Gjesteblogg: E-post vs. sosialt intranett

Et av argumentene for å ta i bruk sosiale funksjoner på intranettet er at det vil erstatte unødvendig bruk av e-post og kanskje spesielt de beryktede alle-mailene. Jeg er enig i at det er relevant argument, men den største fordelen med sosiale verktøy på intranettet er å gjøre innholdet mer relevant der det er. E-posten får sin viktige rolle og samhandlinsgverktøy på intranettet en annen.

Hva er et sosialt intranett?
Et sosialt intranet tar i bruk sosiale funksjoner som en del av intranettet eller den interne kommunikasjonen (noen bruker kun rene sosiale løsninger og har ikke et dedikert intranett). Det kan være løsninger som Yammer eller Socialcast eller det kan være integrerte tjenester som Newsgator eller egenlagede funksjoner. Målet er å skape sosial dialog blant de ansatte i en bedrift. Fordelene er mange. At ansatte enklere og raskere får svar på spørsmål er helt klart en av dem, men jeg vil framheve kunnskapsdeling og kulturbygging som aller viktigst. Og jeg vil hevde at e-post fortsatt vil være en viktig kanal og et sentralt sted å organisere oppgaver selv om det sosiale verktøyet får en sentral plass.

E-post vs. sosialt intranett
Da vi tok i bruk Socialcast i Netlife Research så vi at mengden alle-mail ble betydelig redusert. Samtidig fikk vi en meget god kanal for å dele fagstoff og få raskt svar på spørsmål. I sosiale nettverk ser du umiddelbart at noen svarer på et spørsmål og du får raskt svar fra den som vet heller enn å måtte prøve deg fram med e-poster hit og dit. Fagstoff kan vi enkelt organisere med hashtags og det er lett å søke på tidligere delt innhold. Og ikke minst, terskelen for å dele fagstoff er mye lavere. På sosiale nettverk deles det hyppig og det er akseptert, faktisk bra. E-posten kan dermed brukes til en-til-en-kommunikasjon eller mellom få og hovedsaklig handle om konkrete oppgaver. E-posten får være den viktige oppgavelisten din samtidig som det sosiale verktøyet bidrar til større og bedre utveksling av informasjon som er nyttig eller bare samlende.

Kulturbygging
Det sosiale verktøyet har helt klart en samlende funksjon, det bidrar til å bygge kultur. Terskelen er lav for å bruke humor og det er greit å spørre litt dumt. Samtidig er det en veldig viktig kanal for å lære å kjenne hverandre som kolleger og vite hva som skjer selv om man jobber ute hos kunde, har hjemmekontor eller av andre grunner er borte fra kontoret. Det å bli bedre kjent som kollegie, å vite mer om hverandre bidrar sterkt til å bygge kultur i bedriften. Språket og omgangstonen i nettverket bidrar også til å bygge kultur.

Du synes kanskje dette høres litt vel enkelt ut og det er klart at alle disse fordelene ikke kommer av seg selv. Jeg jobber i et digital byrå der vi er vant til bruke sosiale medier fra før. Det gjør det enklere. Men mekanismene er de samme, vi har et grunnleggende behov for dialog og “alle” bruker jo Facebook. Her er mine beste råd for å få det til å fungere:

  • Ansatte må se fordelen ved å bruke de sosiale funksjonene. Snakk gjerne om hva det kan brukes til. Ledere bør være synlige og vise vei.
  • Vis eksempler på bruk og ros de som bidrar.
  • Ikke lag for mange regler. Til å begynne med er det viktig at nettverket får en naturlig form, det som vokser fram da er gjerne den kulturen som ligger naturlig. Regler kan lages etterhvert om man ser at det misbrukes (lite sannsynlig) eller det blir nødvendig å organisere innholdet bedre.
  • Ikke krev, men oppfordre til bruk
  • Finn gjerne ildsjeler som bidrar til å røkte nettverket, de drar med seg andre og finner enkelt en naturlig bruk av mediet. Gi disse ansvar.
  • Vis at det virker, snakk om det som oppnås. Eks. Vi har økt kunnskapsdeling, vi har minsket bruken av “alle-mail,” vi får raskere svar på spørsmål.


E-post vs. sosialt intranett er altså ikke egentlig et versus, men et OG. Med full utnyttelse og god struktur i begge kanaler, vil bedriften både kunne skape bedre og mer effektiv kommunikasjon og vil få bedre kunnskapsdeling og kjennskap til hverandre.

 

Sesilie Halland er leder for kurs- og konferansevirksomheten i Netlife Research og blant annet prosjektleder for intranettkonferansen Intralife og Webdagene. Hun er ansvarlig for alle Netlife Research sine sosiale kanaler og har jobber med sosiale medier i 5 år.