Pipeline-prinsippet – beste metode for å unngå utsettelse

26 mars 2011

Den sikreste måten å unngå utsettelsesatferd på, er å gjøre arbeidsoppgavene i den rekkefølgen de kom inn, eldste oppgave først. Denne måten å jobbe på kalles også «pipeline-prinsippet». Man kan se for seg et rør – gjerne med flere sidegreiner – der oppgavene fylles på, og hvor du håndterer oppgavene når de kommer ut i din ende av røret, én for én. Metaforen er bra på flere vis:

– du jobber bare med én og én oppgave av gangen, de andre ligger skjult inne i røret og stjeler ikke din oppmerksomhet
– rekkefølgen du gjør oppgavene i er uomtvistelig, fristelsen til å utsette blir mindre

Setter du lojalt oppgavene dine i et slikt system lærer du deg at den oppgaven du til en hver tid jobber med nå, har sine «15 minutes of fame». Den må enten ferdigstilles, eller slettes.

Dersom arbeidskøen synes uoverkommelig, bør du prioritere hvor mye tid og energi du bruker på hver oppgave, ikke rekkefølgen. Å legge noe til side for å ta senere, fungerer sjelden. Senere fins ikke i form av et fata morgana med mye tid og energi til å løse oppgaven. Når senere kommer, har du allerede fått mange nye oppgaver som slåss om oppmerksomheten.

En annen metafor er kassabåndet i dagligbutikken. Ekspeditøren håndterer én og én av varene på båndet, uansett viktighet eller verdi på varen. En pakke tyggegummi blir håndterte med samme fokus som en stor serranoskinke. Dersom en av varene på båndet krever spesielle tiltak, som f.eks. å måtte gå vekk fra kassa for å sjekke prisen i hylla, nytter det ikke for ekspeditøren å utsette dette. Oppgaven blir slutthåndtert der og da, før neste oppgave tas.

Skal man følge prinsippet, kan man være nødt til å gi seg selv små «dult» for å følge det opp. For eksempel ved å legge innkommende papirpost nederst i papirbunken i posthylla, eller ved å sortere e-post med den eldste først. Det siste er faktisk ikke mulig i G-mail – noe som vel er den eneste svakheten jeg har oppdaget med G-mail. Som G-mail bruker må du i stedet aktivt flytte deg nederst i lista over e-poster for å finne den rette enden av røret.

  • Ottar Grimstad

    Eg synes ikkje dette prinsippet passer for alle.

    Eg har arbeidsoppgaver eg ikkje kan starte på før vise forutsetningar er på plass. Eg har oppgaver som skal vere ferdig til ein viss dato, men ikkje bør utførast for tidleg før denne datoen for å ha best mogleg grunnlag. Eg har omfattande oppgaver som kan ha perspektiv på mange månader å gjere ferdig, eg må berre utnytte ledig tid innimellom alle småoppgavene som berre må takast først.

    For meg fungerer det bedre med eit system der eg kan gi ei oppgåve starttidspunkt og deadline. Eg treng også eit system som sorterer oppgåvene ut frå forskjellige arbeidsstader (2 kontor og heime).

    Eg har testa mange verktøy i denne sammenhengen, og har festa meg ved Toodledo. Der kan eg gi startdatoar og sluttdatoar, eg kan sortere etter arbeidsstad. Eg kan vidaresende mail frå epostprogrammet og gi det ein samanheng og datoar. iPhone og iPadversjonen er spesiellt oversikteleg og gjer det mogleg å legge til nye oppgåver i farta på ein svært enkel måte.

    • Takk for kommentar!

      De som ikke sliter med utsettelsesatferd har ikke behov for å ta prinsippet i bruk. De fleste vil naturlig drifte mot å løse følgende oppgaver først:
      – sist ankomne (nyhetsverdi)
      – lettest å løse (kortest vei til belønningen i form av fullført oppgave)

      Å følge disse «naturlige driftene» bidrar til at større og mer overordna prosjekt blir skjøvet til sides. Hvis man – som du – er flink til å holde disse oppe i bevisstheten og jobbe med dem i ledige øyeblikk, har man trolig ikke et utsettelsesproblem 🙂 Pipelineprinsippet bidrar til å stå imot den naturlige driftingen.

      Oppgaver som ikke kan løses fordi andre forutsetninger må på plass først (tilbakemelding fra andre, resultat av andre prosjekt etc. etc.) bør ikke ligge i innboks/pipeline/arbeidskø. Som du har jeg et system for å bringe de inn oppgavelisten (som for meg er innboksen) når de kan løses. Dette gjør jeg via en e-post påminnelse fra google calendar. Jeg har tidligere skrevet om hvordan man kan følge opp oppgaver som «henger på andre». Overordna oppgaver styrer jeg til innboksen min i passelig avstand fra en evt. tidsfrist.

      For meg fungerer det dårlig med oppgavelister utenfor e-post innboksen. Dette fordi svært mange oppgaver løses fra e-post programmet. Å flytte oppgaven til en egen oppgaveliste, for så å vende tilbake til e-post programmet for å utføre oppgaven blir for omstendelig.

      Hvis innboksen/arbeidskøen/pipeline simpelthen fremstår som for full, bør man vurdere nøye om oppgaven faktisk er noe du bør bruke tid på, eller om du kan slette den. Morten Røvik har skrevet bra om reforhandling av oppgaver.

      Om man har flere forskjellige oppgavelister/innbokser er det ingen ting i veien for å anvende pipeline-prinsippet på hver enkelt. Jo flere innbokser man har, jo større er imidlertid risikoen for at man nedprioriterer enkelte fremfor andre og med det skaper en utsettelsesarena. Holder man seg strengt til den oppgavelisten/innboksen som hører konteksten til, blir likevel det ikke noe problem.

  • Anund Rannestad

    Forutsetningene for at «Pipeline-prinsippet» skal være hensiktsmessig er etter min mening at alle oppgaver er like viktige; ingen av oppgavene forutsetter medvirkning fra andre; og at man faktisk vet at man vil rekke over alle oppgavene som kommer, uansett.

    For min del kunne jeg ikke arbeidet etter en slik metode. Å prioritere mellom oppgaver, på dags-, uke- og månedsbasis er en sentral del av arbeidet. Og oppgavene kommer hovedsaklig via Innboksen. Skulle jeg utført oppgaver kronologisk, ville mindre viktige oppgaver blitt prioritert foran viktigere oppgaver, og arbeidet følgelig utført suboptimalt.

    En enkel videreutvikling av «pipeline-prinsippet» er imidlertid å prioritere mellom oppgavene som første trinn – og sortere oppgavene i mapper med prioritet 1-3 (for eksempel). Deretter kan man innen hver kategori utføre oppgavene kronologisk. Selv bruker jeg «flagging» og kategorisering i Outlook mye til dette. Jeg er også glad i å sette deadline knyttet til flaggingen.

    • @Anund: Jeg er ikke enig i at alle oppgaver må være like viktige for at pipeline-prinsippet skal være hensiktmessig. Alle oppgaver er ikke like viktige. Pipeline-prinsippet innebærer at man prioriterer oppgavene mhp. hvor mye tid og energi du bruker på oppgavene, men ikke rekkefølgen. Som fastlege vil f.eks. noen mene at tilbakemelding til en pasient om prøvesvar, er viktigere enn en erklæring til et forsikringsselskap. Men forespørselen fra forsikringsselskapet forsvinner ikke, og må til slutt håndteres likevel.

      Jeg er altså skeptisk til dette å klassifisere oppgaver i kategorien viktig og mindre viktig (eller 1-3 som du foreslår). Når får du gjort dine oppgaver i kategori 3? Min erfaring er at det fylles så raskt på med de viktige oppgavene at hvis man først klassifiserer noe som mindre viktig, eller «til senere», er det det samme som at oppgaven ikke blir gjort. Jeg bruker derfor kategorien «en gang kanskje» for oppgaver der jeg kan leve godt med at de aldri blir gjort. Resten går inn i arbeidskøen/innboksen.

      Ellers har du selvsagt helt rett i at pipeline-prinsippet kan anvendes hver for seg når du har ulike kategorier som du. Jeg frykter imidlertid at for mye katgorisering og flytting av oppgaver, gir mindre fokus på å gå rett på å løse oppgavene uten utsettelse.

      Selv lever jeg på ingen måte slavisk etter prinsippet. Men jeg vet at det er det mest robuste systemet, og streber stadig etter å falle tilbake på det når jeg har tatt unna oppgaver som «brenner».

      Du har ellers selvsagt helt rett i at om man

  • Pingback: Innbokskontroll – Innbokskontroll for nybegynnere()

Bestill foredrag!
Lær innbokskontroll!