Vanlige fallgruver ved oppstart innbokskontroll

Du har kanskje vært på foredrag, eller lest min nybegynnerguide. Full av pågangsmot tømmer du innboksen, og starter et nytt liv med innbokskontroll. Hva kan gå galt? Her er de mest typiske snubletrådene som gjør at det kanskje likevel ikke fungerer så bra med innbokskontroll.

1. Du blir for opptatt av å holde innboksen tom, og blir stressa når tallet på meldinger kryper over 10 

Begeistringen og mestringsfølelsen du får når innboksen er tom gir deg så mye at du blir nærmest frenetisk opptatt av dette hele tiden. Du stiller feil krav til deg selv: Du krever at innboksen skal være tom, noe som er et urealistisk krav. Det renner jo inn ny e-post døgnet rundt. Dersom du skal holde innboksen tom, må du i praksis være i beredskap hele tiden og du risikerer å havne opp med et høyere stressnivå enn før du tok i bruk innbokskontroll. Poenget med innbokskontroll er at innboksen skal være trygg. Det vil si at alt som havner der blir håndtert i riktig tid, men ikke nødvendigvis med en gang.

Avklar med dine samarbeidspartnere at det er f.eks. sms som er hastekanalen, og øv deg på å holde deg unna innboksen når du fokuserer på andre ting.

2. Du lar deg fortsatt avbryte av innkommende e-post

Ved å la varsel om ny e-post stå på kontinuerlig, klarer du ikke å la være å sjekke denne. Dette betyr at du trolig forlater en oppgave du står midt i, og at du så håndterer den nye e-posten bare halvveis før du vender tilbake til den opprinnelig oppgaven. Å hoppe slik mellom ulike oppgaver stjeler tid og energi, og gir sjelden gevinst ved at f.eks. oppgaver får modne før du løser dem.

Ha som mål at du håndterer ferdig hver e-post ved «første berøring». Det er det mest tidseffektive. Å kikke på en e-post, vente med den til senere og så kikke på den igjen, stjeler mye tid. Av og til er det nødvendig, men ha som hovedregel å håndtere fleste mulig oppgaver bare én gang.

3. Du lar uviktige oppgaver hope seg opp på bunnen i innboksen

Når du har har etablert din innboks som en trygg innboks oppdager du at du kan legge ting du vil ha gjort i innboksen som en e-post til deg selv, og med det tvinge deg selv til å gjøre oppgaven. Dette fungerer så bra at du sender stadig flere oppgaver til deg selv, også løse idéer og lite viktige oppgaver, ting som vil være «kjekt å få gjort». Fordi disse oppgavene er så uviktige, lar du de bli liggende i innboksen til «senere». «Senere» fins sjelden som en tidsperiode der du har ubegrenset tid og rikelig med overskudd til å gjøre oppgavene. Ulempen er at disse uviktige oppgavene fyller opp innboksen, og jo flere oppgaver som ligger der, jo dårligere oversikt har du over dine uløste oppgaver.

Se kritisk på «bunnfallet» i innboksen med jevne mellomrom. Er dette oppgaver du faktisk ønsker å gjennomføre? Blir de lettere med tiden? Er svaret «ja» på det første og «nei» på det andre, er det ingen grunn til å vente lenger. «Spis frosken«, og få oppgaven gjort, eller velg oppgaven vekk. Etabler evt. en ikke-forpliktende etikett/mappe ved navn «en gang kanskje» der du kan samle på gode idéer eller ting du har lyst å sjekke ut en gang du får inspirasjon. Forutsetningen for å etablere en slik mappe er at du kan leve godt med at oppgavene som havner der kanskje aldri blir gjort.

Syns du innbokskontroll er vanskelig i praksis? Kjenner du deg igjen i tipsene ovenfor? Er det andre ting som gjør innbokskontroll vanskelig å gjennomføre?