Innbokskontroll for NRK: Hva med HASTER-HASTER-VIKTIG-VIKTIG?

2 november 2011

Har i dag holdt foredrag for ansatte i NRK Nye medier i dag. Takk til en engasjert forsamling med mange relevante spørsmål!

Spesiell utfordring i NRK: Sendekritiske spørsmål som må besvares raskt – hvordan får man formidlet dem? Jeg fastholder at e-post bør reserveres til spørsmål med mer langsom puls, og at man må bruke andre kanaler (internt meldingssystem, sms, telefon) for ting av typen HASTER-HASTER-VIKTIG-VIKTIG. Det vesentlige er likevel å ha en avklart holdning innad i organisasjonen slik at det blir felles forventninger til akseptabel responstid.

Spennende for en landsens gutt å besøke Marienlyst for første gang. I tillegg til størrelsen har NRK en spesiell utfording knyttet til hastegrad ved formidling av informasjon. Ting kan være «sendekritisk»

Å la alle kanaler stå åpne med varsling av nye elementer, genererer svært hyppige avbrudd. Å tillate avbrudd ødelegger fokus, noe som gjør at du får gjort mindre og kan svekke kvaliteten på det du gjør.

Mitt råd er derfor å ta en skikkelig intern runde på hvilken kanal man alltid skal være tilgjengelig på for ting som virkelig haster, og med dette gi de enkelte mulighet til å skjerme seg for langt flere avbrudd.

  • Vegard Storstad

    Takk for foredrag, Jørn!

    Som selverklært lat i dagens forsamlingen håper jeg denne gangen å komme lengre enn steg 3 i Quickfixen din for innbokskontroll 😉

    Spørsmål: Som Machode med Outlook er jeg sugen på å bruke minst mulig energi på å holde naziregime i egen innboks. Du råder meg til å operere med én eller noen få arkivmapper for å fjerne støyen i innboksen/arbeidslista.

    Om én arkivmappe er det greit: Trykk eller på e-posten, og den arkiveres.
    Om to (eller flere) arkivmapper er det «et slit»:
    1. Trykk + + M
    2. Søk opp mappen du vil arkivere e-posten i
    3. Bla til ønsket mappe i autocompletelisten og trykk

    Du skjønner tegninga. Om jeg kunne opprette en egen snarvei som betyr «Legg i arkivet» og en annen snarvei som betyr «Legg i gode ideer» tror jeg at jeg er i mål rent personlig praktisk. Dette er noe jeg må gjøre én gang pr. e-postmelding, noe som motiverer ganske sterkt til å holde det effektivt.

    En kollega tipset meg forøvrig om MsgFiler, men den krever Mail. Og det er uaktuelt, kjenner jeg.

    Andre praktiske tips? Nå ryddes det.

    • Det er bra det ryddes! 🙂

      Jeg ser poenget ditt; færrest mulig klikk og tastetrykk er avgjørende for å klare å følge opp i praksis. Jeg må innrømme at jeg ikke kjenner outlook godt nok til å gi deg den praktiske oppskriften på «få tastetrykk til differensiert arkivering». Skal forske videre på det!

      Hvis du nå likevel ønsker differensiert arkivering og vi ikke klarer å finne en snarvei til lynrask arkviering tror jeg rådet mitt om dedikerte økter kan være nyttig. Hvis du skal arkivere hver enkelt e-post fortløpende etterhvert som de kommer inn, må du over i «arkiverings-modus» fryktelig mange ganger i løpet av dagen. Unødvendige klikk blir da et irritasjonsmoment igjen og igjen. Ved å legge e-post håndteringen til de (relativt få) dedikerte e-post øktene gjennom dagen blir du ikke irritert så ofte! Da har du også mulighet til å «massearkivere», f.eks. ved å plukke ut de gode idéene først blant de 30 e-postene som har kommet siden sist (plukke ut enkeltvis med ctrl + klikk) arkivere disse, og deretter plukke ut resten med shift + klikk øverst og så nederst for å massearkivere dem.

      Gi gjerne tilbakemelding om hvordan det fungerer i praksis!

      • Vegard Storstad

        Hehe, dedikerte økter skal testes, uavhengig av hurtigtaster.

        (Hos NRK er det PC’er med Outlook, Mac’er med Mail & Outlook samt masse telefoner og nettbrett med ulik håndtering. Hos meg selv er det iOS-basert.
        Benytter personlig felles innboks med Exchange i jobb og Gmail privat.)

        Uansett – med flere økter er massearkivering aktuelt, selv om jeg må beføle tastaturet som en kirkeorgelorganist.

        • Dedikerte økter er alene et svært kraftfullt verktøy, om du så glemmer alle de andre rådene. Gi gjerne en tilbakemelding når du har prøvd det en stund!

  • Vegard Storstad

    Ack. Ser at kommandoene ble filtrert bort i kommentaren over.
    Prøver igjen:

    »
    Om én arkivmappe er det greit: Trykk «Delete» eller «Backspace» på e-posten, og den arkiveres.
    Om to (eller flere) arkivmapper er det “et slit”:
    1. Trykk «Shift» + «CMD» + «M»
    2. Søk opp mappen du vil arkivere e-posten i
    3. Bla til ønsket mappe i autocompletelisten og trykk «Enter»
    »

    -V

Bestill foredrag!
Lær innbokskontroll!