En historie om antiutsettelse fra virkeligheten

Vi mennesker har en tendens til å utsette. Vårt naturlige instinkt er å søke mot det som gir oss minst ubehag de neste minuttene. Hvis tanken på en oppgave gir oss ubehag, søker vi vekk fra ubehaget ved å la være å gjøre oppgaven. Dette gir oss en umiddelbar lindring fra ubehaget. For å gjøre det motsatte – å gjøre de ubehagelige tingene med én gang – kreves det ekstra energi og ekstra mobilisering fra oss. Denne mobiliseringen kaller jeg antiutsettelse – å aktivt gi seg i kast med en oppgave du egentlig vil skyve foran deg.

Den følgende historien ble fortalt meg av en god venn av meg som er mellomleder i en stor produksjonsbedrift. På sin avdeling hadde han 14 saksbehandlere som blant annet skulle fakturere kunder når prosjekt var avsluttet. I en hektisk hverdag ble det meste prioritert før denne litt kjedelige oppgaven. At faktureringen ble utsatt skadet både likviditet og ga tapte renteinntekter for firmaet. Min mann hadde derfor et berettiget påtrykk «fra oven» om å få unna restansene i faktureringen. Gjentatte ganger forsøkte han derfor å mane medarbeiderene til innsats ved å fortelle hvor viktig det var å få gjort dette raskt.

Formaningene førte ikke fram. Medarbeiderene klaget over at de ikke hadde tid til å gjøre denne faktureringen. Min mann tok da grep i forhold til medarbeiderenes kalender. Der satte han av en halv dag hver eneste uke hvor medarbeiderene skulle jobbe dedikert med faktureringen. Heller ikke dette syntes å hjelpe. Tallet på restanser lå stabilt høyt og uforandret.

Purringene fra høyere hold tiltok i styrke, og min mann fant ut at han måtte ta grep. Han besluttet derfor å offentliggjøre en liste på lunsjrommet én gang i uka der det sto hvor mange restanser hver enkelt medarbeider hadde. Altså en meget mild form for gapestokk.

Tallet på restanser falt raskt før det kom et «motangrep» fra faktureringsavdelingen. Ny peak i uke 36, 2010, skyldtes ferie hos den som punsjet inn faktureringsstatus

Tallet på restanser hadde i flere år ligget på rundt 250 til en hver tid. Tallet falt raskt, og etter et «motangrep» fra faktureringsavdelingen med en ny stigning, falt etterhvert tallet til komfortable 70. Der ligger det fortsatt, mer enn 2 år etter at ordningen ble innført. Avdelingen kan puste lettet ut over at de holder unna for presset. Det beste av alt er at medarbeiderene er mer fornøyde og kjenner seg mindre stressa enn før.

Historien viser flere ting:

– ofte skal det bare et lite dult til for at folk skal endre atferd (anbefaler forøvrig boka Nudge – som omhandler nettopp dette)

– en oppgave du uansett må gjøre, gjøres best med én gang. Den tar like mye (eller mer!) tid å utføre senere. Når du utsetter den stjeler den i tillegg mental energi i ventetiden ved at du tenker på at du burde ha gjort den

– medarbeiderene opplevde det hele som svært positivt, selv om de fikk trussel om en negativ sanksjon (å bli avslørt som sinke på restanselisten) de ikke hadde før. De brukte ikke mer tid på faktureringen enn før, men de slapp stresset det innebar å ha hengende over seg at de hadde ugjort fakturering liggende

Moralen er: Står du overfor en oppgave du ikke har så lyst til å gjøre akkurat nå, still deg selv følgende 2 kjernespørsmål:

– forsvinner oppgaven?

– blir den lettere med tiden?

Dersom svaret på begge spørsmål er «nei», vil du som regel raskt bli mer motivert for å gjøre oppgaven straks.