Innbokskontroll for Yngre Legers Forening

I går (21.okt 2010) holdt jeg et 50 minutters foredrag om innbokskontroll for tillitsvalgte i Yngre Legers Forening. Mange ga tilbakemelding om at dette var en metode de hadde tro på, og som de ville ta i bruk når de kom hjem. Til de av dere som var på forelesningen: Kom gjerne med tilbakemeldinger under denne bloggposten på hvordan det er å ta metoden i bruk! Innbokskontroll er lillebroren til Getting Things Done-metodikken som Morten Røvik underviser i Norge. Denne metodikken får bred omtale i VG Helg lørdag 23.oktober. Løp og kjøp!

«Yngre legers Forening» er en organiasjon for leger som er i spesialisering på sykehus, assistentleger. De behøver altså nødvendigvis ikke å være så fryktelig unge. Assistentleger på sykehus har en travel hverdag, og bombarderes av oppgaver fra mange ulike kanaler. Noe haster, mye kan vente, mye får man aldri bli gjort.

Det at du som assistentlege får så mange forskjellige typer oppgaver fra så mange forskjellige kanter, stiller ekstra store krav til å ha et bevisst forhold til hvor du samler opp de uløste oppgavene. Plastkurv på kontoret, lommer på frakken, timebok på poliklinikken, gule lapper ved journal-PC i akuttmottaket, sykehusets interne epost-system, ditt eget epostsystemt, notatbøker etc. etc. Bruk prinsippene fra Innbokskontroll-metodikken:

– identifiser dine innbokser
– hold tallet på innbokser så lavt som mulig
– behold bare uløste oppgaver i innboksen, fjern alle andre

Lykke til!

  • Hyggelig at du nevner meg i bloggen din 🙂

    Det er visst noe med den metodiske og analytiske tilnærmingen til oppgavehåndtering i GTD som tiltrekker leger tror jeg. Det er mange leger som har henvendt seg med interesse for å lære mer.

    Jeg liker forøvrig din light-versjon av GTD som et sted å starte!

    • Innbokskontroll er ikke en konkurrent til GTD – mer som et farmerlag 🙂

  • Og ikke nok med at oppgavene er mange: Mye av informasjonen inneholder persondata så hver eneste gul lapp på skjermen eller hvit lapp i baklomma må komme med til makuleringsmaskinen.

    Jeg har foreløpig ikke funnet noen innboks som er bedre enn en liten svart lommestor notatbok som låses inn i skapet fra frakken og kan makuleres etter bruk.

    Hva bruker du selv som innbokser? (kanskje har du allerede svart på det i en tidligere post)

    • Godt poeng om personvern Martin! På et sykehus oppfyller notatboken din et viktig krav til en god innboks: Den er tilgjengelig der du løser oppgavene.

      Jeg jobber i allmennpraksis der de interne avstandene er mindre. Dagens timebok er naturligvis en sikker innboks. Alt som havner der blir håndtert. Faren er å skape seg for mange andre.

      Plastboksen på hylla over skrivebordet for innkommende papir, er kanskje den viktigste utenom den elektroniske timeboka. Da fortsatt alle prøvesvar og epikriser kommer på papir, mens ikke alt kommer elektronisk, er per nå denne innboksen svært viktig.

      Det jeg kanskje gjør annerledes enn mange er at jeg bruker denne til _alt_ papir. Når jeg henter ny post, enten det er reklame eller pasienterettet materiale, gjør en meget kjapp grovsortering der det meset av reklame eller annet uviktig kjapt havner i resirkuleringsboksen. Det som blir til overs legger jeg _nederst_ i innboksen. Jeg lar tidsskrift, retningslinjer m.m. havne i samme innboks som prøvesvar og epikriser. Mitt lille nøkkelgrep er dette med å legge det nyeste nederst. Da har jeg til enhver tid det eldste øverst, slik at jeg hele tiden har kontroll med hvor gammelt det eldste er. Når f.eks. tidsskriftet for den norske legeforeningen flyter øverst i denne arbeidskøen, har det sine 15 minutter med fame. Å legge det til sides for lesing «senere» fungerer ikke. «Senere» i form av en slags gyllen tidsalder med ubegrenset tid, eksisterer ikke! Det samme gjelder kompliserte legeerklæringer som mange har en tendens til å legge til sides for å gjøre «senere». Oppgaven haster kanskje ikke, men den forsvinner heller ikke, og bør således gjøres når turen i arbeidskøen er kommet.

      I tillegg bruker jeg både sms og epost i forhold til samhandlingsaktører.

      To grep er viktige i allmennpraksis:
      – holde antallet innbokser så lavt som mulig
      – strebe etter at oppgavene i innboksen blir håndtert som en arbeidskø for å unngå at noen oppgaver hele tiden blir skjøvet til sides og utsatt