Vaktplanlegging i turnusyrker – enkle triks for bedre flyt

Jeg har de siste to årene vært sjef for en interkommunal nattlegevaktordning. Nettene skal fordeles på 25 leger, og vaktoppsettet skal distribueres til både legene selv, og parter vi samarbeider med. Slike vaktfordelingslister fins det mange av både i yrkeslivet og i frivillige organisasjoner. Her er noen enkle triks for å gjøre det lettvint for både den som har ansvaret for listene, og dem som er ført opp på listene.

Bruke en nettbasert løsning

Vaktlisten for nattlegevakt legges ut i Google documents. Den fins dermed bare i én versjon. Borte er papirutskrifter på oppslagstavler og skrivestuer. Borte er masseutsendelse av e-post med stadig oppdaterte filvedlegg. Ingen trenger å lurer på om noen har byttet vakt eller ei. Listen på nettet er eneste gjeldende versjon. Bytter er bare gyldige om de står oppført på nettet.

Jeg har valgt å være den eneste med redigeringstillatelse til listen. Det koster meg svært lite å motta en e-post med endringer hvis folk har byttet vakt eller lignende, og så oppdatere det i google dokumentet. Har man erfarne brukere kan man lett gi f.eks. en lege ved hvert legesenter redigeringstillatelse. Og det hele er gratis.

Sett opp turnus for en lang tidsperiode av gangen

Jeg setter opp vaktturnus tre ganger i året: For høsten, for våren og for sommeren. Sommerturnus skal være klar seinest 10.mars. Høstturnus har jeg klar i mai, og vårturnus i oktober. Dette gjør det enklere for både meg og for dem som deltar i vaktsystemet. Jeg gir alle mulighet til å komme med innspill før jeg setter opp vaktene, med tanke på fravær i form av kurs, ferier eller lignende. De store og viktige planene har folk lagt i god tid, men alle de små planene (konserter eller weekendturer) har de ikke rukket å planlegge. Dermed blir det få innspill jeg behøver å ta stilling til når jeg setter opp lista. For vaktlegene er det en stor fordel å vite vaktene sine så lenge på forhånd. Det gir gode muligheter for å planlegge, og evt. å bytte hvis de ser de trener det. Vaktlista ligger der – de slippe å vente på neste vaktoppsett.

Bruk regnskap for å holde rede på ubekvemme dager

Det er en smal sak å føre et regnskap over vaktfordelingen parallelt med at man setter opp vaktturnusen. Dette gjør jeg i regnearkfunksjonen til Google docs. Jeg fører 3 slike regnskap:
– hverdagsvakter
– helgevakter
– høytidsvakter (jul, påske og 17.mai)

Regnskapet er tilgjengelig (kun lesetilgang) for alle i vaktkorpset, og  det fjerner all tvil rundt spørsmålet om vaktbelastningen fordeles jevnt og rettferdig.

Denne måten å gjøre det på koster altså svært lite arbeid for meg som listeansvarlig, samtidig som den gir forutsigbarhet og oversikt for dem som deltar i vaktordningen.

  • Meget godt innlegg. Fristende å begynne lobbyvirksomhet for å få vaktlister på sykehuset ut på samme måte.

    Er det noen som reagerer og synes det er galt å ha slike dokumenter liggende hos Google?

    • I starten lot jeg vaktdokumentet ligge offentlig, kun med google documents adressen. Vanskelig å finne for utenforstående altså, men mulig. Vaktlister bør jo ikke ligge offentlig ute. Da jeg lukket listene og man måtte logge seg på med google-konto (kun vaktkorpset + LV-sentral var gitt lesetilgang), ble det vanskelig for noen og kravet om vaktlister som filvedlegg til e-post dukket opp. Jeg avviste dette da det med en gang ville skape versjonsproblematikk. I stedet tilbød jeg meg i å drive internundervisning om google-konto oppretting og pålogging. Legekorpset klarte seg selv viste det seg, og nå tror jeg alle er svært fornøyd med måten listene er distribuert på.

  • Pingback: Maler for årskalender 2012 i Google dokumenter « Jørns blogg om Innbokskontroll()

  • Stine

    Takk for god hjelp!

  • Pingback: Innbokskontroll – Google dokumenter for nybegynnere()