Full innboks etter ferien?

«Jeg klarer å holde innboksen tom på det jevne, men hva gjør jeg når jeg kommer tilbake på jobb etter ferie og møter en innboks med 900-1000 meldinger?» Dette er en klassisk bekymring jeg ofte møter.

Første og viktig forebyggende skritt i mestring av epost-tsunami etter ferie/langtidsfravær, er å sette opp en fornuftig fraværsmelding før du drar. Kanskje du advarer mot at det kan ta lang tid å få håndtert de meldingene du mottar i ferien? Kanskje du ber folk sende meldingen på nytt når du er tilbake? Har du lagt inn et slikt forbehold i fraværsmeldingen din, kan du komme raskt i gang etter ferien ved å bare kjøre en quick-fix på innboksen. Risikoen er da tilstede for at enkelte meldinger glipper, men det har du allerede advart dine kontakter om.

Å kjøre quick-fix er egentlig en nødløsning. Med tanke på etterrettelighet, er det sikreste  å gyve løs og håndtere hele «bunken» med e-post du har samlet opp etter fraværet.

Hvordan angripe denne bunken?

Det enkle svaret er: Sorter etter avsender og jobb deg gjennom hele på vanlig handlingsorientert vis. Om du bruker Gmail (som meg) er akkurat denne biten litt tungvint. Du må gå inn på «avansert søk», velge «søk i innboks», og så skrive inn den avsenderen du ønsker å få opp. Da får du til gjengjeld en skjermet liste kun med e-post fra aktuell avsender som fortsatt er i innboksen.

Ved å sortere etter avsender blir håndteringen du at du håndterer meldinger innen én og én kontekst. Hvis Ola først har sendt deg meldingen «Kan du finne den rapporten til meg?» og han litt senere har sendt «Jeg fikk rapporten fra Kari, ikke tenk på det» er det ikke sikkert disse meldingene er gruppert sammen i samtalevisning. Når du sorterer på avsender vil du letter fange opp den mest aktuelle informasjonen . Da kan du raskere klassifisere øvrige meldinger som irrelevante og med det slette de. Sortering etter avsender gir også mulighet til å masse-slette nyhetsbrev og andre tilbud, ofte kalt «bacon» (i motsetning til spam, har «bacon-mail» legitime avsendere som har fått e-post adressen din på lovlig vis).

Alle oppgaver du finner i innboksen, lar seg ikke løse med en gang. Sortering til prosjektrettede innbokser kan da være løsningen. Om du jobber med et prosjekt kan du flytte alle e-postene tilknyttet prosjektet til egen prosjektmappe. Du må da være nøye med to ting: De uhåndtere e-postene tilknyttet prosjektet må ha sin egen mappe (evt. undermappe), mens de håndterte e-postene i prosjektet har sin mappe – referansearkivet. Dernest må du sikre at du får et påminnelse om å faktisk jobbe med prosjektet når du skal. En slik påminnelse kan du for eksempel få i form av et en epost-memo fra kalenderen.

Hvordan håndterer du ferie-eposten?

  • Om du inkluderer label:inbox is:unread i søkefeltet til Gmail, i tillegg til epostadressen til avsender får man kjapt opp uleste mail i innboksen fra en gitt avsender.

    Ofte mye raskere enn å navigere seg frem til avansert søk.

  • Jørn Kippersund

    Takk for kommentar! I prinsippet – om du følger prinsippene for innbokskontroll – er du ute etter _alle_ meldingene som fortsatt er i innboksen fra en bestemt avsender, lest eller ulest. Målet er å få opp uhåndterte meldinger fra avsender, og med innbokskontroll er alle meldingene i innboksen uhåndterte. I det øyeblikket du har håndtert meldingen enten sletter eller arkiverer du den.

    Dersom du er «oppe og går» med dette prinsippet, forsvinner poenget med å filtrere ut de uleste meldingene.

    Her er en tidligere post om «ulest vs. lest som skille på håndtert/uhåndtert»: http://innbokskontroll.no/2010/09/22/hvorfor-ikke-bruke-ulestlest-som-skille-mellom-ul%C3%B8ste-og-l%C3%B8ste-oppgaver/