Dårlig innbokskontroll eller bare dårlig dømmekraft hos Audun Lysbakken?

Mange har oppfordret meg til å tilby statsråd Audun Lysbakken hjelp med innbokskontroll etter siste tids avsløringer rundt uheldig tildeling av midler til selvforsvarskurs. Bl.a. hevdet Lysbakken at all dokumentasjon var lagt fram for Stortinget, mens det senere viste seg at flere e-poster angående saken ikke var lagt fram. Lysbakken skyldte på dårlig søk, og vil engasjere eksperthjelp for å sikre at all relevant kommunikasjon kommer fram.

Faksimile fra aftenposten.no

Det virker utvilsomt klossete at en minister (med hjelpere) ikke raskt kan legge fram relevant kommunikasjon i en slik sak. Men er det dårlig innbokskontroll? Ikke nødvendigvis, men trolig.

Innbokskontroll handler om å ha få meldinger i sin innboks og kontroll med at oppgavene der blir gjort i tide. Lysbakken har da vitterlig håndtert saken om støttetildeling til selvforsvarskurset, og følgelig gjort oppgaven. At han utførte dårlig dømmekraft og utførte oppgaven dårlig, er en helt annen sak. Da Lysbakken håndterte saken i første omgang anså han seg trolig som ferdig med saken (så feil kan man ta) og strøk den fra oppgavelisten/innboksen sin. Problemene oppstår nå når han skal finne igjen relevant korrespondanse i arkivet, altså hans system for referanseinformasjon.

Skal innbokskontroll fungerere, er du avhengig av å stole på arkivet ditt. Du må raskt flytte ferdighåndtert e-post fra innboksen til arkivet. Som minister må du trolig gjøre noen ekstra krumspring ved slik arkivering for å sikre at e-posten blir journalført skikkelig i hht. kravene om offentlige postjournaler i departementene. Jeg håper Lysbakken har hjelpere han kan delegere praktiske arkiverings- og postjournalføringsrutiner til når postmengden blir uoverkommelig for ham alene, noe den sikkert blir.

Gode arkiveringsrutiner med enkle metoder for å finne igjen relevant e-post er altså en del av innbokskontroll-metodikken. Slik saken fremstilles nå er det noe grunnleggende galt med enten måten statsråd og hjelpere tilnærmer seg arkivet på, eller med systemene som brukes i departementet. Innbokskontroll forutsetter både riktige system og riktig bruk av systemene.

Vi kan altså nesten slå fast at Lysbakken har dårlig innbokskontroll, og da primært i forhold til orden og riktig tilnærming til referanseinformasjonen sin. Når jeg tar det lille forbeholdet med «nesten slå fast», skyldes det jo et siste ubehagelig alternativ: Lysbakken har stålkontroll med både oppgavestrøm og referansearkiv, men har bevisst holdt tilbake informasjon for offentligheten. La oss håpe så ikke er tilfelle.

  • Innbokskontroll er viktig. I denne saka er det også spørsmål om korleis samarbeidet i den politiske leiinga har vore. Eg skriv om det: http://marittotland.blogspot.com/2012/02/korleis-leva-med-eit-ansvar-som-andre.html

  • Jeg tror på dårlig innbokskontroll og dårlig dømmekraft. Så skylder en på førstnevnte.

  • Jeg synes det høres litt for enkelt ut å skylde på dårlig kontroll med epost og arkiver. Jeg vil tro statsråder har relativt gode rutiner for slikt – De har sikkert et hav av eposter de må forholde seg til på daglig basis…

  • I det offentlige holder ikke arkivering i innboksen. Det må inn i saksbehandlingssystemet, bl.a. for å komme i postjournalen, være søkbart senere uavhengig av person osv. Problemet er når du får fler hundre eposter om dagen, og det tar fra 1 til 5 min å få registrert dem i systemet… Som d gjør for meg i ePhorte, som store deler av forvaltninga bruker. Er du skikelig nerd – les arkivlova med forskrifter…

    • Du påpeker et vesentlig problem; Kjerneelementet i innbokskontroll er jo å raskt håndtere de som kan raskt håndteres. Når arkiverings- og postjournalrutinene ligger utenfor e-post programmet, blir det nødvendigvis en omfattende prosess. Løsningen på lengre sikt må være at offentlige instanser der allmennheten har innsynrett lar e-post programmene være tilgjengelige for lesing direkte. Innkommende e-post må da gjennom en kjapp filtreringsprosess før de havner i innboksen der «unntatt offentlighet» blir merket særskilt og ikke blir tilgjengelig for innsyn.

  • Morten Uglebjerg Norli

    Jeg liker jo mannen så jeg håper at gunnen er dårlig innbokskontroll.