Kalenderkontroll

14 november 2011

Kalenderen er viktig referanseinformasjon. Den er ikke en innboks (innboks = samling uløste oppgaver). Her er 5 tips jeg selv er helt avhengig av for at kalenderen skal fungere optimalt:

1. Gullstandarden ligger i skyen

Nettbasert lagring er vesentlig for å sikre universell backup, og en gyldig versjon. Ikke gjør deg avhengig av hvilken dings du kikker på kalenderen din fra. Om jeg mister min iphone eller laptopen får virus, så er kalenderen likevel sikret. Selv bruker jeg google calendar og er godt fornøyd med den. Den er fortløpende synkronisert til min iphone. I tillegg kan jeg dele kalenderen min med de jeg måtte ønske, for eksempel ektefelle og arbeidskolleger.

Dårlig brukergrensenitt på Iphone. Kanskje derfor jeg er avhengig av e-postmemo for å huske ting?

2. E-postmemo til innboksen

Av en eller annen mystisk grunn har jeg aldri klart å gjøre det til en vane å kikke på kalenderen min daglig. For å sikre at jeg husker avtaler, legger jeg derfor alltid inn e-postvarsel på avtaler jeg ikke kan tillate meg å glemme. E-postvarsel kvelden før møter på dagtid, eller på dagtid før møter på kveldstid. Med google calendar kan jeg lage så mange kalendere jeg vil. Den som viser hvor jeg skal være synkroniseres til min iphone, mens jeg har en egen memo-kalender der jeg legger ting jeg bare skal huske å gjøre.

3. Forsiktig med å legge avtaler direkte inn i iphone-kalenderen

Selv om min iphone-kalender står i kontinuerlig synk til min google calendar (som er gullstandarden) er jeg forsiktig med å legge avtaler direkte inn i iphone-kalenderen. Dette fordi jeg da ikke får krysset av for e-postvarsel. Om jeg sitter på et møte uten laptop tilgjengelig og vi har avtalt tid for neste møte, sender jeg e-post til meg selv i stedet for å legge det direkte inn i iphone-kalenderen. Dette for å heller senere legge det ordentlig inn i google-kalenderen der jeg sikrer varsling. Kanskje man med android-telefon kan legge inn e-post varsling direkte?

[Tilleggskommentar: Takket være tips fra Ottar Grimstad, har jeg nå funnet iPhone-appen Calengoo. Den er testet og fungerer utmerket, også til å legge inn nye avtaler med e-postvarsel.]

4. Ukentlig gjennomgang med den jeg bor sammen med

Hver søndag kommer det en e-post til meg med påminnelse om ukentlig gjennomgang. I løpet av søndag kveld setter jeg og min kone oss ned og går gjennom kalenderen. Selv om hun har tilgang til min kalender og kan kikke på den når hun måtte ønske, gir det en god mulighet til å både minne seg selv på ting, og å planlegge den kommende uka.

5. Flyreiseinformasjon direkte til kalender

Med konto hos f.eks. www.tripit.com kan du enkelt få informasjon fra flybilletter direkte inn i kalender. Når jeg har bestilt flybilletter og får info om reiserute etc. på e-post, kan denne e-posten helt enkelt videresendes til plans@tripit.com som sørger for at reisedetaljene med nøyaktig tidspunkt, flight nr etc. legger seg pent og pyntelig direkte inn i min google calendar.

  • I Google Kalender kan du sette opp et standard varsel på alle oppføringer som blir lagt til, også de gjennom iPhone/Android mener jeg bestemt, eller helt andre tredjeparter. Jeg har feks satt opp som standard sms-varsel 10 min før og e-post 1 time før. SMS varsel er gratis, også for norske brukere. Ingen trekk på telefonregning for varsler, konge og gull deluxe.

    Har heller ingen daglig sjekk på kalender, slik jeg har på e-post, desverre, derfor er varslene er helt nødvendige.

    Takk for super liste!

    • Hei, og takk for kommentar!

      Selv om jeg har e-post varsel som standard ved nye Google calendar oppføringer, blir dette ikke aktivert når jeg legger inn avtalen fra IPhone. Der får man kun valgt «varsling» – som da innebærer pop-up vindu. No good! Hverken sms eller e-post lar seg altså aktivere fra iPhone.

      Har i dag imidlertid, takket være Ottar Grimstad, fått tips om iPhone-appen Calengoo. Har rukket å teste den ut, og den virker meget bra. Har allerede tatt den i bruk.

  • Karin Rønning

    Hei, en kommentar i forkant av vårt seminar med deg om en måned: vi bruker Outlook på jobb. Det fungerer utmerket for meg å legge inn avtaler på iPhone eller Outlook, og synkronisere disse. Jeg velger varsel i ønsket tid før avtale. Det dukker opp popupvindu og valgt lyd på pc og iphone. Epostvarsel ønsker jeg virkelig IKKE, innboksen er jo et mareritt. Jeg har levd med elektronisk synkronisert avtalebok siden 2000, den første var en Psion Revo.. Jeg synes iPhones Kalender er helt grei..

    • Jørn Kippersund

      Takk for kommentar! Etter seminaret vil du forhåpentligvis ikke lenger oppleve innboksen som et mareritt, men som et nyttig verktøy 🙂

      Når du har innbokskontroll vil du forhåpentligvis se på det som nyttig at viktige varslinger kommer til innboksen. Det skumle med pop-up varsler er at de er så flyktige. Du klikker de vekk, og dermed er de borte for godt.

      Min erfaringer er at pop-up varsel i riktig tid er fornuftig for å minne meg avtaler der jeg skal _være_, mens jeg må få ting i innboksen dersom jeg skal få varsel om ting jeg skal _gjøre_. Jeg har derfor én kalender for møter, reiser og andre avtaler som handler om hvor jeg fysisk befinner meg, mens jeg har en annen kalender – «memokalenderen» – som forsyner innboksen min med oppgaver jeg må huske å gjøre. Dette gjelder oppgaver jeg ikke _kan_ løse i dag, og som derfor må holdes unna innboksen fram til de faktisk kan løses.

      Gleder meg til å treffe dere på seminaret i november! 🙂

  • Og så en viktig tilleggskommentar: For ordentlig synkronisering mellom iPhone-kalenderen og google kalenderen, les denne siden: http://www.dinside.no/812336/helt-i-synk

Bestill foredrag!
Lær innbokskontroll!