Focus work boot camp: 2 x 3 timer uten telefon og internett

På en Focus work boot camp møtes folk fra forskjellige miljøer for å jobbe fokusert sammen, men med hver sine oppgaver fra sin egen arbeids-/studieplass.
Rammer for fokusarbeid settes ved at telefoner samles inn og wifi slås av i økter á 3 timer. Det er mange gevinster å hente ved å ta seg en slik dag:

– du får gjort veldig, veldig mye jobb
– du lærer hvordan du kan forbedre din vanlige arbeidshverdag
– du får treffe nye spennende mennesker og får innblikk i andre fagfelt enn ditt eget

Den største gevinsten ligger i det du faktisk får gjort av langjobbing en slik dag. De fleste blir overrasket over hvor mye de faktisk får gjort/lest/skrevet i løpet av 2 x 3 timer under slike rammer. Det totale fraværet av innkommende nye oppgaver gjør at du beholder fokus på viktige oppgaver som krever nettopp langvarig fokus for at du skal få gjort dem. Ofte er dette oppgaver som ikke haster, men som like fullt kan være svært viktig.

Legeyrket illustrerer godt hvor viktig det er med tid til langjobbing, og samtidig hvor vanskelig det kan være å få tid til det i praksis. Som lege har man en lovpålagt plikt til å holde seg faglig oppdatert. Om en lege forskriver feil behandling nytter det ikke å si at «det var sånn jeg lærte det da jeg studerte» (jada, selv studerte jeg langt tilbake på 90-tallet, tiden går). Medisinen er i utvikling hele tiden, retningslinjer for behandling og diagnostikk er i kontinuerlig endring. Det betyr at leger må følge med på faglitteraturen ved å lese tidsskrift og bøker. Å la være å lese slikt en måned eller to går helt fint. Å la være et år eller to kan fort gi problemer for både legen og ikke minst for pasienten. Å få gjennomført denne lesingen haster aldri, og det er ingen som spør legen direkte – «hvor mye fagstoff har du lest siste uka?». Tidsperspektivet på denne lesingen er av typen «bør få lest litt i løpet av det kommende året», altså ingen hast. I legehverdagen strømmer det inn nye oppgaver hele tiden. Oppgaver som haster, og som regel er også oppgavene viktige. Dermed blir det som ikke haster skjøvet til side. Skal man få gjort den viktige langjobbingen, må man ta aktive grep for å få frigjort tid – og fokus.

Et annet yrke som illustrerer godt behovet for langjobbing, er bartenderyrket. Bartenderen må jobbe responsivt/reaktivt hoveddelen av sin arbeidstid. Når folk ber om drikke må bartenderen respondere med å lage en drink. Uten responsiv jobbing hadde hen ikke vært noe særlig til bartender. Men også bartenderen har behov for å jobbe proaktivt. Kanskje hen vil lese seg opp på nye trender innen drinkmiksing, kanskje må hen lese de nye reglene fra mattilsynet, eller kanskje vurdere ulike tilbud på ny barinnredning fra ulike leverandører.

Nå avdøde Stephen Covey sin berømte «time management matrix» gir en oversikt du kan bruke til å klassifisere de ulike oppgavene du jobber med til daglig:

tidsmatrix covey 2

I følge Covey bruker de fleste av oss for lite tid i rute nr 2, og for mye tid i rute nr 3. På en Focus work boot camp (FWBC) blir du stående med begge beina solid plantet i rute nr 2. Der jobber du med det som ikke haster, men som faktisk er viktig for deg. Forholdet mellom «haster» og «viktig» er også fint omtalt i Cecilie Thunem-Saanum sin bok Tid til alt. Anbefalt lesning!

Hva er dine oppgaver som er viktige, og som du «aldri» får gjort? Å planlegge deltagelse på en FWBC er i seg selv et hjelpemiddel til å finne disse oppgavene. Før du deltar blir du nemlig nødt til å finne svaret på følgende spørsmål: «Jeg skal få sitte i fred og ro og jobbe i 2 økter á 3 timer, uten tilgang på telefon eller internett. Hvilke oppgaver skal jeg jobbe med da?» Bare det å lete etter svar på det spørsmålet er en svært nyttig bevisstgjøring. Du vil da, enten du vil eller ikke, bli ledet til å tenke proaktivt, altså tenke hva du selv kan gjøre for å gjøre arbeidsdagen din bedre, eller for å få framdrift i prosjektene dine.

Det du opplever når du ser hva du faktisk får gjort på en slik dag, gir deg også en dypere kunnskap/erfaring: Du kan gå på talløse kurs/foredrag (inkl.mine) og kjøpe talløse bøker der du får høre/lese om viktigheten av det å jobbe fokusert. På en FWBC får du faktisk selv jobbe fokusert. Dette gir deg en langt mer grundig forståelse for fokusarbeid enn om du bare har hørt om det. Du får et kraftig dult til å ta grep i din egen vanlige arbeidshverdag. Hvordan kan du få satt av tid på vanlige dager til langjobbing? Du vil få mer motivasjon til å faktisk gjøre de små viktige grepene for dette, som f.eks. det å stenge epost-programmet i deler av arbeidsdagen.

Litt av problemet når vi sitter med langjobbing, er at vi opplever mange indre avbrudd, altså avbrudd vi selv lager – uten at noen utenfra har hverken snakket til oss eller sendt melding. Slike avbrudd oppstår typisk fordi vi kommer på at vi ønsker å sjekke noe. «Dette lignet på noe jeg leste en gang…», «var det ikke slik at….», «hm , hva slags sted er det mon tro, la meg sjekke«, «kan det stemme?» etc. etc. En tur ut på Google åpner fort «helvetes porter» til flere digresjoner og nye tankerekker med påfølgende videre problemløsing som raskt fjerner fokuset ditt fra det du egentlig holdt på med. Disse impulsene for avbrudd kommer uansett, enten du har internett-tilgang eller ikke. Impulsene kan være nyttige og verdifulle, og vel verdt å sjekke ut. Derfor er en liten, men viktig detalj på FWBC å utruste deltagerne med et papir («the jot down paper») og en penn. Da kan man raskt skrible ned ting man kommer på underveis, og som man ønsker å sjekke opp på nettet etterpå. Ved å få tanken ut av hodet og ned på papiret, havner du raskt tilbake på sporet av det du skulle jobbe med, samtidig som du har tatt vare på en impuls som kanskje vil vise seg å være verdifull.

Noe av det som gjør en FWBC så effektiv, er at du slipper å bruke viljestyrke på å undertrykke impulsene som fører deg avgårde med en digresjon. I boka Thinking fast and slow av Daniel Kahneman, kan du lese om hvordan vi er programmert til å kontinuerlig overvåke omgivelsene rundt oss. Dette har vært nyttig i menneskets evolusjonshistorie, og hjernen vår ønsker fortsatt ufortrødent å sjekke ut alt rundt oss, selv om informajonsmengden har eksplodert til absurde mengder. «Overvåkningsbryteren» har ikke blitt slått av. Instinktet vårt er fortsatt å hele tiden sjekke ut om noe har skjedd, og om vår lille nysgjerrighetsimpuls hadde noe for seg. Så lenge mulighetene for å sjekke ut noe er der, vil de fleste av oss få trang til å handle på impulsen igjen og igjen. Vi vet at en slik sjekk leder oss bort fra det vi egentlig skulle jobbe med, så vi må aktivt bruke viljestyrke for å undertrykke denne impulsen. På FWBC har du ikke denne muligheten. Internett er slått av. Telefonen ligger på et annet rom. Hjernen vil dermed raskt «gi opp» tanken om sjekke ut impulsen, og du vil kunne vende tilbake til arbeidet.

Ved at du på en FWBC har fjernet deg fra ditt ordinære arbeids- eller hjemmemiljø, er du også fjernet fra de impulsene som dukker opp ved at du ser ting som skulle ha vært gjort rundt deg. «Det vinduet skulle ha vært vaska», eller «Oi, der så jeg kollegaen min. Det minner meg på det prosjektet vi skulle ha gjort».

Det å fjerne telefonene fysisk på en FWBC er et ganske viktig poeng i seg selv. Forskning har faktisk vist at den blotte tilstedeværelsen av en telefon, selv om den aldri ringer eller varsler, stjeler fokus. Igjen er det steinaldermennesket i oss som våkner. Vi ser telefonen (eller kjenner den i lomma) og tenker «skal tro om noe har skjedd». Ett unntak syns jeg man kan ha hva angår telefon: De som har barn i barnehage/skole der ingen andre kan ta imot en evt. telefon, kan legge telefonen dypt ned i veska si, og vel og merke da ha den på innstillingen: «Ikke forstyrr» hvor bare telefonnr. til skolen/barnehagen slipper gjennom.

Eksempler på langjobbing du kan ta med deg til en FWBC:
– lese faglitteratur i form av bøker, tidsskrift eller til og med blogger. Husk at du kan laste ned slikt for å lese det off-line
– skrive rapporter, bloggposter eller bøker. Til og med svar på e-poster kan du skrive på en FWBC. Du må bare vente med å sende dem til nettet åpnes igjen i lunsjpausen.
– om du er skuespiller og trenger du å pugge rolleteksten din
– designoppgaver
– forberede foredrag/presentasjoner
– ….?? Hva tror du?

En bonusgevinst ved å delta på FWBC er at du får treffe nye mennesker og får et innblikk i hva som er viktig for dem i deres arbeidssituasjon. På starten av en FWBC forteller deltagerne til hverandre litt om seg selv og hva de driver med til daglig. De forteller også hva de har tenkt til å bruke dagen til på FWBC. Midtveis i hver 3-timers sesjon har vi også en kaffe- og pratepause. Fortsatt uten internett, og uten telefon. Småpraten med «kollegene» er en fin belønning i arbeidsøkta, uten at det tar bort fokus. Selv har jeg deltatt på FWBC sammen med Nina Viddal, som jobber med å starte vinproduksjon på Sunnmøre. Det er utrolig artig for meg å høre om alle de rare tingene en vinbonde er nødt til å tenke på og kunne noe om.

Den første Focus work boot camp ble holdt i bygda Bjørke i Hjørundfjorden. I skrivende stund (4.september 2015) er det opprettet 6 nettverksgrupper rundt i Norge for de som er interessert i å delta på slike boot camps. Meld deg inn i en av gruppene eller kontakt Jørn dersom du ønsker å delta:

Oversikt FWBC nettverksgrupper (sist oppdatert 10.september 2015):

Bjørke (FWBC #4, 2.okt – 2015, FWBC #5, 9.okt – 2015)
Oslo (FWBC # 1, 13.okt – 2015)
Bergen (FWBC # 1, 17.sept – 2015)
Ålesund (FWBC # 1, 6.okt – 2015)
Stavanger (FWBC # 1, 6.okt – 2015)
Tromsø (FWBC # 1 under planlegging)

Denne måten å møtes på for å jobbe sammen av og til, vil også ha interesse utenfor Norges grenser. Defor har jeg opprettet en engelskspråklig blogg du er velkommen til å følge.

Bor du et sted uten FWBC nettverksgruppe? Har du lyst til å starte en? Ta kontakt med Jørn for å komme i gang.