Kalenderkontroll
14 november 2011
Kalenderen er viktig referanseinformasjon. Den er ikke en innboks (innboks = samling uløste oppgaver). Her er 5 tips jeg selv er helt avhengig av for at kalenderen skal fungere optimalt:
1. Gullstandarden ligger i skyen
Nettbasert lagring er vesentlig for å sikre universell backup, og en gyldig versjon. Ikke gjør deg avhengig av hvilken dings du kikker på kalenderen din fra. Om jeg mister min iphone eller laptopen får virus, så er kalenderen likevel sikret. Selv bruker jeg google calendar og er godt fornøyd med den. Den er fortløpende synkronisert til min iphone. I tillegg kan jeg dele kalenderen min med de jeg måtte ønske, for eksempel ektefelle og arbeidskolleger.
Dårlig brukergrensenitt på Iphone. Kanskje derfor jeg er avhengig av e-postmemo for å huske ting?
2. E-postmemo til innboksen
Av en eller annen mystisk grunn har jeg aldri klart å gjøre det til en vane å kikke på kalenderen min daglig. For å sikre at jeg husker avtaler, legger jeg derfor alltid inn e-postvarsel på avtaler jeg ikke kan tillate meg å glemme. E-postvarsel kvelden før møter på dagtid, eller på dagtid før møter på kveldstid. Med google calendar kan jeg lage så mange kalendere jeg vil. Den som viser hvor jeg skal være synkroniseres til min iphone, mens jeg har en egen memo-kalender der jeg legger ting jeg bare skal huske å gjøre.
3. Forsiktig med å legge avtaler direkte inn i iphone-kalenderen
Selv om min iphone-kalender står i kontinuerlig synk til min google calendar (som er gullstandarden) er jeg forsiktig med å legge avtaler direkte inn i iphone-kalenderen. Dette fordi jeg da ikke får krysset av for e-postvarsel. Om jeg sitter på et møte uten laptop tilgjengelig og vi har avtalt tid for neste møte, sender jeg e-post til meg selv i stedet for å legge det direkte inn i iphone-kalenderen. Dette for å heller senere legge det ordentlig inn i google-kalenderen der jeg sikrer varsling. Kanskje man med android-telefon kan legge inn e-post varsling direkte?
[Tilleggskommentar: Takket være tips fra Ottar Grimstad, har jeg nå funnet iPhone-appen Calengoo. Den er testet og fungerer utmerket, også til å legge inn nye avtaler med e-postvarsel.]
4. Ukentlig gjennomgang med den jeg bor sammen med
Hver søndag kommer det en e-post til meg med påminnelse om ukentlig gjennomgang. I løpet av søndag kveld setter jeg og min kone oss ned og går gjennom kalenderen. Selv om hun har tilgang til min kalender og kan kikke på den når hun måtte ønske, gir det en god mulighet til å både minne seg selv på ting, og å planlegge den kommende uka.
5. Flyreiseinformasjon direkte til kalender
Med konto hos f.eks. www.tripit.com kan du enkelt få informasjon fra flybilletter direkte inn i kalender. Når jeg har bestilt flybilletter og får info om reiserute etc. på e-post, kan denne e-posten helt enkelt videresendes til plans@tripit.com som sørger for at reisedetaljene med nøyaktig tidspunkt, flight nr etc. legger seg pent og pyntelig direkte inn i min google calendar.