10 trinn til å skrive effektiv e-post

Én ting er å få kontroll over mengden e-post i innboksen din, en annen er å skrive e-poster som ikke kaster bort din eller mottakernes tid. Her er en guide til å skrive effektiv e-post.

Denne teksten er gjesteblogget av innholdsrådgiver Marit Letnes. Først publisert på innholdsskolen.no

Merlin Mann mener at det kun finnes tre grunner til å skrive e-post i jobbsammenheng:

  • Å gi informasjon
  • Å be om informasjon
  • Å be om at noe skal gjøres

Når du sender e-post er det helt avgjørende at det er tydelig for mottaker hvilken type e-post de nettopp har mottatt, skriver Ida Aalen i jobbsmartere.no.

1. Start med starten

Det første leseren ser er emnefeltet/subject. Hva handler denne e-posten om om?

En e-post bør handle om ett emne. Vil du ha svar på flere spørsmål, send heller separate e-poster per emne.

Hjelp mottakeren. Skriv en god beskrivelse i emnefeltet.

Gode emnefelt

  • Forklarer hva e-posten gjelder
  • Gjør det lett for mottaker å avgjøre om det er relevant eller ikke
  • Gjør det enklere å finne igjen e-posten ved søk i innboksen senere

Hvilket emne er best?

”Hei”

”Fest”

”Avslutningsfesten”

”Meld deg på avslutningsfesten innen 30. juni”

”Avslutningsfest: Meld deg på innen 30. juni”

”Avslutningsfest: 30. juni er siste frist”

Fasit: den siste er kortest og mest konsis, og vinner derfor denne runden.

2. Flere temaer, flere e-poster

Å holde seg til ett emne per e-post bidrar til å holde epost-dialogen oversiktlig og håndterbar.

Er det vanskelig å skrive et godt og beskrivende emne, sier du? Det er ofte et tegn på at du tar opp for mange tema i én e-post. Da er det smart å dele det du vil si opp i flere e-poster.

Dette gjelder spesielt om du vil ha tilbakemelding. Hvem har ikke opplevd å spørre om flere ting, og folk bare svarer på det ene, og ikke på det andre? 

Altså: nytt tema eller ny oppgave = ny e-post.

Nødløsning: nummerer spørsmålene du stiller, og be eksplisitt mottakeren om å svare på alle. 

Hvis du har mange spørsmål, kan det hende at det er bedre å ta en telefon eller et møte.

3. Det viktigste først i e-posten

Hvis du ber om informasjon, eller at noe skal gjøres, gjør det klart i første avsnitt.

Følg innholdsrådgiverenes mantra og gjenta etter meg:

  • De viktigste ordene først i setningen.
  • Den viktigste setningen først i avsnittet.
  • Det viktigste avsnittet først i e-posten.

Er målet med e-posten å informere, skriv gjerne ”til info”, ”til orientering” (eventuelt forkortingen T.O.) eller FYI (for your information) i den første linja i brødteksten. 

4. Unngå kopi-kaos

Kopi-politikk på e-post er egentlig verdt et eget blogginnlegg. Her er det store kulturforskjeller mellom ulike organisasjoner. Og det mangler ikke på historier om folk som ikke sett forskjell på «reply all» og «reply» og sendt e-post til feil folk. Send kopi til andre slik du vil at andre skal sende kopi til deg.

5. Formater for leservennlighet

Ikke la det du virkelig vil ha frem drukne i tekst.

Ofte har vi mye på hjertet, og vi vil være hyggelige og personlige. Men tid og oppmerksomhet er dessverre knappe ressurser for menneskeheten i dag.

Kutt pjattet. Kom til poenget.

Eyetracking-studier har avdekket mye om hvilke grep som gir god lesbarhet. God lesbarhet øker sjansen for at vi faktisk får med oss teksten. Alle skumleser før vi avgjør om noe er verdt å konsentrere seg om å lese nøye eller ikke.

Dette vet vi om lesbarhet på skjerm

  • Første avsnitt har størst sjanse for å bli lest
  • Det første ordet i hver avsnitt blir oftest skumlest
  • Korte avsnitt med luft mellom har større sjanse for å bli lest
  • Kulelister blir ofte lest
  • Tall skrevet med siffer, ikke bokstaver, har større sjanse for å bli lest

Ut i fra denne kunnskapen kan vi ta grep for å skrive effektive e-poster.

Fra pjatt til poeng i 4 steg

Du kjenner kanskje igjen e-poster som dette?
(Eksemplene er hentet Ida Aalens ”slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid” (2013) på slideshare. )

1) Den pratsomme

”Hei alle sammen, og takk for sist! Det ble snakket en del om at vi kanskje burde bli mer strukturerte i hvordan vi angriper denne vårens aktiviteter. Vi snakket om at vi var litt dårlig koordinert i fjor, og at vi gikk glipp av mange muligheter. Så jeg tenkte at vi kunne ha en workshop for å jobbe mer med dette, f eks på onsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Må nesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeg hente i barnehagen. Er det stemning for dette?”

2) Den litt prioriterte

Her har vi flyttet det viktigste først, og satt inn luft.

”Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på  f eks onsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Må nesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeg hente i barnehagen. Er det stemning for dette?

Sist vi møttes ble det snakket en del om at vi kanskje burde bli mer strukturerte i hvordan vi angriper denne vårens aktiviter. Vi snakket om at vi var litt dårlig kordinert i fjor, og at vi gikk glipp av mange muligheter. Så jeg tenkte vi kunne ha en workshop for å jobbe mer med dette.”

3) Den uten fyllord

Vi skriver om til en enda mer forenklet og kortfattet versjon:

”Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på f eks onsdag formiddag eller torsdag ettermiddag?

Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2016.”

Men denne e-postteksten har fremdeles forbedringspotensiale ut fra hva vi vet om leservennlighet.

Siste steg:

4) Den effektive

Hei!

Kan vi arrangere en workshop enten

  •      Onsdag kl 9.00-12.00 eller
  •      Torsdag 12.00-15.00?

Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2016.”

Den er konkret, er lett å lese og har størst sjanse for å bli besvart på en effektiv måte.

6. Få bedre oversikt over alternativer

Kulepunkter øker altså sjansen for at mottakerne ser og leser det du vil ha frem. Har du flere alternativer, er kulepunkter gull. Se forskjellen på disse to: 

  1. «Skal vi møtes torsdag kl 10, fredag kl 13, onsdag etter kl 9 eller fredag 14. Kl 9?»
  2. «Hvilket av disse tidspunktene skal vi møtes?
  • Torsdag 4. Juni kl 10
  • Fredag 5. Juni kl 13
  • Onsdag 12. Juni kl 9
  • Fredag 14. Juni kl 9″

Eller enda bedre, gå ut fra innboksen. Skal du ta en avgjørelse som involverer flere alternativer er det ofte mest effektivt å sende en doodle!

7. Skriv kort og konsist, men ikke for kort

Hvor kort bør en e-post egentlig være? 

Unngå å kinesisk vanntortur. Små drypp over lengre tid kan bli en pinsom opplevelse.

A: Kl 11:21 ”vet ikke helt hva jeg synes….”

B: Kl 11: 25 ”Skal jeg gjøre det litt kortere, og kanskje finne et bilde i tillegg?”

A: Kl 12:04: ”Det må fikses”

B: Kl 12:13 ”At jeg fikser det eller at du fikser det?”

A: Kl 12: 14 ”jeg.”

B: Kl 14:38 ”Fikser du bare bildet eller teksten også?2

A: Kl 15:39 ”Fikser bildet”

A Kl 16:01: ”Har du fikset teksten? Jeg går fra jobb nå”

B: dagen etter: ”OK”

Det samme gjelder med innkallinger, eller e-poster der du vil at folk skal gjøre noe:

”Hei!

Kan vi arrangere en workshop enten

  •      Onsdag kl 9.00-12.00 eller
  •      Torsdag 12.00-15.00?

Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2016.”

Denne er kanskje litt i korteste laget. Mottakeren er bedre forberedt hvis du legger til:

”Bakgrunnen er evalueringsmøtet vi hadde 17. desember, hvor det kom fram at vi 2015 gikk glipp av mange muligheter fordi vi ikke kommuniserer godt nok oss i mellom og har manglet struktur på arbeidet.”  

(Eksemplene over er også hentet Ida Aalens ”slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid” (2013) på slideshare.)

8. Møteinnkallinger, agendaer og vedlegg

Hvis du vil at folk skal stille forberedt til møter, må du skrive en agenda og kanskje legge ved dokumenter.

Følg gjerne opp med en kalenderinnkalling etter at bakgrunn for møtet er avklart.

Har du muligheten til å legge dokumentene i kalenderhendelsen er det ofte å foretrekke, fremfor å sende de som vedlegg i egen e-post. 

Møteagendaer handler om forventningsstyring. Kulelister er et godt format, som gir korte, oversiktlige punkter. Vær tydelig på hvorfor møtet holdes og hva dere skal snakke om. Inkluder gjerne setningen ”er det noe vi har glemt?”

Avgjør deretter om eventuelle innspill skal tas i et eget møte.

Skal noe forberedes til møtet, så være spesifikk på hva du forventer. Få har tid til å lese et 50 siders vedlegg med generell informasjon. Nøy deg derfor ikke med å bare legge ved aktuelle saksdokument, men si hva i dokumentene som skal leses.

Eksempel:

Agenda

  • Gjennomgang av måltall (side 10-13 i ”Strategi 2016”)
  • Oppdatering av mandatsfordeling (side 20-22 i ”Styrets beretning 2016”)

Husk å faktisk laste ved vedlegget før du trykker på send. Og husk å laste opp siste versjon.

Å laste opp vedlegget aller først, og deretter skrive inn mottakere av e-posten helt til slutt er et proff-triks.

9. Sjekkliste før du trykker ”send”

  • Er emnefeltet tydelig nok til at mottageren forstår e-postens viktighet bare ut fra å lese emnefeltet?
  • Står det viktigste øverst i e-posten?
  • Er pjattet fjernet?
  • Er teksten lettlest, med for eksempel kulelister og mellomtitler?
  • Har du lastet opp riktige vedlegg?

10. Prat vs. e-post

Skriftlig dokumentasjon er ofte påkrevd og praktisk. Men noen ganger er ikke e-post den optimale kommunikasjonsformen.

Bruker du mer enn 15 minutter å skrive e-posten, er det ofte lurt å ta en telefon i stedet for. Så kan du heller sende en oppsummerende e-post om hva dere ble enige om.

Er det innholdet i e-posten av en slik art at det gir følelsesmessige utslag hos leseren? Husk at i tekst mister vi viktige menneskelige indikatorer som tonefall og ansiktsuttrykk. Vær forsiktig med ironi og sarkasme. Irritasjonsutbrudd på e-post oppfattes gjerne som langt mer aggressive enn intensjonen til forfatteren var.

Noen kompenserer med å sette masse smiletegn i e-postene sine. Jeg anbefaler å være forsiktig med smiletegn, de kan lett misoppfattes. Du risikerer å bli ansett som passiv-aggressiv eller useriøs, selv om meningen var å være vennlig og spre god stemning.

Alternativer til e-post 

E-post revolusjonerte arbeidslivet, men nå finnes det alternative måter å kommunisere profesjonelt på som kan være mer produktive, kulturbyggende og til og med artigere.

Sosiale intranett

Intranett er gull for innhold som alle i organisasjonen bør kunne være oppdatert på, men som ikke er viktig nok til å belaste de allerede fulle innboksene med. Velferdstilbud, frivillige avstemninger og deling av noe morsomt du har sett på internett er eksempler på slikt innhold.

Her er noen eksempler på gode løsninger for internkommunikasjon i organisasjoner:

Slack

Socialcast

Yammer

Facebook at work

Prosjektstyringsverktøy

For delegering av arbeidsoppgaver i et prosjekt er det smart å kommunisere i andre kanaler enn e-post, som for eksempel

Asana

Trello

Basecamp

Google docs

Office 365

Dropbox (som nå også har kommentarfunksjon på dokumenter)

Doodle.com – når du trenger å ta et valg, særlig på om felles tidspunkt.

Hva er din største frustrasjon med e-post? Del dine tanker i kommentarfeltet!

  • Veldig mye bra her og har delt videre. Kanskje litt mange punkter 🙂 Hva er dine topp tre hvis du skulle prioritere?

    • Marit Letnes

      Hei Bjørn! Så hyggelig at du liker og deler, det setter jeg stor pris på!

      Topp 3 til effektiv e-postskriving:
      1. Skriv informative emnefelt
      2. Skriv det viktigste først
      3. Bruk Doodle hvis mange skal bli enige om noe.

  • Geir

    Jeg ser fram til å lese mer om de alternative verktøyene. Det er der framtiden ligger, og tilbudene er så mange nå at folk, blant annet meg, bruker alt for mye tid på å finne ut hvilke som er gode å satse på og ikke. Man vil nødig investere tid (og penger) i et verktøy som er dødt om to år.

    Selv prøver jeg Moxtra, og er meget godt fornøyd med det. Moxtra er et indisk foretak med flerfoldige millioner brukere i India, men som også har slått godt an i vesten. .

    • Marit Letnes

      Hei Geir!

      Ja, det er spennende å se hva som blir vinneren blant alternativene til e-post. Jeg har ikke hørt om Moxtra, men er veldig nysgjerrig – kan du fortelle litt mer om hvordan du fant det og hva du liker ved det?

      Slack har jo blitt kjempestore på veldig kort tid. Litt artig at det som egentlig bare er en oppgradert versjon av mIRC (bare med gif-støtte og humoristiske microtekster) har slått sånn an.

      Facebook at work er også en reell utfordrer til e-post. De er jo i ferd med å ta over sms og telefoni i sin messenger-app. Appen har også fått et godt internsøk for ikke lenge siden, så der skjer det utvidelser.

      Ulike aktører vektlegger ulike ting. Sikkerhet er en faktor. Mange spår at personvern blir en konkurransefordel i tiden som kommer. Facebook og Google tar jo betalt i informasjonen vi deler oss i mellom. Så det blir spennende å se om noen klarer å komme med en god forretningsmodell for et brukervennlig alternativ system som ikke bruker dataene våre.

      • Geir

        Moxtra (www.moxtra.com) ble pushet av AppStore både for Mac og iOS for et års tid siden. Siden den gang har de blitt svært store i India, men har også fått en god del oppmerksomhet ellers. (Se f.eks. denne artikkelen: https://www.entrepreneur.com/article/270969).

        Det jeg liker med Moxtra i motsetning til Slack og andre tjenester (Trello, Asana) er enkelheten og ryddigheten.

        Jeg har testet det ut i flere sammenhenger, men merker dessverre at folk er veldig bundet til e-postformatet eller til Facebook. Jeg brukte Google Hangout og Google + sist år for å holde orden på et læringsmiljø, men Google ? var for omstendelig, og Hangout manglet hierarki.

        Da er jeg også inne på det jeg liker med Moxtra: Det er et tredelt arbeidsmiljø (GUI). I venstre kolonne finner du tidslinjen hvor all kommunikasjon er samlet, Meet som er en gruppechat/videokonferanse/telefonkonferanse der folk kan møte via telefon eller webtelefon, Integrations, som er koblinger til et nærmest ubegrenset antall tredjepartsløsninger fra Dropbox, e-post, Box, Evernote (som jeg bruker) zapier, Google Drive – You name it og som det kan linkes til.
        Så har du kontakter, hvor jeg kan følge enkeltpersoner som jeg har som medlemmer, og til slutt kategorier, som er ulike rom, tema, kall det hva du vil. De forskjellige kategoriene kan samles i «Binders» eller mapper som fungerer som hovedkategorier.
        Jeg kan altså ha private, personlige og arbeidsrelaterte mapper, samtalelogger osv. lett tilgjengelig og langt mer oversiktlig enn trådene i en e-post. Skal jeg diskutere et emne, oppretter jeg en kategori eller samtale. I samtalen er det fire vinduer: Chat, Sider (med linker og opplastinger til alle integrations, møter og oppgavelister. Du kan annotere ting du deler i Pages, og gjennomføre egne diskusjoner, omtrent somdu gjør med en fil i Dropbox.
        Kort sagt er det jeg liker med Moxtra at det er ryddig, og jeg har alt relatert til noe jeg arbeider med samlet på ett sted. Med integrations kan du tilpasse til nærmest et hvilket som helst arbeidsmiljø, og du kan scripte i vei.

        Når det gjelder Facebook at Work er det jo synd at jeg som liten aktør må vente så lenge på å få teste det ut, mens DnB har brukt det i lengre tid. Jeg er også kritisk til at vi låser oss til en så stor aktør på den måten, og liker å skille klart mellom jobb og privat, personlig og offentlig.