Varsel eller originalinformasjon?

Hvis en e-post bare er et varsel om informasjon som er oppdatert og alltid tilgjengelig på en annen platform,

bør du slette meldingen i stedet for å arkivere den.

Hovedgrepet i innbokskontroll er å fjerne meldinger fra innboksen når de ikke lenger krever handling fra deg. Når dette spørsmålet er avklart, må du ta stilling til følgende: – Kan det være at jeg får bruk for denne informasjonen senere? Hvis “ja”, arkiverer du meldingen. Med mye lagringsplass kan man tillate seg en liberal holdning til å putte meldinger i arkivet. Det er likevel ingen grunn til å overdrive lagringen. Mange meldinger er egentlig bare et varsel om oppdatert originalinformasjon som er delt et annet sted. Da bør du slette meldingen fremfor å arkivere den. Det gir mindre støy i dine fremtidige søk, og du venner deg til å lete etter originalinformasjonen der den fins i riktig versjon. Dette ser slik ut i et flytskjema:

 

Det ligger stor gevinst i det siste trinnet - å slette meldinger som bare er varsel

Det ligger stor gevinst i det siste trinnet – å slette meldinger som bare er varsel

Et eksempel på slike varsel er kontoutskriften fra lønnskontoen din. Det kan jo være greit å ta en titt på hva pengene har gått til i forrige måned, men de færreste tar vare på slike kontoutskrifter. Om du senere får bruk for å se hvilke bevegelser som har foregått på kontoen på et gitt tidspunkt, logger du deg bare på nettbanken og blar deg fram i kontohistorikken der. Nettbanken er delingsplatformen der originalinformasjonen er delt mellom deg og banken din.

Banken sender varsel til innboksen din - originalinformasjonen forblir i banken

Banken sender varsel til innboksen din – originalinformasjonen forblir i banken

En annen viktig delingsplatform for originalinformasjon er organisasjonens intranett. Dersom du får en e-post om at årsplanen nå er lagt ut på intranettet, vet du at du alltids kan finne tilbake til denne dersom du skulle ha bruk for det. Det er ingen behov for å arkivere den meldingen  i din egen epost-klient.

Varsel kan du slette, originalinfo må du arkivere. Vel og merke hvis det er informasjon du kanskje får bruk for

Varsel kan du slette, originalinfo må du arkivere. Vel og merke hvis det er informasjon du kanskje får bruk for

 

Min absolutte favoritt blant delingsplatformer er kalenderen. Informasjon om et møte i form av en møteinvitasjon kan du kobler direkte til din kalender. Kalenderoppføringen er originalinformasjon som oppdateres direkte i kalenderen dersom det skjer endringer, f.eks. nytt møtetidspunkt eller -sted. Du vil bare få et varsel på e-post ved endringer av betydning, vel og merke hvis møteorganisator gjør jobben sin. Gjeldende møtetidspunkt ligger til en hver tid i kalenderoppføringen. Man slipper da å bli forvirret av ulike versjoner av møtetidspunkt som har versert i forskjellige e-poster. I beste fall ligger det også lenker til alle saksdokumentene direkte i kalenderoppføringen.

Selv om meldinger bare er varsel om endret originalinformasjon, kan det ofte være at de representerer et dult om en oppgave du må utføre. F.eks. kan et epost-varsel om endring av et møtetidspunkt, fungere som påminnelse om at du må spørre svigerfar om han kan hente i barnehagen den dagen.

At du er bevisst om forskjellen på originalinformasjon og varsel er også nyttig for de du samarbeider med når du selv står som avsender. Ved å kun sende varsel om at originalinformasjonen er tilgjengelig på relevant delt platform (f.eks. kalenderen, delt fillagringsmappe, prosjektverktøy etc.) utenfor epost-systemet oppnår du flere ting:

– du gir mottager mulighet til å slette meldingen, noe som gir mer oversikt hos ham/henne
– du kan enkelt koble til flere deltagere til informasjonsdelingen etterhvert
– du finner selv lettere tilbake til det som faktisk er gjeldende versjon av dokumentet/møteinnkallingen