Emnefeltet – nøkkelen til effektiv epost-bruk

Det viktigste du gjør for å sikre at e-posten din blir lest, er å skrive en relevant overskrift i emnefeltet. Her er noen enkle regler som vil øke sjansen for e-posten din blir lest:

1. La emnefeltet være en god sammenfatning av hva e-posten handler om. Det høres banalt ut, men det syndes ofte mot dette. Bare ta en titt i innboksen din. Sammenheng mellom emnefelt og innhold er spesielt viktig hvis du sender til mange. Folk bør ut fra emnefeltet kunne avgjøre om e-posten er relevant eller ikke, slik at de raskt kan slette/arkivere, eller evt. gjøre en spesifikk oppgave – hvis det er påkrevd. Ved å sikre at emnefeltet er dekkende for innholdet, øker du også sjansen for at e-posten blir funnet igjen ved senere søk da treff på søkeord i emnefeltet gir høyere relevans.

2. Hvis e-posten inneholder oppgaver mottager bør handle på er det spesielt viktig å la dette komme fra i emnefeltet.

3. Dersom e-posten din omhandler flere tema, er det bedre å skrive to separate e-poster, slik at hvert tema får hver sin e-post. Dette er spesielt viktig med tanke på oppfølgende svar-runder.

4. Inkluder kritisk informasjon som f.eks. dato for møter eller tidsfrister.

5. Vær følelsesnøytral og unngå for mange adjektiv. E-post er generelt et dårlig medium til å formidle følelser, i alle fall negative, og emnefeltet bør spesielt ikke brukes til dette. Når det er sagt; Ønsker du å formidle f.eks. uhemmet skryt, vil nok dette bli tatt godt imot, også i emnefeltet. Les mer om formidling av følelser i e-post i denne bloggposten fra Cecilie Staude og Svein Tore Martinsen.

7. Ikke fall for fristelsen til å ta «svar til alle» på en gammel e-post om nytt tema. Mange gjør dette for å benytte adressatene man da får «gratis». Om du likevel gjør dette, ta det i det minste bryet med å redigere emnefeltet før du sender – det er fort gjort, og du får mye igjen for det. Skifter du tema – skift overskrift!

Har du eksempler på god eller dårlig bruk av emnefeltet i e-post?

  • Lise Kjølstad

    Jeg gikk glipp av en budrunde på et fint hus en gang. Eiendomsmegleren sendte meg epost om at budrunden hadde startet. Det gikk noen dager (for mange) til jeg leste den eposten, for avsender var ukjent (navnet til sekretæren) og emnefeltet var «Til info». Dette var før jeg innførte Innbokskontroll, selvsagt!

    • Jørn Kippersund

      Synd at du mistet muligheten på det fine huset, men takk for et veldig godt eksempel Lise! Noe av det ditt eksempel illustrerer, er hvordan dårlig bruk av emnefeltet gir tap for både sender og mottager. Du mistet sjans på huset, men det fins jo flere hus. Selger (v/megler) mistet en mulig kjøper som kunne bidratt til enda heftigere budrunde. Det tapet ble varig, for nå er jo huset solgt.