Innbokskontroll for nybegynnere

Dette er ikke et mål i seg selv, men et viktig middel for å ha kontroll med dine uløste oppgaver. Innboksen er et kraftfullt verktøy for å skaffe seg denne kontrollen fordi svært mange oppgaver havner der direkte og fordi den er lett å jobbe med, og lett tilgjengelig.

Dersom innboksen din er overfull allerede, så kjør en quick-fix først.

Her er grepene du må ta når du tar i bruk metoden innbokskontroll:

– du må endre tenkningen rundt innkommende e-post. All e-post som havner i innboksen er uløste oppgaver. Oppgaven består svært ofte i å slette eller arkivere. Hver gang du har håndtert oppgaven knyttet til en e-post, sørger du for å fjerne e-posten fra innboksen, enten ved å slette eller ved å arkivere den.

– venn deg til å jobbe med innboksen i dedikerte økter der du ferdigbehandler hver e-post. Hvis du lar e-post bli liggende bruker du i virkeligheten langt mere tid per e-post, fordi du bruker tid ved å ta problemstillingen opp i bevisstheten igjen og igjen hver gang du kikker på oversikten over meldingene.

– slå av varsling ved ny e-post, la deg ikke avbryte når du jobber med andre ting. Avbrudd ødelegger fokus og gjør deg mindre effektiv. Sjekk heller e-post i intervaller, f.eks. annenhver time, eller enda sjeldnere.

– kjenn igjen din egen trang til å utsette kompliserte oppgaver, og bruk enkle triks for å overkomme utsettelsestrangen. Ta gjerne den vanskeligste oppgaven først («spis frosken«) eller jobb etter pipeline-prinsippet. Still deg selv spørsmålet: «Forsvinner oppgaven? Blir den lettere med tiden?» Dersom svaret er «nei» på begge spørsmål, vil du oppdage at motivasjonen din raskt har økt for å få begynne på oppgaven.

Prinsippene her gjelder også for andre innbokser enn e-posten. Jeg definerer «innboks» som et sted der uløste oppgaver samles. Det kan f.eks. være kjøkkenbenken, skrivebordet eller sms-innboksen på telefonen.

Kontakt meg gjerne på f.eks. twitter dersom du har kommentarer eller spørsmål rundt metoden.

Følg med her på bloggen for neste bloggpost som heter «Vanlige fallgruver ved oppstart innbokskontroll.»

Lykke til!