Skill referanseinformasjon og oppgaveinformasjon

En viktig grunn til at folk ikke oppnår innbokskontroll, er at de ikke tar aktivt stilling til om e-posten de får består av oppgaveinformasjon eller referanseinformasjon.

Oppgaveinformasjon: Informasjon som krever handling fra deg

Referanseinformasjon: Informasjon som kan være nyttig en dag og som du derfor ønsker å ha tilgjengelig for et søk.

En e-post som inneholder referanseinformasjon oppfattes som viktig, og vi har derfor en vegring i oss for å gi slipp på den. Problemet er bare da at vi lar den fylle opp innboksen og stå i veien for de uløste oppgavene. Vi gir ikke slipp på den selv om den blir arkivert! Dagens e-post programmer har kraftige søkemotorer som lett lar deg finne den igjen når du trenger den. Gir du den en etikett/tag eller putter den i en mappe, finner du den enda lettere. Det viktigste er altså at du fjerner den fra innboksen. Er du i tvil – arkiver!

Noe informasjon skal leses – lesingen er en oppgave i seg selv. Vel, da leser du den og er så kjapp til å arkivere den. Prinsippet er fortsatt: Kun uløste oppgaver skal bli liggende i innboksen.