Innbokskontroll for techno-geeks

Denne uken hadde jeg coaching-samtale med en gjeng fra firmaet Netlife Research. Dette er  et selskap som er høyspesialisert på utvikling av internett-løsninger og informasjonsarkitektur. Folkene som jobber der ligger helt i spissen mhp. kjennskap til og interesse for teknologiske duppeditter og internett generelt.

Dette er techno-geeks som er tilstede på svært mange digitale arenaer. I en slik digital jungel blir spørsmålet ”hvor finner jeg mine uløste oppgaver” ekstra viktig å svare på. Hva er innbokser med oppgavestrøm, og hva er referanseinformasjon man bare leser for å holde seg orientert?

Det interessante er at samtalen viste at teknologisk kunnskap ikke er nok for å oppnå oppgavemestring. Uansett hvilke teknologiske løsninger du tar i bruk, er du fortsatt avhengig av de rette kognitive (tankemessige) grepene hvis du ønsker å vinne kontroll over de uløste oppgavene. Når du står overfor en melding: Gjør deg opp en mening om dette er en oppgave som krever noe av deg, eller om det bare er referanseinformasjon du kan arkivere og dermed fjerne fra innboksen.

Are Halland har nettopp arkivert 18.000 e-post meldinger og kan skue utover tom innboks.

Skal du unngå å la bekymringen for uløste oppgaver kverne i hodet, trenger du å samle de et sted de ligger trygt. Det vil si et sted hvor du klarer å holde oversikt over oppgavene og hvor du vet de blir gjort i tide. Are Halland gikk ut etter møtet og arkiverte sine 18000 e-post som lå i innboksen (se bilde, meldt på twitter). Det blir spennende å se om han opplever økt oppgavemestring når han nå tar i bruk innboksen som et sted hvor han kun beholder uløste oppgaver.

Som en kuriositet kan man se på bildet at han har over 300 meldinger i ”utboks”, altså påbegynte e-post kladder. I realiteten blir en slik strategi bare enda en innboks, og det øker sjansene for at oppgaver glipper i den ordinære innboksen, ref. tidligere bloggpost.