Fraværsmelding på e-post – hvilken info mangler nesten alltid?

Årets sommerferietid går mot slutten. Jeg har mottatt mange fraværsmeldinger på e-post, også denne sommeren. Det er en fin ting å legge inn fraværsmelding på e-posten med melding om f.eks:

  • når du kommer tilbake
  • du leser «e-post sporadisk i ferien»
  • hvilket telefonnummer du kan nås på med ting som er virkelig viktige
  • hvem i virksomheten som kan kontaktes i stedet for deg.

Hittil har jeg imidlertid enda ikke lest en eneste fraværsmelding med den mest sentrale informasjonen: «Vil e-post mottatt i feritetiden bli/ikke bli håndtert når ferien er over?» Er innboksen din trygg i ferien og lar du de du samarbeider med få vite dette?

Jeg klandrer ingen for å stenge innboksen i ferien. Men for de som sender deg e-post, vil det være en stor fordel om du i fraværsmeldingen er tydelig på hva som vil skje med den e-posten de nettopp har sendt deg. Spesielt hvis realiteten er at de fleste e-postene du mottar i ferien blir liggende i en stor haug du skal ordne opp i…. senere en gang.

Her er forslag til en ærlig fraværsmelding for deg som kanskje har innbokskontroll til vanlig, men hvor feriens e-post gir deg en uoverkommelig mengde du aldri får håndtert, før du kanskje bare tvinges til å starte på nytt med Quick-fix:

"Jeg har ferie til xx.måned. Ikke regn med at e-posten du har sendt
meg i ferien vil bli håndtert. Skal du være sikker på at jeg 
håndterer din e-post må du sende den på nytt etter at jeg er tilbake, altså etter xx.måned.
I mitt fravær kan Kjell Kontormann kontaktes på e-post adresse xx@xx.com."

Dersom du har innbokskontroll til vanlig, og også syns du har kontroll på det som måtte hope seg opp i løpet av en ferie, kan du være tydelig på det også:

"Jeg har ferie til xx.måned. Din e-post vil bli håndtert, men ikke 
før etter jeg er tilbake fra ferie. I mitt fravær kan Kjell
Kontormann kontaktes på e-post adresse xx@xx.com."

Har du savnet tydeligere fraværsmeldinger på e-post? Hva skriver du selv i dine fraværsmeldinger?

  • Eivind Lied

    Sendte e-post til Nycomed i sommer med et faglig spørsmål. Fikk automatisk svar om at de hadde ferie, men at e-posten ville bli besvart mandag 30. juli. Og det ble den også 🙂 Eksempel til etterfølgelse!

    • Jørn Kippersund

      Jepp, bra eksempel! At de signaliserer trygg innboks gjør at du kan slappe av og ikke tenke på å skulle følge opp e-posten. Du vil få svar til din innboks