: What? 
Rob: Autobiographical. 
Dick: No fucking way.

 

I G-mail kommer man et stykke lenger ved at man bruker etiketter i stedet for mapper. Det åpner for at samme e-post kan ha flere etiketter, og dermed bli funnet ved hjelp av flere ulike sorteringsmåter. Å tildele mange etiketter kan fort ta mye tid. Heldigvis er det sånn i G-mail at nye meldinger i en allerede merket tråd tildeles etikettene fra den opprinnelige tråden, og dermed kan arkiveres med ett-klikk.

For mange vil det mest hensiktsmessige være å ha to mapper: Innboks og Arkiv. Selv syns jeg ikke man kommer helt utenom en mappe-/etikettstruktuer. Jeg er glad i å lage mange etiketter i G-mail, gjerne en egen etikett for små og avgrensede prosjekt der jeg trenger å ha oversikt over alt som er skrevet om saken. Andre etiketter er de som ikke kan fanges opp av et søk alene. Som f.eks. «En gang kanskje», eller «Ferietips». Som regel er det likevel søkemotoren jeg bruker når jeg skal finne spesifikke meldinger.

Hvilken mappe-/etikettstruktur foretrekker du?

 

  • Geoffrey

    Jeg har ganske mange etiketter i gmail, men bruker filter for å settte på etiketter og arkivere automatisk. Jeg har f.eks. en etikett for facebook e-poster som filteret setter på og så arkiverer e-posten uten at den går innom innboksen.

    • Takk for kommentar! Å filtrere uviktige e-poster utenom innboksen fungerer nok bra for mange. For meg fungerer ikke det, fordi disse meldingene som blir automatisk arkivert som regel aldri blir lest. «Senere» fins som regel ikke for min del i betydningen en tid med god tid til lesing av slike uviktige e-poster. I og med at innboksen stadig får påfyll, blir de ferdig-arkivert meldingene alltid nedprioritert. Jeg slipper derfor alt inn i innboksen, og utagerer heller litt brutalt med slette- og arkivknapp. Er det visse avsendere hvor jeg alltid sletter så og si ulest, forsøker jeg heller å avslutte abonnement på nyhetsbrev el.l. Men for all del: Har du rutiner som gjør at du kan komme tilbake til disse ferdigarkiverte meldingene på hensiktsmessig vis, er det nok en stor fordel å rute de utenfor innboksen.

  • Erik

    På Mac er søkeverktøyet utrolig bra. Outlook sin har jeg aldri fått dreisen på, så for meg er det forskjell på jobb og fritid. Har imidlertid hittil ikke klart å oppgi mappestruktur noen av stedene…..

    • Takk for kommentar! Selv har jeg ikke gitt opp etikettstrukturen i g-mail og strør rundt meg med etiketter. Men jeg er avslappet på at etikettstrukturen ikke behøver å gi en konsistent og logisk inndeling av referansearkivet som alle meldinger skal passe inn i. Derfor lager jeg villig vekk nye etiketter for små avgrensede prosjekt. Det gir meg en god samleoversikt over korrespondansen knyttet til det spesifikke prosjektet. Samtidig bruker jeg i stadig større grad søkefunksjonen når jeg leter etter gamle e-poster, noe som jeg innser går raskere.

  • Hei!

    Synes det fungerer med noen få sorteringsmapper i tillegg til «Lest» der det meste blir puttet i.

    Fant en interessant artikkel om tema mapper og epost:
    http://people.ucsc.edu/~swhittak/papers/chi2011_refinding_email_camera_ready.pdf

    • Takk for kommentarer, Eli og Rune

      Fin referanse-artikkel Eli. Den bekrefter at de som lager avanserte mappesystem ikke finner e-postene sine raskere enn de som søker, tvert imot.

      Jeg tenker at Eli sin måte å lage mapper på er ideell. Visse ting ønsker man å skille ut, mens det store gross kan ligge usortert, men søkbart. Som jeg har vært inne på i tidligere kommentar så er det enkelte e-poster som ikke er like søkbare. F.eks. «en gang kanskje» kategorien som jeg har, med oversikt over spennende reisemål og andre prosjekt jeg ikke har forpliktelse i forhold til, men som jeg har lyst til å kikke på av og til.

      Det koker nok ned til et spørsmål om smak og behag. Like fullt kan det være nyttig å vite at godt strukturerte mappearkiv faktisk ikke hjelper deg å finne e-posten raskere. Den kunnskapen kan hjelpe folk til å ikke brenne av fullt så mye energi på arkivering, og heller frigi tid og energi til prosessering av det som ligger i innboksen.

  • Hei 😉
    Mange som har nye å lære her, ikke tvil om det 😉
    Jeg ser noen i det daglige som har oppimot 1000 (!) mail i innboksen sin, fra opptil 7 år tilbake. Det er klart at det begynner å bli litt uoversiktelig og stressende under slike forhold. På den annen side er det mange som er flinke til å strukturere seg ved hjelp av mapper og arkivering.
    Selv tilstreber jeg med på å ha så få epost som mulig liggende i innboksen.
    Ikke alltid jeg klarer det, men jeg prøver 😉

    Mange synes det er vanskelig med mapper, eller rettere sagt hva de skal putte i hvilke mapper. Mange eposter kan jo arkiveres på flere steder. Jeg mener det bare er å være mer presis og konkret i mappenavnene.

    Skal man sortere etter avsender, innhold, oppgaver eller annet ??
    Jeg tror man må finne sitt eget system og så være tro mot dette, og heller fyle på nye mapper ved behov.

  • Morten Uglebjerg Norli

    Her har jeg mye å lære. For øyeblikket er alt kaos og så rydder jeg opp en gang i året. Og den ene gangen i året tar often tre-fire timer! Så dette var inspirerende lesing. Føler for å sette igang med nytt strategi for innboksen med det samme
    .

  • Jeg har sagt det før, men: Jeg ante virkelig ikke hvor stressende en rotete innboks var før jeg begynte å rydde opp i innboksen med sletting og arkivering daglig. Takk for nyttige tips!

Bestill foredrag!
Lær innbokskontroll!