Velkommen, Office 365!

Office 365 er et kvantesprang i retning av bedre delingskultur i bedrifts- og organisasjonsliv. Nøkkelen til dette er at flere kan jobbe samtidig på samme dokument. 

Office-produktene Word og Excel er arbeidshestene på de fleste norske kontorarbeidsplasser. Svært mange har hatt Sharepoint-løsninger som gir mulighet for å la flere jobbe på samme dokument. Men det har vært en viktig ulempe: Bare én person har kunnet jobbe på dokumentet om gangen. For å jobbe på et dokument må en bidragsyter «sjekke det ut» av sharepoint. Inntil hen har sjekket det inn igjen, kan ingen andre jobbe på dokumentet. Med Office 365 lagres all redigering umiddelbart i dokumentet der det er lagret, enten det er på egen server eller i en skyløsning. Den som skriver i dokumentet har altså ingen egen lokal kopi. Dette gjør det mulig for flere å jobbe på dokumentet samtidig – vel og merke hvis tillatelse til slikt samarbeid er gitt fra dokumentets eier.

På tross av lansering helt tilbake til 2011 er det forbløffende få bedrifter som har tatt i bruk (august, 2015) Office 365. Årsaken er kanskje en følelse av å ikke ha kontroll når dokumentet ikke er lagret på lokal pC? Endelig har det likevel begynt å løsne. Stadig flere bedrifter tar dette i bruk, men fortsatt vegrer mange brukere seg.

Office 365 gjør det enda lettere å dele fremfor å sende. Det vanlige har vært å sende et dokument som vedlegg til en e-post. Hvis du i stedet deler dokumentet med f.eks. Office 365 sikrer du at alle har tilgang til samme og lik versjon av dokumentet – hele tiden. Dette gjør det mulg å oppdatere dokumentet fortløpende, uten å måtte sende en ny e-post med vedlegg hver gang det har skjedd en endring. Det er selvsagt ingenting i veien for at man kan sende et varsel på e-post, dersom endringen er slik at man vil sikre seg at alle får det med seg. Dette er samme prinsippet som brukere av Google documents/drive er vant til å jobbe etter.

Denne delingen er spesielt nyttig ved bruk av prosjektdokument som stadig trenger oppdatering.

Jeg har snakket med lærere ved en skole som opplevde en dramatisk forbedring i sin arbeidshverdag etter overgangen til Office 365. Lærere samarbeider ofte om felles rapporter. Slik rapportskriving var tidligere et virrvarr av minnepinner, epost-vedlegg og ren tekst som en «redaktør» forsøkte å holde oversikten over. Nå jobber de ryddig og greit i samme dokument gjennom hele skoleåret. Dokumentet fylles opp med innhold etterhvert som der er noe å skrive om. Det er alltid siste – og gjeldende – versjon, som ligger lagret. De har fortsatt behov for å ha en overordnet «redaktør» som er ansvarlig for sluttføringen av dokumentet. Dette løser de ved at hver enkelt bidragsyter skriver med hver sin farge. Når redaktøren skal ferdigstille dokumentet og godkjenne bidragene, endrer hen skriftfargen til svart.

Ved samhandlingsløsninger som dette, får man også et felles dokumentarkiv. Det kan være utfordrende for mange. «Hvordan finner jeg igjen dokumentet vårt? Hvilken mappe ligger det i?» For å møte denne utfordringen, gjelder det å snu tenkningen rundt dokumentsøk. I stedet for å lete etter hvor dokumentet ligger, søker vi nå etter hvliken type informasjon vi finner i dokumentet. Viktigere enn å legge dokument i riktig mappe, blir det derfor å gjøre det søkbart med en tittel som gjenspeiler innholdet. Det betyr at du har et gyllent øyeblikk i det du lagrer og navngir dokumentet. Gjør du en god jobb med navnsettingen på dokumentet, gjør du det lettere for dine kolleger (og deg selv!) å finne igjen dokumentet i fremtiden. Vær ikke redd for å bruke mange ord i navnet på dokumentet. Du kan faktisk se på hvert ord i dokument-tittelen som en etikett/label.

Én av de virkelig store forskjellene på Office 365 og Google drive, er at man med Office 365 kan ha løsningen helt på og holdent på egne servere.

For mange, særlig mindre bedrifter, vil det være mer hensiktsmessig å bruke Microsoft sine egne skytjenester enn å bruke egen server. Det er naturlig at det blir stilt spørsmål ved datasikkerheten når slike løsninger blir tatt i bruk. Det er fortsatt en rekke uavklarte spørsmål knyttet til oppbevaring av bl.a. personinformasjon i slike løsninger (lenke krever pålogging. DN.no). Uansett bør virksomhets-/avdelingsleder stille som krav at alle som skal bruke bedriftens skyløsning har sikret seg med 2-trinns verifisering før man tar løsningen i bruk. Hver enkelt ansatt bør få teste dette i praksis med “mentor” til stede. Når man diskuterer datasikkerhet rundt skyløsninger, bør man kanskje ta med at «gammeldags» datahåndtering i praksis ikke nødvendigvis har vært så sikker heller. Vi hører jo stadig vekk historier om minnepinner på avveier f.eks.

Neste gang du vurderer å sende en e-post med vedlegg, så spør deg selv: Har vår bedrift en delingsløsning jeg kanskje burde bruke i stedet?

[Undertegnede har ikke mottatt noen økonomiske eller andre ytelser fra hverken Microsoft eller Google]