Hva er egentlig innbokskontroll?

Denne uken holder jeg 3 foredrag i Oslo om innbokskontroll. Både Webdagenes gjester og medlemmene av Oslo GTD gathering får høre om metoden. Her er et lite overblikk for de som ikke får med seg foredragene.

Før jeg skapte begrepet innbokskontroll, leste jeg flere selvhjelpsbøker om å redusere stress og bedre produktivitet. Den som trolig er mest kjent i Norge er Få ting gjort (Getting things done) av David Allen.

Alle disse bøkene kretser egentlig rundt tre hovedprinsipp:

1. Ha et system hvor du har oversikt over dine uløste oppgaver for å slippe å ha dem i hodet.

2. Bekjemp din egen utsettelsesatferd.

3. Unngå avbrudd for å skape gode arbeidssituasjoner.

Også i metoden innbokskontroll er disse tre prinsippene bærende. Den største forskjellen i forhold til andre metoder er at jeg anbefaler å bruke e-postens innboks som stedet for de uløste oppgavene. Dermed slipper man å etablere nye systemer, ny programvare eller nye tekniske duppeditter. Du bruker de systemene du allerede har. Den praktiske korte definisjonen av innbokskontroll blir da slik:

Du har få meldinger i innboksen, og du har kontroll med at meldingene der blir håndtert i tide.

Når innboksen defineres som en oppgaveliste endrer det drastisk din egen tilnærming til innboksen. Du slår deg ikke lenger til ro med å kikke over innkommende e-post og la den bli liggende og hope seg opp. Raskt legger du deg til en vane der du fjerner e-post fortløpende fra innboksen. Enten ved å gjøre de oppgavene som er knyttet til e-posten, eller ved å slette/arkivere e-posten.

Mange tror at dette betyr at man må bruke enda mer tid på e-post. Det må man ikke. Sannheten er at man med en full innboks bruker langt mer tid på hver enkelt e-post. Dette fordi man stadig vekk må «bla» seg gjennom e-posten som ligger der fra før. Gammel e-post dukker dermed opp i bevisstheten gang på gang, uten at den blir ferdighåndtert. Tid/oppmerksomhet brukt per e-post blir dermed langt mer enn om du ferdighåndterer en e-post ved første gangs lesning.

Hverken et fullt skrivebord eller en full innboks gir god oversikt over uløste oppgaver

«Jeg kan ikke håndtere all den e-posten jeg får» er det mange som sier. Jeg vil påstå at «å ikke håndtere» er også en form for håndtering. Når e-posten hoper seg opp i innboksen har du i realiteten valgt vekk å gjøre noe i forhold til de e-postene som forsvinner ned på lista. Et slikt valg kan være svært riktig. Det er mange e-poster som ikke fortjener særlig oppmerksomhet fra deg. Poenget er at dette valget bør du gjøre bevisst, slik at du ikke tilfeldigvis mister ut e-poster du absolutt bør gjøre noe i forhold til.

Jeg definerer «innboks» som «en samling uløste oppgaver». Etter denne definisjonen har vi mange andre innbokser enn e-post-innboksen. Også sms-innboksen på telefonen, plastikkurven på skrivebordet, skrivebordet selv, kjøkkenbenken hjemme, skittentøyskurven m.m. er eksempler på innbokser. Metoden brukes med samme hell overfor disse innboksene: La kun uløste oppgaver bli igjen i innboksen, fjern alt annet. Kjenn igjen og bekjemp din egen utsettelsesatferd.

Trenger du en oppskrift for en rask start? Ta en kikk på Quick-fix for full innboks. Lykke til!

  • Ja, det tok noen måneder før jeg klarte å ta steget, men nå har jeg sett lyset. Takk, Jørn!