Fordeler med regneark fremfor spesialiserte kalenderprogram:

- regneark er langt enklere å redigere, blant annet kan man kopiere inn faste ukemaler
- datoene i en liste med mulighet for flere kolonner gir bedre oversikt over mer informasjon
- regnearket gir mulighet for summering av verdiene for ulike perioder, f.eks. «hvor mange ganger har jeg tatt anfallsmedisin denne måneden»

Jeg bruker Google regneark. Google har (så langt meg bekjent), ikke ferdige maler for kalender-regneark tilgjengelig. Jeg har derfor laget mine egne. De står du fritt til å bruke:

- kalendermal 2013 i Google regneark
- kalendermal 2014 i Google regneark

For å benytte disse kalenderene, må du først lage en kopi. Klikk «fil», velg deretter «lag en kopi». Kopien er nå din og ikke lesbar for noen andre. Om du er uvant med Google dokumenter, så les gjerne min nybegynnerguide.

Du kan velge å dele regnearket med andre, evt. bare med lesetilgang, eller du kan holde det helt for deg selv. Du kan velge å dele det på en slik måte at det ikke kreves google konto for å lese det, eller du kan kreve pålogging. Les her om hvordan man kan få seg google konto, selv om man ikke har G-mail adresse.

Selv har jeg hatt særlig glede av å bruke kalender-regneark til tre formål:

Turnusplanlegging for legevakt

Regnearkoppsettet er lett å redigere ved f.eks. bytter, og versjonsproblematikken er eliminert. Oppdatert versjon er alltid tilgjengelig både for legene som deltar i turnus, og for legevaktsentralen som skal følge med på hvilke leger som kommer på vakt. Denne informasjonen kan ikke ligge fritt ute. Muligheten for å skjerme informasjonen med pålogging er derfor også sentral. Les mer om tips ved turnusplanlegging her.

Bemanningsplan for legesenter

Ved legesenteret der jeg jobber som fastlege, er det 9 leger som har kontor. Sammen med legene jobber det mange helsesekretærer på senteret. Det er avgjørende for sekretærbemanningen å vite hvor mange leger som har åpen timebok de ulike dagene. Ved å sette opp en kolonne for hver lege, og så ha «1″, «0,5″ eller «0″ som verdi for legens tilstedeværelse, kan man summere verdien for alle legene og med det enkelt ha kontroll med hvor mange leger som er tilstede. Dette gir enkel oversikt over hvor mange leger som er på jobb til en hver tid, og dermed kan man letter planlegge bemanninge av helsesekretærer. Nyttig dersom f.eks. noen ønsker avspasering. På skjermdumpen fra legekalenderen, kan dere se hvor stor variasjon det er i antallet leger som skal på jobb de ulike dagene.

Under «sum leger» summeres det automatisk hvor mange leger som er tilstede, avhengig av hvilken verdi den enkelte lege har gitt de ulike dagene. Regnearket fortsetter til høyre med én kolonne for hver lege.

Symptomdagbok

Slik informasjon skal naturligvis ikke deles. Kalender-regneark kan like godt brukes på off-line regneark som f.eks. MS Office. I en symptomdagbok kan det være mange parametre der summeringsfunksjonen er nyttig. F.eks. antall tabletter av anfallsmedisinen per måned, gjennomsnittlig blodsukker om morgenen, gjennmosnittlig symptomskår per dag (f.eks. grad av hodepine), antall timer ute av sengen per dag osv.

Har du bruksområder der et kalender-regneark er mer nyttig enn et spesialisert kalender-program? 

Så skal vi også samarbeide med mange andre. For kommunikasjon mellom leger har vi tradisjonelt to systemer:

•  Synkron kommunikasjon som lyd, der mottaker avbrytes med det samme: Calling
•  Asynkron kommunikasjon som ren tekst, som er papirbasert og tar tid å sende: Brev

Jeg har nå arbeidet noen år på ett av norges aller minste sykehus, der mye av arbeidstiden brukes til å kommunisere med, prøve å få kontakt med kolleger på større sykehus noen timer vekk.

Kantinepraten går ofte om hvordan dagens system er frustrerende. Litt karikert:

Calling hindrer mottaker i å arbeide konsentrert med arbeidsoppgaver som krever vedvarende konsentrasjon.

Oppringninger under poliklinikkene er uheldig for kvaliteten på arbeidet og for pasientens opplevelse. Oppringninger i previsitten sinker og kan stresse overlegen som får telefonen, og forsinker dessuten dagsplanen for sykepleiere, turnusleger og andre leger som er med på visitten. Resultatet blir av og til at mottaker ikke rekker eller nedprioriterer å svare callingen, for eksempel midt under prosedyrer eller viktige, vanskelige samtaler ansikt til ansikt. Dette sinker den som ringer, som ofte blir sittende mange minutter for å prøve å få tak i en person som kan svare på spørsmål: Calling er nemlig den eneste muligheten for å få svar samme dag.

Brev tar tid og inneholder bare tekst.

Brev er fremdeles standardmetoden for kommunikasjon mellom ulike enheter.  Det finnes elektroniske overføringer her og der, men de fleste beskjeder som skal ut av huset og inn til huset skal skrives ut av en sekretær og deretter godkjennes av ansvarlig lege. Så sendes det med vanlig post, så scannes det på neste sykehus. Dette tar tid, ofte noen dager.

Min erfaring er at mange henvendelser har en hastegrad et sted midt mellom calling og brev: Vi vil gjerne ha et kvalifisert svar i løpet av noen timer eller en-to dager, men det haster på ingen måte på minuttet.

Det har skjedd mye med kommunikasjonsteknologi siden brevet og callingen ble oppfunnet.

Mer spennende enn å klage på nåværende system er å diskutere hva som ville være det ideelle systemet la oss si fem eller ti år frem.

Raskt, pålitelig, men samtidig noe som skjermer ansikt-til-ansikt-tid: Hvordan bør systemet  bygges opp?

Selv har jeg ingen sikre svar. En liten erfaring: Med noen samarbeidspartnere har ‘gule lapper’ i DIPS fungert svært godt. Dette er små ekstrameldinger som kobles til en pasient i journalsystemet DIPS uten at det havner i hovedjournalen. Hvis jeg skriver ‘Ønsker råd. Rask poliklinikk hos dere eller er videre plan opplagt?’ vil denne meldingen dukke så opp i mottakers innboks i journalsystemet. Denne løsningen forutsetter felles journalsystem så mottaker kan lese seg opp om historier, og en mottaker som sjekker innboksen sin på pålitelig vis.

Jeg vet at leserne av denne bloggen er en intelligent og kreativ gjeng: Hva tenker dere?

(Bio: Martin Aasbrenn, @maasbrenn er lege i spesialisering i indremedisin)

Ørjasæter et. al. sier det svært direkte: – En leder uten innbokskontroll er en dårlig leder (s 79). I advokatenes kommentarer i kapittelet, blir det påpekt at ansatte som ikke får respons når de henvender seg til sin leder opplever usikkerhet, noe som i sin tur gir et dårlig arbeidsmiljø.

For ledere er faktisk innbokskontroll dobbelt viktig. For det første er det viktig i kraft av det ansvaret ledere sitter med. Fallhøyden er rett og slett større for en leder som unnlater å følge opp ting han/hun burde ha fulgt opp, eller som lar muligheter glippe fordi viktig informasjon drukner i en overfylt innboks.

For det andre har gjerne ledere langt mer e-post i sin innboks. Kombinert med svært mye tid bundet opp i møter (tips: tenk møtekontroll) er faren overhengende for at innboksen svulmer til uoverkommelige dimmensjoner.

I tillegg til den generelle fremgangsmetoden for å oppnå innbokskontroll, kan følgende tips være spesielt nyttige for ledere:

- sørg for at organisasjonen din ikke lider av «kopisyken». Etabler retningslinjer for e-post der det presiseres at man skal ha respekt for andres innboks, og bare sette folk i kopi der det faktisk er nødvendig. Les gjerne «må man lese kopi-epost?«.

- etabler en felles forståelse i organisasjonen for at det er helt greit å svare på en e-post i løpet av neste virkedag. Demp forventningene til umiddelbart svar, men øk forventningene til at relevante svar faktisk kommer i rimelig tid. Der man trenger svar raskt, kan man bruke en hastekanal (sms, telefon, banke på døra) og be folk sjekke e-posten og gi rask tilbakemelding.

- har organisasjonen din et sosialt intranett for diskusjoner og deling av kunnskap? Et slikt intranett kan avlaste innboksene til både deg og dine ansatte, og samtidig øke effektiviteten ved at kunnskap deles raskere, uten at man overskygger ansattes oversikt over uløste oppgaver. Les gjerne «E-post vs. sosialt intranett.»

- ikke få panikk om innboksen din svulmer opp etter dager fulle med møter og reiser. Sørg for at du har en ukentlig økt der du håndterer innboksen i fred og ro. Svært mange e-poster kan vente så lenge. Det tar i gjennomsnitt 3 sekund å lese en e-post, ta stilling til den og håndtere den i form av sletting/arkivering. Det betyr at du kan håndtere 100 e-post på 5 minutt. I en dedikert økt der du tømmer innboksen kan du altså få unna svært mye. Når du får rutine på å legge inn slike «innboks-økter», kan du slappe bedre av på de hektiske dagene. Alt du ønsker å følge opp, sørger du for havner i innboksen din.

Intervjuet var i «God Morgon, Møre og Romsdal», 20.mars 2013.

WAW-fil: Radiointervju om innbokskontroll

På denne lenken er programmet tilgjengelig fram til september 2013.

Intervjuet starter ved 2.10.00 i programmet.

1. La emnefeltet være en god sammenfatning av hva e-posten handler om. Det høres banalt ut, men det syndes ofte mot dette. Bare ta en titt i innboksen din. Sammenheng mellom emnefelt og innhold er spesielt viktig hvis du sender til mange. Folk bør ut fra emnefeltet kunne avgjøre om e-posten er relevant eller ikke, slik at de raskt kan slette/arkivere, eller evt. gjøre en spesifikk oppgave – hvis det er påkrevd. Ved å sikre at emnefeltet er dekkende for innholdet, øker du også sjansen for at e-posten blir funnet igjen ved senere søk da treff på søkeord i emnefeltet gir høyere relevans.

2. Hvis e-posten inneholder oppgaver mottager bør handle på er det spesielt viktig å la dette komme fra i emnefeltet.

3. Dersom e-posten din omhandler flere tema, er det bedre å skrive to separate e-poster, slik at hvert tema får hver sin e-post. Dette er spesielt viktig med tanke på oppfølgende svar-runder.

4. Inkluder kritisk informasjon som f.eks. dato for møter eller tidsfrister.

5. Vær følelsesnøytral og unngå for mange adjektiv. E-post er generelt et dårlig medium til å formidle følelser, i alle fall negative, og emnefeltet bør spesielt ikke brukes til dette. Når det er sagt; Ønsker du å formidle f.eks. uhemmet skryt, vil nok dette bli tatt godt imot, også i emnefeltet. Les mer om formidling av følelser i e-post i denne bloggposten fra Cecilie Staude og Svein Tore Martinsen.

7. Ikke fall for fristelsen til å ta «svar til alle» på en gammel e-post om nytt tema. Mange gjør dette for å benytte adressatene man da får «gratis». Om du likevel gjør dette, ta det i det minste bryet med å redigere emnefeltet før du sender – det er fort gjort, og du får mye igjen for det. Skifter du tema – skift overskrift!

Har du eksempler på god eller dårlig bruk av emnefeltet i e-post?

Jeg er svært begeistret for hele holdningen Mailbox-teamet kommuniserer:

"After you experience a clean inbox, you'll wonder how you ever lived without it."

«Snoozing» av meldinger viktigste verktøy i Mailbox

Viktigste forbedring i forhold til den integrerte mailklienter på iPhone er den svært elegante måten man kan «snooze» e-poster på, altså ta de midlertidig ut av innboksen og la de komme tilbake til innboksen din på det tidspunktet du kan løse oppgaven e-posten representerer.

Elegante skjermvalg når du skal velge tidspunkt for å få meldingen tilbake i innboks

Dette er et grunnleggende prinsipp i innbokskontroll: Å reservere innboksen for uløste oppgaver. Oppgaver som ikke kan løses i øyeblikket, bør holdes ute av innboksen fram til de kan håndteres.

Denne funksjonen er faktisk så elegant at det er langt lettere å håndtere slik «snoozing» fra mobilen, enn via web-utgaven av Gmail (hvor du må bruke Boomerang, en tilleggsfunksjon). Jeg har allerede flere ganger opplevd at jeg tar fram mobilen mens jeg sitter med Gmail på web, for kjapt å snooze meldinger til riktig tidspunkt.

Med Mailbox kan man faktisk enkelt håndtere hele innboksen i én operasjon, enten man ønsker å snooze meldingene, arkivere eller slette.

Vær oppmerksom på at når meldingene kommer tilbake til innboksen, kommer de som stjernemerkede meldinger. Mailbox plasserer slike meldinger øverst, mens man i web-utgaven av Gmail får stjernemerkede meldinger plassert i innboks etter dato. Skal man ha glede av en slik funksjon, må man altså praktisere innbokskontroll. Hvis ikke vil meldingen dukke opp igjen langt nede i en uoversiktlig liste.

Hva mer er nyttig med Mailbox?

Vanskeligere med Gmail-etiketter

Litt overraskende, og for meg en klar ulempe er det at du ikke kan tildele dine gamle Gmail-etiketter til nye e-poster. Man kan kun arkivere til «all mail» eller til etiketter «nested» under Mailbox-etiketten eller lister som Mailbox kaller det. Det er det forhåndsdefinerte Mailbox/to buy, Mailbox/to read eller Mailbox/to watch etiketter. Ønsker du å merke en melding med en av dine egne Gmail-etiketter, må du gå ut av Mailbox og tilbake til vanlig iOS-mail. Det samme må du gjøre dersom du ønsker å gå inn og lese spesifikt meldingene du har lagret under en gammel Gmail-etikett.

We've found that encouraging people to minimize use of labels has a 
huge benefit in terms of productivity, so our initial product (at 
least) only syncs labels inside of the [mailbox] label. 
If you move a label from outside of [mailbox] into there, we'll sync 
it to the phone. But that's not always ideal and sometimes not even 
possible.

You can read more about labels here: 
http://violentnecessity.net/post/gmail-labels-in-mailbox.app 
And the tradeoffs here:
http://blog.jarederondu.com/mailbox-app-rethinking-labels

Det ligger altså en bevisst holdning bak dette valget. Generelt sett mener jeg at vi overvurderer bruken av etiketter eller mapper. Ofte er det likevel nyttig med etiketter/mapper. F.eks. kan avgrensede prosjekt meget godt organiseres under en etikett i Gmail. F.eks. all korrespondanse knyttet til et arrangement (17.mai, kurs, etc.).

Vil du fortsatt bruke dine Gmail-etiketter uten å forlate Mailbox, har du muligheten til å trekke de inn under den overordnede Mailbox-etiketten du nå har fått i din Gmail.

Jeg har valgt å kun legge til «Til arkiv» som liste i Mailbox.

Selv har jeg valgt å kun legge til én ny etikett der; «Til arkiv». Dette gir meg muligheten til å rydde innboksen under mobil jobbing. Meldinger jeg aktivt ønsker å tildele en av mine tradisjonelle Gmail-etiketter, tar jeg igjen senere når jeg sitter med Gmail sin webutgave.

Ikke optimalt kanskje, men et trygt system. Å ta igjen en slik liste og tildele etiketter er en svært liten jobb, da du allerede vet at det oppgavemessige ved meldingene er håndtert, nå er det kun etikett-tildeling igjen.

I utgangspunktet ser jeg det som en ulempe at Mailbox har valgt en slik løsning. Imidlertid har de nok rett i at overdreven bruk av etiketter er lite produktivt. Nå vil jeg helt sikkert i mindre grad bruke etiketter, og på sikt er det mest sannsynlig en fordel.

Sikkerhetsmessige ulemper med Mailbox?

På twitter har jeg fått en del innspill, bl.a. fra GTD-guru Morten Røvik, om sikkerhetsmessige bekymringer rundt løsningen. Ved å invitere en 3.part til å håndtere e-posten din, øker du risikoen for hacking.

Å garantere seg 100 % mot innbrudd lar seg ikke gjøre, hverken digitalt eller analogt. Ved fornuftig passordhåndtering og ved å unngå å sende virkelig sensitiv informasjon på e-post, mener jeg likevel at risiko-ulempene ikke overskygger fordelene med Mailbox. Andre vurderer det kanskje annerledes.

Har du tatt i bruk Mailbox? Hva syns du?

Jeg tror Mailbox er en slik app. Før du leser videre – still deg i kø! Foreløbig gjelder denne appen kun iPhone-brukere med Gmail-konto.

Mailbox gjør deg i stand til mer raskere og samtidig mer avansert håndtering av epost på mobilen.

Den viktigste nye funksjonen i forhold til dagens iOS-mail, er muligheten for å ta meldinger midlertidig ut av innboksen og la de komme tilbake på det tidspunktet du kan løse oppgaven meldingen representerer. Da får du bedre oversikt over de uløste oppgavene du kan løse her og nå. Jeg har tidligere skrevet om Boomerang for Gmail som gir deg nettopp denne funksjonen. Det nye er at du nå kan gjøre dette direkte fra mobilen. Husk imidlertid på å bare gjøre dette med meldinger du faktisk ikke kan løse her og nå, ikke bruk dette som en kanal for utsettelsesatferd.

Av andre nyttige funksjoner har Mailbox bedre samtalevisning og kjappere arkivering av meldinger. For full gjennomgang av Mailbox sine funksjoner, les denne grundige artikkelen.

(Takk til Henriette Høyer, Vivi Hatlem og Ståle Grut for tips om Mailbox)

Jeg har «trukket kølapp» for å få meg Mailbox-appen. På 2 1/2 døgn har tallet på personer foran meg i køen sunket med nærmere 50.000, så det er vel håp om at jeg snart kan ta appen i bruk og teste den.

Første og viktig forebyggende skritt i mestring av epost-tsunami etter ferie/langtidsfravær, er å sette opp en fornuftig fraværsmelding før du drar. Kanskje du advarer mot at det kan ta lang tid å få håndtert de meldingene du mottar i ferien? Kanskje du ber folk sende meldingen på nytt når du er tilbake? Har du lagt inn et slikt forbehold i fraværsmeldingen din, kan du komme raskt i gang etter ferien ved å bare kjøre en quick-fix på innboksen. Risikoen er da tilstede for at enkelte meldinger glipper, men det har du allerede advart dine kontakter om.

Å kjøre quick-fix er egentlig en nødløsning. Med tanke på etterrettelighet, er det sikreste  å gyve løs og håndtere hele «bunken» med e-post du har samlet opp etter fraværet.

Hvordan angripe denne bunken?

Det enkle svaret er: Sorter etter avsender og jobb deg gjennom hele på vanlig handlingsorientert vis. Om du bruker Gmail (som meg) er akkurat denne biten litt tungvint. Du må gå inn på «avansert søk», velge «søk i innboks», og så skrive inn den avsenderen du ønsker å få opp. Da får du til gjengjeld en skjermet liste kun med e-post fra aktuell avsender som fortsatt er i innboksen.

Ved å sortere etter avsender blir håndteringen du at du håndterer meldinger innen én og én kontekst. Hvis Ola først har sendt deg meldingen «Kan du finne den rapporten til meg?» og han litt senere har sendt «Jeg fikk rapporten fra Kari, ikke tenk på det» er det ikke sikkert disse meldingene er gruppert sammen i samtalevisning. Når du sorterer på avsender vil du letter fange opp den mest aktuelle informasjonen . Da kan du raskere klassifisere øvrige meldinger som irrelevante og med det slette de. Sortering etter avsender gir også mulighet til å masse-slette nyhetsbrev og andre tilbud, ofte kalt «bacon» (i motsetning til spam, har «bacon-mail» legitime avsendere som har fått e-post adressen din på lovlig vis).

Alle oppgaver du finner i innboksen, lar seg ikke løse med en gang. Sortering til prosjektrettede innbokser kan da være løsningen. Om du jobber med et prosjekt kan du flytte alle e-postene tilknyttet prosjektet til egen prosjektmappe. Du må da være nøye med to ting: De uhåndtere e-postene tilknyttet prosjektet må ha sin egen mappe (evt. undermappe), mens de håndterte e-postene i prosjektet har sin mappe – referansearkivet. Dernest må du sikre at du får et påminnelse om å faktisk jobbe med prosjektet når du skal. En slik påminnelse kan du for eksempel få i form av et en epost-memo fra kalenderen.

Hvordan håndterer du ferie-eposten?

En delt handleliste må ha følgende funksjonalitet:

- enkel deling uten behov for å taste passord hver gang
- alle brukere må ha like rettigheter til å legge inn ting som skal handles
- mobil tilgang, også for redigering
- enkelt å merke oppgaver/varer som utført/kjøpt, også fra mobil

Workflowy i praksis

Slik ser det ut i praksis når man f.eks. er på butikken. Man klikker «complete» for hver oppgave som løses

Workflowy (takk til Tarjei Vassbotn for tips!) er et verktøy som har overrasket meg positivt og som vår familie bruker daglig. Min personlige bruk går i all hovedsak kun til felles handleliste, men verktøyet kan brukes til en rekke andre prosjekter, f.eks. huskelister til ferien, planlegging av konfirmasjon, eller for den saks skyld arbeidsplanlegging for mindre virksomheter.

Workflowy er i utgangspunktet webbasert, men fungerer strålende mobilt (kun testet på iPhone). Ved å registrere seg på nettsiden, kan man lage lister, og disse kan bygges ut med ulike nivåer nærmest i det uendelige. Med enkle klikk merker man oppgaver som «completed», og man kan så velge om man vil se oppgavelisten med eller uten «completed tasks».

Deling

I gratis-utgaven av Workflowy deler du lister via «secret link»

Du kan velge hvilke «tråder» i oppgavelisten du vil dele, og med hvem. Du sender bare linken. I gratisutgaven får du bare dele ved hjelp av hemmelig lenke. Dette syns jeg er den beste måten å dele på! Det krever nemlig ingen pålogging for den du deler med. Vedkommende må bare ha lenken tilgjengelig, f.eks. som bokmerke og vips er vedkommende i gang med å legge til oppgaver eller merke oppgaver som fullført.

Mobil «app»

Velg «Legg til på Hjem-skjerm» når du står i Safari, for å få direkte tilgang til Workflowy fra eget icon på din iPhone

Workflowy fins i utgangspunktet ikke som app, men fungerer som dette i praksis ved at du åpner den i nettleseren på iPhone og så velger «Legg til på Hjem-skjerm». Du får da et eget ikon der du kan klikke deg rett inn i handlelisten.

Hva sier du?

Har du erfaring med Workflowy? Vil du anbefale andre verktøy til formålet felles handleliste i familien?

Hva er et sosialt intranett?
Et sosialt intranet tar i bruk sosiale funksjoner som en del av intranettet eller den interne kommunikasjonen (noen bruker kun rene sosiale løsninger og har ikke et dedikert intranett). Det kan være løsninger som Yammer eller Socialcast eller det kan være integrerte tjenester som Newsgator eller egenlagede funksjoner. Målet er å skape sosial dialog blant de ansatte i en bedrift. Fordelene er mange. At ansatte enklere og raskere får svar på spørsmål er helt klart en av dem, men jeg vil framheve kunnskapsdeling og kulturbygging som aller viktigst. Og jeg vil hevde at e-post fortsatt vil være en viktig kanal og et sentralt sted å organisere oppgaver selv om det sosiale verktøyet får en sentral plass.

E-post vs. sosialt intranett
Da vi tok i bruk Socialcast i Netlife Research så vi at mengden alle-mail ble betydelig redusert. Samtidig fikk vi en meget god kanal for å dele fagstoff og få raskt svar på spørsmål. I sosiale nettverk ser du umiddelbart at noen svarer på et spørsmål og du får raskt svar fra den som vet heller enn å måtte prøve deg fram med e-poster hit og dit. Fagstoff kan vi enkelt organisere med hashtags og det er lett å søke på tidligere delt innhold. Og ikke minst, terskelen for å dele fagstoff er mye lavere. På sosiale nettverk deles det hyppig og det er akseptert, faktisk bra. E-posten kan dermed brukes til en-til-en-kommunikasjon eller mellom få og hovedsaklig handle om konkrete oppgaver. E-posten får være den viktige oppgavelisten din samtidig som det sosiale verktøyet bidrar til større og bedre utveksling av informasjon som er nyttig eller bare samlende.

Kulturbygging
Det sosiale verktøyet har helt klart en samlende funksjon, det bidrar til å bygge kultur. Terskelen er lav for å bruke humor og det er greit å spørre litt dumt. Samtidig er det en veldig viktig kanal for å lære å kjenne hverandre som kolleger og vite hva som skjer selv om man jobber ute hos kunde, har hjemmekontor eller av andre grunner er borte fra kontoret. Det å bli bedre kjent som kollegie, å vite mer om hverandre bidrar sterkt til å bygge kultur i bedriften. Språket og omgangstonen i nettverket bidrar også til å bygge kultur.

Du synes kanskje dette høres litt vel enkelt ut og det er klart at alle disse fordelene ikke kommer av seg selv. Jeg jobber i et digital byrå der vi er vant til bruke sosiale medier fra før. Det gjør det enklere. Men mekanismene er de samme, vi har et grunnleggende behov for dialog og “alle” bruker jo Facebook. Her er mine beste råd for å få det til å fungere:

• Ansatte må se fordelen ved å bruke de sosiale funksjonene. Snakk gjerne om hva det kan brukes til. Ledere bør være synlige og vise vei.
• Vis eksempler på bruk og ros de som bidrar.
• Ikke lag for mange regler. Til å begynne med er det viktig at nettverket får en naturlig form, det som vokser fram da er gjerne den kulturen som ligger naturlig. Regler kan lages etterhvert om man ser at det misbrukes (lite sannsynlig) eller det blir nødvendig å organisere innholdet bedre.
• Ikke krev, men oppfordre til bruk
• Finn gjerne ildsjeler som bidrar til å røkte nettverket, de drar med seg andre og finner enkelt en naturlig bruk av mediet. Gi disse ansvar.
• Vis at det virker, snakk om det som oppnås. Eks. Vi har økt kunnskapsdeling, vi har minsket bruken av “alle-mail,” vi får raskere svar på spørsmål.

E-post vs. sosialt intranett er altså ikke egentlig et versus, men et OG. Med full utnyttelse og god struktur i begge kanaler, vil bedriften både kunne skape bedre og mer effektiv kommunikasjon og vil få bedre kunnskapsdeling og kjennskap til hverandre.

Sesilie Halland er leder for kurs- og konferansevirksomheten i Netlife Research og blant annet prosjektleder for intranettkonferansen Intralife og Webdagene. Hun er ansvarlig for alle Netlife Research sine sosiale kanaler og har jobber med sosiale medier i 5 år.