E-post fyller 40 – hvorfor er det ingen som feirer?

I disse dager fyller e-post som kommunikasjonskanal 40 år. E-post har gitt oss en lynrask måte å formidle mye og presis informasjon til nøyaktig de menneskene vi ønsker. Hva er galt med det? Svaret ligger først og fremst i disse to forhold:
– information-overload
– lukket natur uten deling av kunnskap og informasjon

Mange hevder e-post lider av midtlivskrise da stadig færre ungdommer bruker e-post og da problemene med e-post for bedrifter og organisasjoner blir stadig tydeligere. Sjefen i det franske IT-firmaet Atos har blitt verdensberømt etter å ha gått i spissen for en «no e-mail policy» i sitt firma.

Noen vil huske bloggduellen om e-post mellom meg og Eirik Hafver Rønjum. Siden duellen min med Rønjum innrømmer jeg gjerne at jeg har beveget meg noe i mitt syn på e-post. Primært ser jeg tydeligere at problemet med manglende deling er den største ulempen med e-post. Ved bruk av e-post blir ikke spørsmål og diskusjoner i en organisasjon søkbare og tilgjengelige for resten av organisasjonen. Man kan oppnå deling ved å sende  «to all», men det fører til overfylte innbokser og informasjonskaos for den enkelte. Et intranett med åpne diskusjonforum/nyhetsstrømmer/mikroblogger vil i mye større grad komme hele organisasjonen til gode.

Her ville deling på intranettet vært bedre

La meg likevel raskt skyte inn at jeg fortsatt mener fordelene med e-post med god margin overstiger ulempene, og at jeg tror e-post vil overleve også de neste 40 år. Jeg ser det likevel ikke som et enten eller, men som et både og. E-post er uovertruffent til kommunikasjon på tvers av organisasjoner. Intranett bør i mye større grad brukes innad i organisasjoner.

Problemet med irrelevant informasjon på e-post blir ikke større enn man lar det få bli. Det tar angivelig bare 3 sekund å skumme gjennom, ta stilling til og så slette en e-post. Med andre ord kan man kvitte seg med 100 irrelevante e-poster på 5 minutt. Det største problemet med irrelevant e-post er om man lar seg avbryte av all den innkommende e-posten. Å håndtere e-posten i dedikerte økter for så å stenge varsling om ny e-post den mens man jobber med andre ting er et nøkkelgrep om man skal holde hodet over vannet i informasjonsfloden.

Bloggeren Bjørn Hopland skriver glimrende om hvorfor e-post fortsatt vil overleve. Frihet for sender og mottager til å kunne velge tidspunkt for skriving/lesing er et av de viktigste argumentene for e-post. En privat innboks der du har kontroll med løste/uløste oppgaver som du vet ligger der trygt, er et annet. Behovet for en slik tydelig definert liste over hva du ønsker/må følge opp vil ikke bli mindre med årene etterhvert som informasjonsstrømmen øker. Om denne listen kalles «e-post innboks», «mentions» på twitter, intranett eller andre sosiale medier er egentlig underordnet. Det viktigste er at du selv har en bevissthet rundt hvor du holder oversikt over dine uløste oppgaver, og at du til de du samarbeider med formidler hva som er din trygge innboks. Innbokser vil fortsatt bli håndtert best med innbokskontroll.

  • Jeg er enig med Sjefen i det franske IT-firmaet Atos i at løsningen på mange e-postproblemer er organisatoriske. Jeg tror at problemer rundt deling også er organisatoriske. Vi trenger å utvikle en kultur for deling i vår organisasjon for å finne en løsningen på problemet med deling. Søkbarhet er en form for deling, men oftere ser jeg at vi trenger et menneske, eller en såkalt Maven (http://en.wikipedia.org/wiki/Maven) for å hjelpe oss med å finne den informasjonen vi behøver.