Mailbox – bedre mobil epost-håndtering

Mailbox er en app for e-post på mobil, foreløbig bare for de som bruker både iPhone og Gmail. Jeg har tidligere anbefalt dere å stille dere i kø for denne appen. Nå har jeg selv brukt den i en drøy uke og oppfordringen holder jeg fast ved! Noen små minus er det ved appen, men samlet sett gir den deg et langt bedre verktøy for mobil epost-håndtering.

Jeg er svært begeistret for hele holdningen Mailbox-teamet kommuniserer:

"After you experience a clean inbox, you'll wonder how you ever lived without it."

 

«Snoozing» av meldinger viktigste verktøy i Mailbox

Viktigste forbedring i forhold til den integrerte mailklienter på iPhone er den svært elegante måten man kan «snooze» e-poster på, altså ta de midlertidig ut av innboksen og la de komme tilbake til innboksen din på det tidspunktet du kan løse oppgaven e-posten representerer.

Elegante skjermvalg når du skal velge tidspunkt for å få meldingen tilbake i innboks

Elegante skjermvalg når du skal velge tidspunkt for å få meldingen tilbake i innboks

Dette er et grunnleggende prinsipp i innbokskontroll: Å reservere innboksen for uløste oppgaver. Oppgaver som ikke kan løses i øyeblikket, bør holdes ute av innboksen fram til de kan håndteres.

Denne funksjonen er faktisk så elegant at det er langt lettere å håndtere slik «snoozing» fra mobilen, enn via web-utgaven av Gmail (hvor du må bruke Boomerang, en tilleggsfunksjon). Jeg har allerede flere ganger opplevd at jeg tar fram mobilen mens jeg sitter med Gmail på web, for kjapt å snooze meldinger til riktig tidspunkt.

Med Mailbox kan man faktisk enkelt håndtere hele innboksen i én operasjon, enten man ønsker å snooze meldingene, arkivere eller slette.

Vær oppmerksom på at når meldingene kommer tilbake til innboksen, kommer de som stjernemerkede meldinger. Mailbox plasserer slike meldinger øverst, mens man i web-utgaven av Gmail får stjernemerkede meldinger plassert i innboks etter dato. Skal man ha glede av en slik funksjon, må man altså praktisere innbokskontroll. Hvis ikke vil meldingen dukke opp igjen langt nede i en uoversiktlig liste.

Nå en melding er «snoozet», kan du alltids finne den igjen under etiketten Mailbox/later du nå vil finne i din Gmail.
Slik snoozing er altså et nyttig grep for å rydde innboksen, men det er alltid en fare for at en slik mulighet lokker deg til utsettelsesatferd. «Til senere» bør bare brukes når du faktisk ikke kan  løse oppgaven her og nå.

 

Hva mer er nyttig med Mailbox?

Mailbox har også flere funksjoner som gir deg bedre mobil epost-håndtering:
– samtalevisningen gjør lesing lettere og bedre
– færre trykk og mer elegant sletting og arkivering av meldinger
– mulighet for å legge til flere bilder i samme utgående e-post

 

Vanskeligere med Gmail-etiketter

Litt overraskende, og for meg en klar ulempe er det at du ikke kan tildele dine gamle Gmail-etiketter til nye e-poster. Man kan kun arkivere til «all mail» eller til etiketter «nested» under Mailbox-etiketten eller lister som Mailbox kaller det. Det er det forhåndsdefinerte Mailbox/to buy, Mailbox/to read eller Mailbox/to watch etiketter. Ønsker du å merke en melding med en av dine egne Gmail-etiketter, må du gå ut av Mailbox og tilbake til vanlig iOS-mail. Det samme må du gjøre dersom du ønsker å gå inn og lese spesifikt meldingene du har lagret under en gammel Gmail-etikett.

Jeg har hatt en dialog med Mailbox sin supportavdeling om dette. De skriver blant annet:
We've found that encouraging people to minimize use of labels has a 
huge benefit in terms of productivity, so our initial product (at 
least) only syncs labels inside of the [mailbox] label. 
If you move a label from outside of [mailbox] into there, we'll sync 
it to the phone. But that's not always ideal and sometimes not even 
possible.
You can read more about labels here: 
http://violentnecessity.net/post/gmail-labels-in-mailbox.app 
And the tradeoffs here:
http://blog.jarederondu.com/mailbox-app-rethinking-labels

Det ligger altså en bevisst holdning bak dette valget. Generelt sett mener jeg at vi overvurderer bruken av etiketter eller mapper. Ofte er det likevel nyttig med etiketter/mapper. F.eks. kan avgrensede prosjekt meget godt organiseres under en etikett i Gmail. F.eks. all korrespondanse knyttet til et arrangement (17.mai, kurs, etc.).

Vil du fortsatt bruke dine Gmail-etiketter uten å forlate Mailbox, har du muligheten til å trekke de inn under den overordnede Mailbox-etiketten du nå har fått i din Gmail.

Jeg har valgt å kun legge til "Til arkiv" som liste i Mailbox.

Jeg har valgt å kun legge til «Til arkiv» som liste i Mailbox.

Selv har jeg valgt å kun legge til én ny etikett der; «Til arkiv». Dette gir meg muligheten til å rydde innboksen under mobil jobbing. Meldinger jeg aktivt ønsker å tildele en av mine tradisjonelle Gmail-etiketter, tar jeg igjen senere når jeg sitter med Gmail sin webutgave.

Ikke optimalt kanskje, men et trygt system. Å ta igjen en slik liste og tildele etiketter er en svært liten jobb, da du allerede vet at det oppgavemessige ved meldingene er håndtert, nå er det kun etikett-tildeling igjen.

I utgangspunktet ser jeg det som en ulempe at Mailbox har valgt en slik løsning. Imidlertid har de nok rett i at overdreven bruk av etiketter er lite produktivt. Nå vil jeg helt sikkert i mindre grad bruke etiketter, og på sikt er det mest sannsynlig en fordel.

 

Sikkerhetsmessige ulemper med Mailbox?

På twitter har jeg fått en del innspill, bl.a. fra GTD-guru Morten Røvik, om sikkerhetsmessige bekymringer rundt løsningen. Ved å invitere en 3.part til å håndtere e-posten din, øker du risikoen for hacking.

Å garantere seg 100 % mot innbrudd lar seg ikke gjøre, hverken digitalt eller analogt. Ved fornuftig passordhåndtering og ved å unngå å sende virkelig sensitiv informasjon på e-post, mener jeg likevel at risiko-ulempene ikke overskygger fordelene med Mailbox. Andre vurderer det kanskje annerledes.

Har du tatt i bruk Mailbox? Hva syns du?