Deler eller sender du? Push eller pull?

Er det forskjell på om du sende eller deler en fil? I praktisk kommunikasjon er det veldig lurt å se på dette som to forskjellige ting. De tre viktigste grunnene til at vi bør dele mer enn vi sender er:

  • Unngår versjonsproblematikk. Et delt dokument fjerner tvil om hva som er siste versjon av prosjektstatus, prosedyre, vaktliste eller skriveutkast. Gir bedre prosjektkontroll.
  • Gir nye personer lett tilgang til informasjonen, selv om de ikke har vært en del av den opprinnelige korrespondansen («inne i loopen»). Gir større fleksibilitet.
  • Bekjemper kopisyken med tilhørende information overload. Folk kan orientere seg på delingsplattformene ved behov, i stedet for å bli «fortløpende» orientert med uendelige mengder kopier. Gir bedre informasjonsflyt.

Så hva er egentlig forskjellen på å sende og å dele?

Når du sender informasjon må du som avsender bestemme deg for hvem du tror informasjonen er relevant for før du formidler den direkte (push) til mottager. Dette kan ofte være vanskelig å vite, og det er dessuten i endring over tid, f.eks. ved at nye personer blir koblet på et prosjekt. Dersom du i stedet deler, gjør du informasjonen tilgjengelig for alle den kan være relevant for, men de må selv hente informasjonen ved behov (pull). Du kan imidlertid sende et varsel dersom du vil være helt sikker på at akkurat den og den personen får med seg at du har delt informasjonen.

Sending og deling kan defineres slik:

Sende, definisjonOriginalinformasjonen er lagret lokalt hos enkeltmedlem i organisasjonen. Den dupliseres og sendes så til spesifikke mottagere som selv må lagre den for å beholde tilgangen. Hvem som mottar er låst ved hver sending. Ved endring i originalinformasjonen må ny versjon sendes på nytt og også lagres på nytt hos hver mottager. Typisk eksempel: Vedlegg til en e-post.

Dele, definisjon: Originalinformasjonen er lagret i én versjon på en delingsplattform tilgjengelig for alle som antas å være relevante. Endring i informasjonen skjer i originalutgavens eneste versjon på delingsplattformen. Personer som antas å ha spesiell interesse når informasjonen blir lagt ut eller endret, blir varslet. F.eks. i form av en e-post med lenke. Typisk eksempel: Dokument lagret på fellesområde, lenke er formidlet i e-post.

Ikke alle er bevisst på denne forskjellen, og ender da ofte opp med å sende for mye – f.eks. i form av epost-vedlegg.

Dele eller sende - med mottager

Avsender vet ikke hvem av som er relevant mottager, og sender til alle. Den relevante mottager vet heller ikke hvem som bør få svaret, og sender dermed også sitt svar til alle. Ved bruk av delingsplattform blir informasjonsstøyen mindre.

«Kopisyken»

Et plagsomt utslag av en sendebasert informasjonskultur, er det vi kaller kopisyken. Kreti og pleti blir satt i kopi på e-post, ut fra en tanke om at innholdet kanskje er relevant for dem. Spesielt er mange ledere belemret med å få kopi av all korrespondansen som foregår i organisasjonen. Ofte ville lederne være bedre tjent med at det ble brukt et prosjektdokument der status på prosjektet ble oppdatert fortløpende, slik at de når som helst kunne se informasjonen i gyldig versjon. Av og til trengs det å få lederens synspunkt på akkurat den og den delen av prosjektet. Da kan man heller sende et eksplisitt varsel av typen «se på vårt oppdaterte prosjektdokument, er du enig i at x utføres av y?». Å kikke på prosjektdokumentet en gang i uken er bedre enn om lederen skal motta 10-20 kopier av e-poster om prosjektet hver dag. Dette vil stjele langt mindre oppmerksomhet fra lederen, og samtidig gi bedre og mer strukturert informasjon.

Vi bruker allerede deling

På mange områder har vi for lengst vent oss til at det er deling som benyttes. F.eks. blir en epikrise (rapport om pasienten, etter sykehusopphold) sendt direkte til fastlegens journalsystem der den blir delt og dermed gjort tilgjengelig for alle legene i fastlegens praksis i stedet for å kun ligge i innboksen til akkurat din fastlege. Din fastlege har fått et varsel om sykehusoppholdet i form av en papirkopi eller en digital melding, men originalinformasjonen er altså delt. Stor fordel for både deg og og legene(e).

Mange delingsplattformer

Sosiale medier er delingsplattformer. Idrettslag og mange frivillige organisasjoner har for lengst oppdaget at de får til mer funksjonell informasjons- og diskusjonsflyt gjennom Facebook-grupper enn ved bruk av epost-lister. Det er ikke bare i det frivillige arbeidet at slike oppdagelser er gjort. Assisterende fylkeslege i Møre og Romsdal får mange spørsmål fra allmennleger. Han foretrekker å få disse spørsmålene (uten sensitiv pasientinformasjon) i en gruppe på Yammer. Da blir kunnskapen som formidles gjennom spørsmål og svar tilgjengelig også for andre allmennleger, noe som både fremmer kunnskapsdelingen og som sparer fylkeslegen for dobbeltarbeid dersom samme spørsmål blir stillet på nytt. Igjen er det dette med at man ikke på forhånd vet hvem temaet er relevant for som gjør deling mer velegnet. Det ville være håpløst om fylkeslegen skulle få spørsmål og svar sendt fram og tilbake med 200 allmennleger som kopimottagere.

Sesilie Halland i Netlife Research forteller i denne bloggposten om hvordan det sosiale intranettet fungerer hos dem.

En kalenderinvitasjon er funksjonelt sett også en delingsplattform, selv om hver enkelt rent teknisk har sin egen kalender. Ved å svare ja til kalenderinvitasjon opprettes det en synkroniseringskobling. Det sikrer at når den opprinnelige eieren av kalenderhendelsen gjør en endring, vil de som har takket ja få varsel om dette og samtidig få oppdatert sine egne kalendere. Ved møter er det som regel viktig å sikre at alle møtedeltagere har samme informasjon om møtet, særlig om det skulle oppstå endringer før møtet avholdes. Derfor er det nyttig å lagre begivenheten i kalendern og invitere deltagerne «offisielt», selv om alle allerede har sagt muntlig ja til å delta.

En annen viktig delingsplattform er CRM-systemer (kundedatabaseverktøy) i bedrifter. Det er slike verktøy som gjør at om du ringer et firma og treffer en annen kundebehandler enn sist, har likevel kundebehandleren innsyn i din kundehistorikk hos dette firmaet. Mange som jobber med CRM-verktøy syns ofte de er tungvinte i bruk, og at det koster for mange tastetrykk å bruke dem i hverdagen. Da gjelder de å forstå at de ekstra tastetrykkene er en investering som gir avkastning i form av mindre arbeid i fremtiden, og mer verdi for organisasjonen. Du vil f.eks. unngå uøndvendige spørsmål vedr. et kundeforhold dersom svaret enkelt ligger lagret i CRM-verktøyet fra den gangen du var i kontakt med kunden.

Mange prosjekt har lange dvalefaser. Når så prosjektet blir hentet opp igjen er det befriende å ha prosjektet organisert med et delt prosjektdokument. Da vet både gamle og nye deltagere i prosjektet at man har gyldig versjon av prosjektstatus foran seg.

Selv er jeg nattlegevaktsjef på Søre Sunnmøre. Det inngår cirka 35 leger i vaktordningen, og vaktlisten settes opp 3 ganger i året. Listen skrives i Google dokumenter (passordbeskyttet) og fins dermed bare i én versjon. Det skjer stadig vekk endringer på listen ved at folk bytter vakter. Dersom jeg hadde basert meg på sending av  listen, f.eks. som vedlegg til e-post, måtte jeg ha sendt ut ny versjon til alle 35 legene hver gang det skjedde en endring på lista. Alle kan nemlig ha bruk for dette om de selv må bytte vakt en dag. Dette slipper jeg altså når vaktlista er delt. Den som trenger informasjon om vaktlista går inn på nettet og finner da alltid siste – og gjeldende – versjon.

Handleliste for familien – eksempel på vellykket deling

Jeg har tidligere blogget om det å dele en handleliste i familien, og om hvordan det er en lakmustest på om verktøy kan brukes til enkel prosjektstyring. Det tilsynelatende svært ukompliserte prosjektet «sørge for innkjøp til familien», innebærer faktisk samspill mellom 6 forskjellige rollesituasjoner for meg og min kone (Ingeborg): Hjemme-Jørn, jobb-Jørn, butikk-Jørn, hjemme-Ingeborg, jobb-Ingeborg og butikk-Ingeborg. Igjen er det en stor fordel å dele prosjektdokumentet fremfor å sende.

Skjermbilde 2015-08-02 kl. 15.46.50

Ved «normal drift» fyller hjemme-Jørn og hjemme-Ingeborg på i delingsdokumentet når de oppdager at noe mangler hjemme, mens butikk-Ingeborg og butikk-Jørn henter informasjon fra dokumentet når de er på butikken. Hverken jobb-Ingeborg eller jobb-Jørn trenger normalt å involvere seg.

Skjermbilde 2015-08-02 kl. 15.47.06

Hvis det viser seg at «det må handles i dag!», kan f.eks. jobb-Ingeborg bli koblet på prosessen ved at hjemme-Jørn sender henne et varsel.

Tre grep for å lykkes med mer deling på din arbeidsplass:

På konferansen Intralife 2015 var kampen for å få ned epost-bruken et gjennomgangstema blant intranettredaktørene. Her er tre grep jeg tror kan bidra til netttopp det; Få ned epost-bruken, og få å opp delingen:

  • ofre litt tid på å samsnakkes om hvordan man bør bruke de ulike delingsplattformene som er tilgjengelig. Hvilken type informasjonlagring kan vi bruke de ulike plattformene til?
  • erkjenn at det ofte kan være litt krøkkete å dele i starten, rett og slett fordi man ikke er vant til det. Kanskje koster det noen tastetrykk ekstra. Tør å tro på at de ekstra tastetrykkene er en investering du får igjen i form av mindre arbeid senere, og mer verdi for hele organisasjoen. Om du f.eks. lagrer en epost-korrespondanse til et CRM-system, vil du slippe unødvendige spørsmål fra andre om denne kunden i fremtiden.
  • unngå dobbeltversjoner. Om man i en vaktordning, f.eks. en sykehusavdeling, bestemmer seg for å publisere vaktlisten som delt dokument, så la være å laste ned kopier som sendes ut på e-post – «til de som syns pålogging på delingsplattformen er vanskelig». Bruk heller tid på vise alle hvordan systemet fungerer. Filvedlegg som sendes ut på e-post er foreldet i det øyeblikket de sendes ut.

Hva med bloggduellen om e-post med Eirik Hafver Rønjum?

Noen vil huske denne duellen fra 2011. De som nå tror at denne bloggposten er en erkjennelse av at Eirik hadde rett den gangen, har en ganske presis forståelse av situasjonen 🙂 Dog med noen modifikasjoner: E-post er fortsatt – og vil være – en meget viktig varslingskanal, og et verktøy for personlig oppgavemestring. Takk uansett til Eirik som ga meg viktig input i riktig retning den gangen!

 

 

——————

Bloggforfatter har ikke mottatt noen form for støtte eller gave fra produsenter av programvare nevnt i artikkelen.

Thanks a lot to http://www.icons-land.com/ for contribution to the illustration.

  • Svein Oliver Vedaa

    Hei,
    Først vil jeg gi ros for en velskrevet artikkel. Gode eksempler illustrerer ulempene og nytten ved de to fremgangsmåtene. Måten du tenker på er helt rett. Men jeg har lyst å gi deg ett moment i tillegg – som viser at deling ikke alltid er tilstrekkelig.

    Informasjon er på en måte annerledes enn andre ressurser som vi deler. Det være seg bruk av bil, penger, plass i sofa eller en kake. Felles for alle disse er at når vi sier at vi «deler» så forbruker vi ressursen. Kaken forsvinner – når alle har fått sitt er den borte. Slik er det ikke med informasjon. Den blir ikke forbrukt, fortært eller forringet ved bruk. Derfor setter ikke deling spor. Ved å se på de aktuelle data kan vi ikke se at «deling» har funnet sted. I en organisasjon kan du ha god samvittighet ved å si at du har delt – uten at noen andre har brukt den informasjonen du har delt.

    Lakmustesten kommer ved å sjekke om noen har brukt de delte data. Ja, en subtil forskjell men ofte vesentlig i store organisasjoner (med flere avdelinger). Og siden informasjonen ikke blir oppbrukt – sier vi gjerne at informasjonen (eller data om du vil) skal gjenbrukes.

    Eksempel: Vaktlistene dine fungerer greit. På en annen avdeling så har de et tilsvarende behov, dog litt annerledes. Og i stedet for å få deg til å tilpasse listene til den andre avdelingens behov, så tar Petter Smart, som nettopp har vært på Excel-kurs, og lager en flott vaktliste for sin avdeling. Nå har det seg slik at noen på den andre avdelingen står oppført på begge listene! Din ferie må du registrere begge steder. Og oppdatere begge steder (om du husker det) når den endres. Og med to vaktlister vi får ikke gjenbrukt informasjonen fra den ene når vi skal vurdere innplassering i den andre.

    Jeg vet at dette eksemplet går utover de problemer du vil løse med deling. Mitt poeng er at i organisasjoner med litt størrelse må vi gå opp ett trinn til. Vi snakker om å gjøre folk bevisst – først på deling – så på gjenbruk. Mange får seg en aha-opplevelse og kjenner seg igjen. I de fleste store organisasjoner registreres den samme informasjonen 4-5 ganger. Det er ikke fordi de ikke deler – det er fordi de ikke gjenbruker det som allerede finnes! Vi trenger bevisstgjøring og holdningsendring.

    Konklusjon: Deling er ikke feil – det er bare ikke alltid nok! Deling OG gjenbruk må til.

    • Hei, og takk for innsiktsfull kommentar!

      Du har helt rett; Data må gjenbrukes for at den virkelige gevinsten skal bli realisert. Kanskje man heller burde kalle datadeling for «å så» og så gjenbruket for «å høste» 🙂

      Det er jo snakk om kulturendring, noe som vil kreve en aktiv holdning og ofte litt «pirk» i starten. Derfor er det så viktig å skape en generell bevissthet i organisasjonen om hvorfor det gir gevinst.