Innbokskontroll for ledere

I boka Bedre ledelse (Ørjasæter, Stenberg Larsen, Stang. Cappelen Damm, mars 2013) er det et eget kapittel som heter Innbokskontroll (s 72). Det er svært gledelig at innbokskontroll blir trukket fram som en viktig ferdighet ledere bør beherske.

Ørjasæter et. al. sier det svært direkte: – En leder uten innbokskontroll er en dårlig leder (s 79). I advokatenes kommentarer i kapittelet, blir det påpekt at ansatte som ikke får respons når de henvender seg til sin leder opplever usikkerhet, noe som i sin tur gir et dårlig arbeidsmiljø.

For ledere er faktisk innbokskontroll dobbelt viktig. For det første er det viktig i kraft av det ansvaret ledere sitter med. Fallhøyden er rett og slett større for en leder som unnlater å følge opp ting han/hun burde ha fulgt opp, eller som lar muligheter glippe fordi viktig informasjon drukner i en overfylt innboks.

For det andre har gjerne ledere langt mer e-post i sin innboks. Kombinert med svært mye tid bundet opp i møter (tips: tenk møtekontroll) er faren overhengende for at innboksen svulmer til uoverkommelige dimmensjoner.

I tillegg til den generelle fremgangsmetoden for å oppnå innbokskontroll, kan følgende tips være spesielt nyttige for ledere:

– sørg for at organisasjonen din ikke lider av «kopisyken». Etabler retningslinjer for e-post der det presiseres at man skal ha respekt for andres innboks, og bare sette folk i kopi der det faktisk er nødvendig. Les gjerne «må man lese kopi-epost?«.

– etabler en felles forståelse i organisasjonen for at det er helt greit å svare på en e-post i løpet av neste virkedag. Demp forventningene til umiddelbart svar, men øk forventningene til at relevante svar faktisk kommer i rimelig tid. Der man trenger svar raskt, kan man bruke en hastekanal (sms, telefon, banke på døra) og be folk sjekke e-posten og gi rask tilbakemelding.

– har organisasjonen din et sosialt intranett for diskusjoner og deling av kunnskap? Et slikt intranett kan avlaste innboksene til både deg og dine ansatte, og samtidig øke effektiviteten ved at kunnskap deles raskere, uten at man overskygger ansattes oversikt over uløste oppgaver. Les gjerne «E-post vs. sosialt intranett.»

– ikke få panikk om innboksen din svulmer opp etter dager fulle med møter og reiser. Sørg for at du har en ukentlig økt der du håndterer innboksen i fred og ro. Svært mange e-poster kan vente så lenge. Det tar i gjennomsnitt 3 sekund å lese en e-post, ta stilling til den og håndtere den i form av sletting/arkivering. Det betyr at du kan håndtere 100 e-post på 5 minutt. I en dedikert økt der du tømmer innboksen kan du altså få unna svært mye. Når du får rutine på å legge inn slike «innboks-økter», kan du slappe bedre av på de hektiske dagene. Alt du ønsker å følge opp, sørger du for havner i innboksen din.

  • Dette var en nyttig bloggpost Jørn. Jeg kjenner med igjen i siste avsnittet om en ukentlig økt med gjennomgang av e-post. De ukene jeg får til en «dedikert e-post økt» får jeg unna svært mye, akurat som du skriver. De ukene hvor jeg ikke prioriterer en skikkelig e-post havner jeg bakpå med et smell.