Google dokumenter for nybegynnere

Google dokumenter (heretter «G-docs») er en nettbasert tjeneste som gir deg blant annet tekstbehandler, regneark og presentasjonsverktøy. Programmene fremstår som enkle utgaver av de mer kjente Word, Excel og Power Point, men der er noen viktige forskjeller.

Den viktigste forskjellen er at du jobber direkte på nett, uten at du trenger å installere noe lokalt. Både programvaren og dokumentene dine lastes via nettleseren, enten du sitter ved en vanlig datamaskin, eller du jobber med en smarttelefon. Du kan dermed logge deg på fra en hvilken som helst «dings» som har tilgang til internett, og jobbe fra den. (Microsoft Office har forresten kommet i gang med dette gjennom sin Office Web Apps. Denne bloggposten tar ikke for seg den tjenesten).

Typiske bruksområder for dette er mindre bedrifter, og frivillige lag og organisasjoner der flere skal jobbe med samme dokument og enda flere skal lese disse dokumentene. Et annet typisk bruksområde er samskriving av oppgaver for studenter. Selv bruker jeg dette til f.eks. vaktlisteføring på den interkommunale nattlegevakten jeg administrerer. Jeg kan enkelt oppdatere den med endringer, listen finnes kun i én versjon, og lesetilgangen kan begrenses til kun de det er relevant for. I Volda skiskyting brukes G-docs til dugnadsregneskap i forbindelse med det store anleggsarbeidet ved oppføringen av ny skiskytterarena. Alle som bidrar med dugnadsarbeid logger seg inn og fører fortløpende antall timer de har jobbet og hvilke oppgaver de har utført.

Her er det grunnleggende du trenger for at du skal ta dette i bruk:
– oppretting av Google konto
– opprette dokumenter og jobbe i disse
– fortløpende lagring og versjonshistorikk
– kopiering av dokumenter
– mappestruktur
– dele dokumenter
– konvertering av dokumenter til og fra andre format

Oppretting av Google konto og tilgang

Har du ikke G-mail adresse må du skaffe deg en Google konto for deretter å logge deg på via http://docs.google.com/. Om du allerede har en G-mail adresse, får du tilgang til Google dokumenter ved å klikke på «Disk»/»Drive» i den svarte menylinjen øverst i vinduet.

Etter innlogging kommer du til noe som heter «Google Disk/Drive». Dette er en egentlig en slags virtuell harddisk du har på nett. Om du ønsker det kan du laste ned programvare for å synkronisere denne virtuelle harddisken til din lokale PC. Du trenger ikke gjøre den lokale installasjonen av Google Disk for å ta i bruk Google dokumenter.

Opprette dokumenter og jobbe i disse

Når du er innlogget Google disk, klikker du på «opprett» til venstre i bildet og velger så om du skal lage et dokument eller f.eks. et regneark.

Klikk på «opprett» for å lage et dokument

Så er det bare å gå i gang og skrive. For å gi navn til dokumentet klikker du der det står «Dokument uten navn» oppe til venstre:

Du kan når som helst endre navnet på dokumentet

Fortløpende lagring og versjonshistorikk

Dokumentet lagres fortløpende mens du skriver. Om man er flere personer inne og skriver på dokumentet samtidig, er det noen sekunders forsinkelse før innskrivingen fra samarbeidspartneren blir synlig for den andre.

Tidligere versjoner av dokumentet forsvinner ikke. Er man uheldig (særlig aktuelt om man er flere som jobber på samme dokument), og sletter eller endrer for mye i gammelt dokument, kan man alltids tilbakestille dokumentet til tidligere versjon. Dette gjøres ved å  klikke «fil» -> «se endringslogg» og deretter velge hvilken versjon man vil stille dokumentet tilbake til.

Kopiering av dokumenter

Ofte er det aktuelt å bruke et tidligere dokument som mal for et nytt. For eksempel skriver man brev som skal til flere, bare mottager skal endres. Dette krever ekstra oppmerksomhet i G-docs. I Word har man  typisk skrevet inn endringene i opprinnelig versjon av dokumentet, og til slutt valgt «fil» og «lagre som» for å få lagret en ny kopi. I G-docs må man velge «fil» -> «Lag en kopi» før man begynner å skrive inn endringer. Hvis ikke forsvinner tilsynelatende den opprinnelige versjonen. Som nevnt i forrige avsnitt, kan man alltids finne denne igjen under endringsloggen, men det er jo ekstraarbeid man gjerne vil unngå.

Mappestruktur

Du kan organisere dokumentene dine i en mappestruktur tilsvarende det du er vant til å gjøre på en lokal PC. Klikk «opprett» -> «Mappe» og dermed er du i gang. Du kan lage undermapper og flytte dokumentene dit du vil. Mens du i Word velger «Fil» -> «Lagre som» for å velge plassering av dokumentet, kan du i G-docs (når du står i dokumentet) velge plassering ved å klikke på ikonet for mapper, rett ved siden av tittelen på dokumentet.

Merk at når du lager en kopi av et dokument, blir dette lagt på rot-nivå, og ikke i samme mappe der det opprinnelige dokumentet lå.

Det er fort gjort å gå seg vill i en litt for avansert mappestruktur. Ofte finner du dokument raskest ved å søke, og du kan også velge «nylig» i menyen til venstre på startsiden for å få fram de dokumentene du jobbet med sist. Jeg bruker selv stjernemerking aktivt for å ha rask tilgang til de dokumentene jeg stadig må revidere (vaktlister, regnskap, etc.).

Dele dokumenter

Du kan dele dokumenter på flere ulike nivå:

  • Skrivetilgang til utvalgte. Disse kan da fritt redigere i dokumentet. I endringsloggen vil det fremgå hvem som har gjort hvilke endringer. Som eier av dokumentet kan trekke tilbake skrivetilgang, f.eks. etter at en eksamensoppgave er ferdigskrevet. Du kan også velge om de du gir skrivetilgang får fullmakt til å dele ut skrivetilgang videre. Skrivetilgang krever pålogging med Google konto
  • Lesetilgang til utvalgte, med eller uten kommentarmulighet. Bare de du gir tilgang, får lov til å lese dokumentet. Lesetilgang krever pålogging med Google konto.
  • Lesetilgang til de som har lenken. Dokumentet skjermes fra Google søk, man er nødt til å ha den spesifikke lenken. Det kreves ikke pålogging med Google konto. Velegnet for «halvsensitiv» informasjon, f.eks. vaktlister, der mange skal lese og ikke alle kan forventes å ha Google konto.
  • Åpen tilgang for hele verden. Dokumentet dukker opp i Google søk, og alle som vil kan lese det. Du kan velge om hele verden skal ha skrivetilgang, kommentartilgang eller bare lesetilgang.
For å komme i gang med delingen av dokument, klikk på den blå knappen med hengelås og «del» oppe til høyre i skjermbildet:
På neste skjermbilde får du spesifisere de generelle innstillingene (se pil på bildet nedenfor) til dokumentet. Deretter kan du legge til brukere som kan ha videre rettigheter enn «allmuen». I skjermbildet får du også lenken du kan kopiere og legge inn i tweet, på bloggpost eller lignende.

Der pilen peker definerer du de generelle delingsinnstillingene for dokumentet

Konvertering av dokumenter til og fra andre format

For å konvertere et dokument fra G-docs til f.eks. Word eller PDF-format, klikk «Fil» -> «Last ned som». Om du har mottatt et dokument du ønsker å ta med til G-docs og jobbe videre med der, må du laste dokumentet opp til Google disk. Knappen for dette er rett ved siden av «opprett»:

Klikk knappen ved siden av «opprett» for å laste opp dokumenter av andre typer

Når du laster opp dokumenter av andre format, får du spørsmål om du ønsker å konvertere de til G-docs format. Du kan da risikere å miste formattering fra avanserte regneark. Om du ikke konverterer dem kan du naturlig nok heller ikke redigere disse dokumentene. Det kan likevel være hensiktsmessig å laste opp dokumenter slik for å lagre dem i ditt Google disk arkiv. Du kan da også lese dokumentene, uten redigering.

Prøvetur!

For moro skyld har jeg laget et dokument der hele verden har skrive- og lesetilgang. Prøv selv å skrive litt i dokumentet!

  • Ser at det finnes app for Google docs på iPhone og iPad. Er det å anbefale? Eller fungerer det best fra Safari?

    • Jørn Kippersund

      Jeg har opplevd ulike apper som litt trege, men også bruk fra safari har vært tregt. Tror android-tlf. har et fortrinn akkurat i forhold til G-docs. Har imidlertid nettopp installert «Google drive» som app på min iPhone. Den ser lovende ut, bl.a. med mulighet for off-line tilgang til dokumenter

  • John

    Hei Jørn, velskrevet artikkel takk for at du tok deg tid, dette er noe jeg er interessert i
    OG ift sikkerhet, er vi trygge på at vi kan legge sensitiv informasjon hos Google, ref kontaktnavn med kontaktinfo for kunder, klientdata, pasientinformasjon?
    John

    • Jørn Kippersund

      Takk for tilbakemelding John. Jeg setter pris på om kommentarer kommer med fullt navn.

      Ift. sikkerhet: Opplagt kan man ikke lagre pasientinformasjon der.

      Så er det jo grader av sensitivitet på annen informasjon. Jeg kan ikke gi nøyaktige råd om hvilket sikkerhetsnivå man skal tillate. I de sammenhenger jeg har brukt Google dokumenter, er det kun snakk om ikke-sensitiv informasjon der det er behov for deling på tvers av organisasjoner.

  • Pingback: Innbokskontroll – Regneark er ofte bedre enn spesialiserte kalender-program()