Lær innbokskontroll

Nå også som nettbasert kurs – klikk her for fullt kurs!

—–

Innbokskontroll gir deg kontroll med uløste oppgaver. Dette for at du skal:

  • unngå at oppgaver glipper
  • bruke minst mulig tid per oppgave
  • lettere kunne prioritere de riktige oppgavene
  • bruke dine mentale ressurser på å være kreativ og produktiv, ikke på å måtte huske på alt du skulle ha gjort

Første steg er å oppdage hvor det samler seg oppgaver. Det kan være kjøkkenbenken, skittentøyskurven, brevhylla eller innboksen i epost-programmet. Alle steder der oppgaver blir liggende kaller vi en innboks. Der oppgaver drifter forbi kaller vi en nyhetsstrøm.

At oppgaver blir liggende i en innboks kan du utnytte til å sikre deg mot at oppgaver glipper: Men for å få til det må du fjerne de løste oppgavene.

Epostens innboks er et bra sted å begynne med innbokskontroll da dette er en viktig kanal for oppgaveformidling. Du har kanskje flere 1000 meldinger der? Da har du nok liten kontroll med de uløste oppgavene. I realiteten er en slik innboks bare et arkiv, mens du må ha kontroll med uløste oppgaver andre steder. Da utnytter du ikke det verktøyet innboksen kan være. Start med å tømme innboksen helt. Dette gjør du enkelt enten via quick-fix eller via etter-ferie-modellen

Når du har tømt innboksen helt kan du legge tilbake i innboksen de e-postene du vet krever handling fra deg.

Fra nå av ser du på innboksen som en oppgaveliste. All e-post som havner der er oppgaver som må løses før du kan enten slette eller arkiver den e-posten. Veldig ofte er oppgaven nettopp å slette eller arkivere.

Hvis du lar deg avbryte hver gang du får ny e-post, fører det ofte til at du kikker på e-posten/oppgaven og så tenker at du skal ta den igjen senere. “Senere” er et tvilsomt sted for oppgaveløsning. Ofte har det kommet nye og mer spennende meldinger i mellomtiden, og ofte orker du rett og slett ikke å begynne å på oppgaven og skyver den enda lenger frem i tid. Denne utsettelsen fører til at du håndterer hver oppgave flere ganger, noe som er lite effektivt.

For å få til å fjerne meldinger fra innboksen er det viktig å forstå forskjellen på referanseinformasjon og handlingsinformasjon. Vi tar ofte vare på viktig informasjon fordi det et nettopp viktig. At en e-post er viktig, er ikke det samme som at den krever handling fra deg. F.eks. vil en e-post med en flybillett være viktig for deg, men du kan ikke få gjort noe med den før du faktisk skal ut og fly og evt. skal sende den inn med reiseregning etterpå. Slike meldinger må du sørge for å arkivere. Du finner dem igjen når du trenger dem!

Mange er opptatt av å lage seg raffinerte mappestrukturer i epost-programmet. Til slutt går de seg vill i alle mappene og vet ikke helt hvor de skal gjøre av meldinger de skal arkivere. Husk at det å arkivere skal være å tilføre informasjonen verdi. Den viktigste verdien du tilfører i arkiveringsprosessen er å klassifisere oppgaven som ferdig løst. Hva du gjør videre er ofte mindre viktig. De fleste klarer seg godt med bare én mappe som f.eks. heter “arkiv”. Der finner du de gamle meldinger når de trenger det.

Som tillegg til mappen som heter “arkiv”, kan du vurdere om du vil ha mapper for spesifikke prosjekt.

Én av grunnene til at meldinger likevel kan hope seg opp i innboksen er typisk at du tar vare på meldinger du har lyst til å følge opp, men som du ikke er strengt forpliktet til å følge opp. Om du tar vare på for mange av disse kan det ødelegge den vitkige oversikten din over uløste oppgaver. Løsningen kan kanskje være å lage en mappe du kaller “en gang kanskje” eller “bonusoppgaver”. Du skal bare legge meldinger i den mappen dersom du kan leve greit med at oppgaven aldri blir fulgt opp. Men om du først etablerer en slik mappe kan det være et sted å gå til i stedet for å surfe på intetsigende nettsider når du trenger en pause fra ordinært arbeid.

Du får et godt innblikk i metodikken ved å se dette foredraget på 40 minutter:
Trykk her for å se foredraget

Ta gjerne kontakt dersom du ønsker flere tips!

Det er bedre å fjerne
løste oppgaver fra
innboksen enn
å bruke tid på å lete
etter de uløste

Kun uløste oppgaver
lar du ligge
igjen i
innboksen.

Å håndtere hver
oppgave bare
én gang gir
størst
effektivitet.

Kom i gang ved
å tømme
innboksen helt.

Noen innboksbedrifter