Pipeline-prinsippet – beste metode for å unngå utsettelse
26 mars 2011
Den sikreste måten å unngå utsettelsesatferd på, er å gjøre arbeidsoppgavene i den rekkefølgen de kom inn, eldste oppgave først. Denne måten å jobbe på kalles også «pipeline-prinsippet». Man kan se for seg et rør – gjerne med flere sidegreiner – der oppgavene fylles på, og hvor du håndterer oppgavene når de kommer ut i din ende av røret, én for én. Metaforen er bra på flere vis:
– du jobber bare med én og én oppgave av gangen, de andre ligger skjult inne i røret og stjeler ikke din oppmerksomhet
– rekkefølgen du gjør oppgavene i er uomtvistelig, fristelsen til å utsette blir mindre
Setter du lojalt oppgavene dine i et slikt system lærer du deg at den oppgaven du til en hver tid jobber med nå, har sine «15 minutes of fame». Den må enten ferdigstilles, eller slettes.
Dersom arbeidskøen synes uoverkommelig, bør du prioritere hvor mye tid og energi du bruker på hver oppgave, ikke rekkefølgen. Å legge noe til side for å ta senere, fungerer sjelden. Senere fins ikke i form av et fata morgana med mye tid og energi til å løse oppgaven. Når senere kommer, har du allerede fått mange nye oppgaver som slåss om oppmerksomheten.
En annen metafor er kassabåndet i dagligbutikken. Ekspeditøren håndterer én og én av varene på båndet, uansett viktighet eller verdi på varen. En pakke tyggegummi blir håndterte med samme fokus som en stor serranoskinke. Dersom en av varene på båndet krever spesielle tiltak, som f.eks. å måtte gå vekk fra kassa for å sjekke prisen i hylla, nytter det ikke for ekspeditøren å utsette dette. Oppgaven blir slutthåndtert der og da, før neste oppgave tas.
Skal man følge prinsippet, kan man være nødt til å gi seg selv små «dult» for å følge det opp. For eksempel ved å legge innkommende papirpost nederst i papirbunken i posthylla, eller ved å sortere e-post med den eldste først. Det siste er faktisk ikke mulig i G-mail – noe som vel er den eneste svakheten jeg har oppdaget med G-mail. Som G-mail bruker må du i stedet aktivt flytte deg nederst i lista over e-poster for å finne den rette enden av røret.