Gode råd om innboksen til studenter fra Dagens Næringsliv?

«Orden i innboksen – steg for steg» var den svært lovende forsidehenvisningen på Dagens Næringsliv 22.august. Over 4 sider i magasinet «DN Talent» som er rettet mot studenter, tips om hvordan de kan holde innboksen ryddig.

Lovende forsidehenvisning i Dagens Næringsliv, 22.08.11

Skuffet må jeg konstatere at DN-artikkelen ikke hjelper studentene med de viktigste grepene for å holde innboksene liten og oversiktlig:

– forholde seg til innkommende e-post som uløste oppgaver

– unngå utsettelsesatferd

.

Den uviktige e-posten er ikke problemet

Utover det som nok for de aller fleste studentene er overflødige tips om hvordan man oppretter mapper i Hotmail og etiketter i G-mail, gir DN tips om hvordan man kan få den uviktige e-posten vekk fra innboksen. Blant annet ved bruk av «prioritert innboks» hos G-mail (akkurat det har jeg spesifikt frarådet i tidligere bloggpost), ved bruk av filterfunksjoner eller massehandlinger (flytte all e-post fra samme mottager samtidig til en mappe f.eks.).

Saken er bare den at det er ikke den uviktige e-posten som skaper fulle innbokser. Uviktig e-post fjernes raskt fra innboksen, også ved manuell sletting. Det er den viktige e-posten som hoper seg opp. Den som inneholder uløste oppgaver vi utsetter, eller e-post med viktig informasjon som vi tror det er lurt å ta vare på i innboksen. Enkle grep for å bekjempe utsettelsesatferd er langt viktigere å fokusere på.

Stjerner eller flagg?

DN foreslår også stjerne- eller flaggmerking av viktig e-post som trenger oppfølging. Dette har jeg også spesifikt frarådet i en tidligere bloggpost. Hvorfor? Det er et lang mer kraftfullt verktøy å la plassen i innboksen i seg selv fortelle deg at meldingen trenger oppfølging, heller enn at du aktivt må velge ut hvilke e-poster som trenger oppfølging. Jeg foreslår omvendt bevisbyrde: En e-post krever din oppfølging til det motsatte er bevist. Bevisførselen sluttføres ved at du enten arkiverer eller sletter e-posten. Dette sikrer etterrettelighet og gjør innboksen din trygg. I en trygg innboks blir alle oppgaver håndtert i riktig tid.

Prioritering etter hastegrad?

Fargekoding i ulik hastegrad fungerer heller ikke. Hvorfor ikke? Jo fordi innstrømmen av nye oppgaver (e-poster) pågår kontinuerlig, og følgelig får alle hastegrader kontinuerlig påfyll. Dermed rekker du aldri å gjøre deg ferdig med «haster» før det fylles på med nye oppgaver som også «haster». «Til senere» kommer du da aldri.

Innbokskontroll fungerer også for studenter

Det enkle er ofte det beste. Reserver innboksen for uløste oppgaver, slett eller arkiver resten. På denne bloggen har vi tidligere hørt om hvordan det kan fungere på en IB-skole med høyt e-post volum.

Kjære studenter: Ta i bruk innbokskontroll og ta med deg en god vane videre i livet. Lykke til!