Regneark er ofte bedre enn spesialiserte kalender-program

Til visse typer kalendere brukt i visse typer prosjekt og organisasjoner er et regneark langt å foretrekke fremfor spesialiserte kalendere. Dette er noe av det jeg skal snakke om i mitt foredrag under Intralife 2013.

Fordeler med regneark fremfor spesialiserte kalenderprogram:

– regneark er langt enklere å redigere, blant annet kan man kopiere inn faste ukemaler
– datoene i en liste med mulighet for flere kolonner gir bedre oversikt over mer informasjon
– regnearket gir mulighet for summering av verdiene for ulike perioder, f.eks. «hvor mange ganger har jeg tatt anfallsmedisin denne måneden»

Jeg bruker Google regneark. Google har (så langt meg bekjent), ikke ferdige maler for kalender-regneark tilgjengelig. Jeg har derfor laget mine egne. De står du fritt til å bruke:

kalendermal 2013 i Google regneark
kalendermal 2014 i Google regneark

For å benytte disse kalenderene, må du først lage en kopi. Klikk «fil», velg deretter «lag en kopi». Kopien er nå din og ikke lesbar for noen andre. Om du er uvant med Google dokumenter, så les gjerne min nybegynnerguide.

Du kan velge å dele regnearket med andre, evt. bare med lesetilgang, eller du kan holde det helt for deg selv. Du kan velge å dele det på en slik måte at det ikke kreves google konto for å lese det, eller du kan kreve pålogging. Les her om hvordan man kan få seg google konto, selv om man ikke har G-mail adresse.

Selv har jeg hatt særlig glede av å bruke kalender-regneark til tre formål:

Turnusplanlegging for legevakt

Regnearkoppsettet er lett å redigere ved f.eks. bytter, og versjonsproblematikken er eliminert. Oppdatert versjon er alltid tilgjengelig både for legene som deltar i turnus, og for legevaktsentralen som skal følge med på hvilke leger som kommer på vakt. Denne informasjonen kan ikke ligge fritt ute. Muligheten for å skjerme informasjonen med pålogging er derfor også sentral. Les mer om tips ved turnusplanlegging her.

Bemanningsplan for legesenter

Ved legesenteret der jeg jobber som fastlege, er det 9 leger som har kontor. Sammen med legene jobber det mange helsesekretærer på senteret. Det er avgjørende for sekretærbemanningen å vite hvor mange leger som har åpen timebok de ulike dagene. Ved å sette opp en kolonne for hver lege, og så ha «1», «0,5» eller «0» som verdi for legens tilstedeværelse, kan man summere verdien for alle legene og med det enkelt ha kontroll med hvor mange leger som er tilstede. Dette gir enkel oversikt over hvor mange leger som er på jobb til en hver tid, og dermed kan man letter planlegge bemanninge av helsesekretærer. Nyttig dersom f.eks. noen ønsker avspasering. På skjermdumpen fra legekalenderen, kan dere se hvor stor variasjon det er i antallet leger som skal på jobb de ulike dagene.

Under "sum leger" summeres det automatisk hvor mange leger som er tilstede, avhengig av hvilken verdi den enkelte lege har gitt de ulike dagene

Under «sum leger» summeres det automatisk hvor mange leger som er tilstede, avhengig av hvilken verdi den enkelte lege har gitt de ulike dagene. Regnearket fortsetter til høyre med én kolonne for hver lege.

 

Symptomdagbok

Slik informasjon skal naturligvis ikke deles. Kalender-regneark kan like godt brukes på off-line regneark som f.eks. MS Office. I en symptomdagbok kan det være mange parametre der summeringsfunksjonen er nyttig. F.eks. antall tabletter av anfallsmedisinen per måned, gjennomsnittlig blodsukker om morgenen, gjennmosnittlig symptomskår per dag (f.eks. grad av hodepine), antall timer ute av sengen per dag osv.

Har du bruksområder der et kalender-regneark er mer nyttig enn et spesialisert kalender-program?