Send e-post til deg selv – husk alt!

De som tar i bruk innbokskontroll trekker ofte fram «e-post til meg selv» som det som gir de mest ved metoden. Når innboksen er trygg (trygg innboks = det som havner i innboksen blir håndtert i tide) er den et glimrende sted å ta vare på ting du skal huske eller plutselige idéer. Det kan være du er på byen og låner 200 kr av en veninne du gjerne vil huske å betale tilbake, eller du kan være på vei hjem fra jobben og komme på noe du skulle ha gjort der og som du må huske til i morgen. Listen over mulige eksempler er uendelig.

Forutsetningen for å enkelt kunne sende e-post til seg selv er naturligvis at du har e-post programmet for hånden. Med smartphone er det aldri langt unna. Med egen app for akkurat dette formålet er muligheten for en rask e-post til seg selv enda nærmere. Fred-R Skau-Nilsen tipset meg om android-appen Email To Self som fikser dette.

(Tilføyelse 11/2-13: Siden denne posten ble skrevet har jeg i stedet funnet appen «captio» som jeg nå bruker. Fordelen med den er at du slipper å bli sendt til innboksen etter å ha sendt melding til deg selv.)

Tre apper for rask e-post til deg selv på iPhone

Selv er jeg iPhone-bruker og har meget kjapt testet de 3 appene jeg fant for dette.

1. Mail Myself! (7 kr). Testvinner. Åpner iPhone sitt eget mailprogram med ferdig utfylt adressat (deg selv), klar til skriving. Du får ikke sette standard tittel på meldingen, men til gjengjeld kan du da la det du skulle huske stå som tittel. Når du er ferdig med meldingen står du i innboksen på iPhone sin innebygde e-post klient.

2. MailMe Text (14 kr). Dyrere, og etter min mening litt dårligere. Det åpner seg en egen mail-klient, ikke iPhones egen. Du setter standard tittel på meldingen, og skriver så det du skulle huske som innholdstekst. Når du er ferdig kommer det opp et litt irriterende vindu med mulighet til å skrive enda en ny melding, noe du sjelden har bruk for ved slike impuls-mailer.

3. Mail Myself (gratis). Gratis, men jeg fikk det ikke til å fungere. Brukte ikke mer enn ett minutt på å prøve, men mer tid burde det da heller ikke ta.

Hele forutsetningen for at dette skal fungerer er altså at innboksen din er trygg. Da har du til gjengjeld et kraftfullt verktøy for å huske alt – alltid.

  • Bra appråd! Har kjøpt.

    Et relatert råd jeg har hatt mye glede av er å bestemme meg for én trygg innboks til hvert arbeidsforhold: For eksempel. (1) Klinisk jobb, (2) undervisning og (3) nettaktiviteter

    Å raskt kunne sende en e-post til adressen i en av de andre jobbene hjelper veldig på stressnivået. Det kan være en idé til neste forelesning som dukker opp på visitt, eller en idé til en poliklinikk som dukker opp mens jeg surfer rundt.

    Ved å sende en e-post og vite at den blir ivaretatt om noen dager når jeg er tilbake i den andre jobben slipper jeg å gruble og stresse over det i mellomtiden.

    Hva sier læren om innbokskontroll om flere innbokser?

    • Generelt bør man ha så få innbokser som mulig. Tydelige kontekst-spesifikke innbokser kan imidlertid ofte være både en fordel og helt nødvendig. Å videresende fra en innboks til en annen bør fungere fint slik du beskriver hvis tanken på de uløste oppgavene i én innboks ikke plager deg så lenge du er i en annen kontekst. For mange er imidlertid skillet mellom jobb og fritid mindre tydelig enn før. En del oppgaver fra jobben løser man best i ro og fred hjemme i sofaen, samtidig som mange tar med seg private oppgaver på jobben, f.eks. via e-posten der. Jeg er ikke så redd for at dette skillet blir utvisket, nettopp fordi sofaen kan representere distraksjons- og avbruddsfri sone som gir bedre ro og tilfredsstillende arbeidssituasjon. Forutsetningen er imidlertid at man er tydelig på å gi seg selv oppgavefri fritid. Teknologien setter ingen grenser, de må man sette selv.

      • Har blitt sittende og tenke på sekretærenes rolle de siste dagene: Gode sekretærer kan jo gjøre en super jobb med å generere distraksjons- og avbruddsfrie soner, ved å sortere henvendelser etter hastegrad og svare høflig med antydning om ventetid til den som ringer eller skriver.

        Har du tanker om de menneskelige sekretærenes rolle i et system med innbokskontroll?

        • Som du sier har sekretærer f.eks. hos en fastlege en viktige rolle med å skjerme konsultasjoner for avbrudd. Helt avgjørende for at dette skal fungere er at sekretærene har en trygg innboks å kanalisere henvendelsene til! Det er f.eks. svært frustrerende for en sekretær å ta imot en beskjed og si at «legen ringer deg i ettermiddag» og så følger ikke legen opp dette. Skal sekretæren gjøre en god jobb trenger altså legen å legge til rette med trygge innbokser der henvendelser kan tas vare på i påvente av slutthåndtering fra legen.

  • For papirfakturaer finnes appen Fakturaskanner! Den leser kjapt inn all data (KID, kontonummer, beløp) og du kan sende det på e-post til deg selv!

    Det burde passe fint inn i systemet 😀

    Les mer på http://fakturaskanner.no

    • Takk for bra tips om fakturaskanner til e-post eller direkte til nettbank. Vil bli kjøpt og testet! 🙂

  • Pingback: Kalenderkontroll « Jørns blogg om Innbokskontroll()

  • Pingback: Innbokskontroll – Workflowy – felles handleliste for familien()