Quick-fix ved full innboks

De fleste jeg snakker om innboks med for første gang, har mange hundre meldinger, gjerne flere 1000, i sin epost-innboks. Noen bruker skillet mellom uleste og leste (det tror jeg ikke er lurt) for å beholde kontroll. De fleste har en opplevelse av at de har for mange meldinger der.

Hvordan får man kjapt orden på dette?

Det viktigste er å endre tankegangen din om innboksen. Den største feilen mange gjør er å beholde en epost i innboksen fordi eposten er betydningsfull og at man kanskje får bruk for den en dag. Behold kun eposter som krever handling fra deg i innboksen. Alle de andre arkiverer du, eller sletter. For å komme seg i rute med en slik tankegang kan du gjennomføre en quick-fix:

1. Lag en mappe eller en etikett (G-mail) som heter «gammel innboks».

2. Flytt alle meldingene du har i innboksen over i den nye mappen. Disse meldingene er ikke borte!

3. Flytt evt. tilbake de meldingene du vet krever handling fra deg tilbake i innboksen

4. Fra nå av, se på innboksen som en oversikt over uløste oppgaver. Alt som ikke er en oppgave for deg, skal du enten slette eller arkivere. Husk at det å arkivere ikke betyr at meldingen er borte for godt! Alle epost-program, enten online eller offline, har så gode søkemuligheter at du raskt finner den fram igjen hvis du trenger den.

5. For å leve opp til pkt. 4, må du skille mellom oppgaveinformasjon og referanseinformasjon. Mail som du kanskje trenger informasjonen i, men som ikke krever handling fra deg, må arkiveres og ikke bli liggende å forstyrre i innboksen.

6. Mailer som krever handling fra deg, gjør du uten utsettelse.

Frykten for å glemme bort en oppgave, eller gå glipp av viktig informasjon, gjør at mange vegrer seg for å fjerne (slette/arkivere) mailer fra innboksen. Denne frykten gjør at det hoper seg opp mail i innboksen. Da mister man oversikten over mailene i innboksen, og det man ønsket å unngå er nettopp det som skjer: Oppgaver glemmes bort og man går glipp av viktig informasjon.

Klarer man å holde størrelsen på innboksen nede, oppnår man man å ha en trygg innboks. Det er en befriende følelse. Da kan man selv putte oppgaver i innboksen (jeg sender ofte mail til meg selv) og vite at oppgavene ligger der trygt. De blir tatt hånd om. Når de uløste oppgavene ligger trygt et sted, slipper man å tenke på dem hele tiden, og kan i stedet unne seg å nyte langsom tid.

Hvor mange e-poster har du i innboksen din?

  • Kim Thorup

    Hei og godt nytt år Jørn.
    Tok meg endelig tid å lese om innbokskontroll. Veldig interessant og ikke minst enkel måte å sortere e-post på. Skal prøve dette fra imorgen. Takk for gode tips!
    Ps: drag-and-drop brukes vel i outlook til å flytte eposter, så ganske enkelt der også.
    Lykke til i 2011, vi snakkes!
    Kim

  • Alt for mange, men det begynner å legge på seg med arkivmapper etterhvert som det trengs, slik at det er bare nyere e-poster i innboksen. Er jo egentlig en postboks, og den tømmer man jo daglig?

    Original Kamelrytterske, bare på Karavanseraiet.no, sist om Hest i skogen og Wikipedia

  • Pingback: Du er webredaktør, men har du innbokskontroll? — iAllenkelhet()

  • hmm

    5784 i innboksen, 1296 uleste… not a good sign

    • Kjære hmm! Kjør quick-fix og start et nytt liv!

      Unngå å bruke ulest/lest som skille mellom uløste/løste oppgaver.
      Unngå å håndter e-post mens du egentlig gjør noe annet. Håndter e-post i dedikerte økter der du ferdighåndterer hver e-post ved å enten gjøre det den krever av deg, eller arkiverer/sletter den. Reserver plass i innboksen for uløste oppgaver.

      Lykke til!

  • 12 971 eposter i innboksen. Nå flyttet til ny mappe. Ryddig innboks og lave skuldre.
    En ny æra er i emning. Takk for tips til en enkel, men genial arbeidsmetode 😉

  • Pingback: Hva er egentlig innbokskontroll? « Jørns blogg om Innbokskontroll()

  • Unni P.

    Hei! Dette høres veldig oversiktlig og greit ut. Har to spørsmål:

    1) Hva med oppgaver som er store/langvarige?

    2) Hva hvis jeg ikke har tid til å gjøre en oppgave med en gang? Kan være hensiktsmessig å lese eposten, og kjenne til innholdet, selv om jeg ikke har tid til å løse oppgaven umiddelbart?

    • Hei, og takk for kommentar!

      1. Store og langvarige oppgaver jobbes med på prosjektarbeidsplatformer (tekstbehandling, spesialprogram, notatprogram eller annet). I den grad e-poster knyttes til prosjektet bør man samle de i egen mappe, eller egen tag. Det er tilstrekkelig at oppgaven representeres ved én e-post i innboksen som en reminder. Hvis du har et bestemt tidspunkt du skal starte på oppgavearbeidet, kan det være hensiktsmessig å holde oppgaven helt unna innboksen fram til du skal ta til på arbeidet.

      Det illustreres kanskje best med følgende eksempel. Du har i oppgave å skrive en årsmelding. Du vil begynne på arbeidet 15.januar for å ha det fullført til 20.januar. Du trenger innspill fra andre i organisasjonen. Den 5.januar du en påminnelse i kalenderen som sender en e-post til din innboks den 15.januar med tittelen «Skriv årsmelding!». Deretter sender du ut en e-post til relevante personer i organisasjonen med ønske om innspill til årsmeldingen med frist 14.januar. I perioden 5. – 15.januar arkiverer du alle innspill om årsmeldingen under den dedikerte prosjektmappen «årsmelding 2011». I denne perioden blir du ikke stresset av årsmeldingsarbeidet. Når den 15.januar kommer, får du e-posten med påminnelse til din innboks. Der ligger den til du har fullført årsmeldingen.

      2. Ja, det kan være hensiktmessig å kjenne til innholdet. Selv sjekker jeg e-posten kjapt gjennom 4-5 økter gjennom dagen. Så forsøker jeg én gang om dagen å slutthåndtere de jeg ikke når til over dagen. Det man bør unngå er å slippe til informasjonen fra ny e-post fortløpende gjennom avbrudd hele dagen. Det ødelegger fokus og skaper stress.

  • Simen

    5014 mailer 598 uleste. Er mest bekymret for alt som ramler inn i løpet av dagene framover og at jeg kommer ut av sync igjen. Jobber i ITbranjsen og det raser inn med info fra leverandører som jeg bør lese det KAN være noe viktig i disse i 20% a tilfellene. Så får jeg en masse logger fra datasystemer som jeg må reagere på hvis de ikke er OK. I tillegg til dette får jeg normal mail.

    Jeg har tidligere forsøkt meg med undermapper pr prosjekt kunde osv, men så sklir det ut. Dessuten så ligger alle mine SENDTE mail i en stor megafolder og disse kan noen ganger være viktige. Drag and drop på laaaange mappe strukturer i windows kan også føre til at man slipper en mail «feil» så det havner i feil mappe/prosjekt.

    Hvor mange kategorier av undermapper bruker du selv? Hva legger du i begrepet arkivering av mail? Bruker du et logisk databasebasert arkiveringsystem for mail? Lager du mailene lokalt på disk, eller mener du å legge dem i mapper i PST foldere?

    Det som er plagsomt med outlook er at den forhåndviser mailer så fort de kommer inn og dermed så sporer man av. Burde vært en funksjon for å forhåndsvise mail f.eks. anhver time med en reminder og ellers ikke vist noe «støy» fra mailprogrammet på alle inngående mailer med «plink» og «ploink».

    kke lett dette her men skal forsøke å etterleve som du beskriver. Sender også en del mail til meg selv som du nevner. Hver påske/jul hender det at jeg bruker en dag eller to på å slette unødig mail og da ryker det mail i tusentalls.

    • Takk for kommentar!

      Jobber i ITbranjsen og det raser inn med info fra leverandører som jeg bør lese det KAN være noe viktig i disse i 20% a tilfellene. Så får jeg en masse logger fra datasystemer som jeg må reagere på hvis de ikke er OK. I tillegg til dette får jeg normal mail.

      Det du beskriver er jo fortsatt oppgaver. Må du lese loggen fra datasystemet, så må du lese den. Utfordringen er å bare gjøre det én gang, slik at du bruker minst mulig tid per mail. Ved å la mailer bli liggende igjen i innboksen, er det stor fare for at du i realiteten «stikker innom» mailen mange ganger, og dermed samlet sett bruker mye tid på den. Når du – uhyre kjapt – har scannet mailen og slått fast at den ikke krever mere handling fra deg, gjelder det å fjerne den fra innboksen så fort som mulig. Om du fjerner den til søppelkurv eller til arkiv, avhenger selvsagt av om du kan få bruk for den igjen. Kan du det, er arkivet rette stedet.

      Jeg har tidligere forsøkt meg med undermapper pr prosjekt kunde osv, men så sklir det ut. Dessuten så ligger alle mine SENDTE mail i en stor megafolder og disse kan noen ganger være viktige. Drag and drop på laaaange mappe strukturer i windows kan også føre til at man slipper en mail “feil” så det havner i feil mappe/prosjekt. Hvor mange kategorier av undermapper bruker du selv? Hva legger du i begrepet arkivering av mail? Bruker du et logisk databasebasert arkiveringsystem for mail? Lager du mailene lokalt på disk, eller mener du å legge dem i mapper i PST foldere?

      Generelt sett er sirlige mappesystem overvurdert. Enkleste form for arkiv er å ha «innboks» og «arkiv». Du reserverer da innboksen for uløste oppgaver, og bruker «arkiv» til alt du kanskje får bruk for en dag, men som ikke krever handling fra deg. Selv bruker jeg G-mail, og har da i praksis ubegrenset plass for arkivering. Med outlook møter du tidligere en plass-begrensning, og må da eksportere til egne pst-filer. Detaljene der kjenner du bedre enn meg. Å ta alle fra 2011 til en egen *.pst fil i juni 2012 kan kanskje vær en løsning?

      I G-mail arkiverer jeg mye i «all e-post», men legger til etiketter som en bonus der jeg tror det kan være nyttig, og gjerne på små avgrensede prosjekter (eks: «innspill sommerturnus, 2012»). Angivelig bruker man 3,5 ganger så lang tid på å finne igjen en e-post når man skal bla i mapper, fremfor å bruke søke-funksjonen direkte. I tillegg kommer tiden det tar å faktisk arkivere e-posten, noe som øker barrieren for å arkivere og dermed risikoen for innboks-overflow. Har skrevet litt om dette her: http://innbokskontroll.wordpress.com/2012/01/16/hvordan-organisere-mappene-i-e-postarkivet/

      Når innboksen er fylt med flere 1000 meldinger, gir den deg ingen oversikt over løste og uløste oppgaver. Da er den kun et referansearkiv, en funksjon mappen «arkiv 2012» hadde klart like godt.

      Det som er plagsomt med outlook er at den forhåndviser mailer så fort de kommer inn og dermed så sporer man av. Burde vært en funksjon for å forhåndsvise mail f.eks. anhver time med en reminder og ellers ikke vist noe “støy” fra mailprogrammet på alle inngående mailer med “plink” og “ploink”.

      Nemlig! Slik avsporing er ødeleggende for fokus, og gjør at man i virkeligheten bruker mye mer tid på e-post enn nødvendig. Jeg bruker å si: «E-post er for viktig til å håndtere mens du egentlig gjør noe annet». Anbefaler derfor sterkt å organisere arbeidsdagen sin med tydelig definerte e-post økter hvor du i størst mulig grad ferdighåndterer innkommende e-post. Mellom disse øktene bør du stenge av e-post varsling helt.

      Lykke til videre, og kom gjerne med flere innspill.

  • Pingback: Bruke innbokskontroll på utboksen? « Jørns blogg om Innbokskontroll()

  • Pingback: Innbokskontroll – Innbokskontroll for nybegynnere()

  • Markus

    Det hjelper å slå av funksjonen at du får varsel at en ny mail har kommet. Jeg har slått av det lille brevet nederst til høyre og pling lyden. Så kan det hende at jeg jobber 2 timer uforstyret før jeg ta en titt i outlook og ser at jeg har mottatt 15 e-post. Mye mer gøy enn å besvare en og en.

    • Takk for kommentar Markus!

      Ja, er helt enig med deg. Skjerming mot avbrudd fra innkommende e-post er helt vesentlig om man skal ha sjans til å opprettholde innbokskontroll. Jobbing med e-post i dedikerte økter gir bedre kvalitet på e-post jobbinga, og gjør i tillegg at du får unna mange flere e-poster.

  • Dette er noe av det nyttigste jeg har vært borte i på lenge. Imidlertid: Hva med de av oss som har forvillet seg bort i fellen å ha flere e-postkontoer og som har de på samme maskin? Jeg har jobbkonto, icloud, gmail og en egen mailserver, og opplever at alle er fulle. Må jeg da lage en egen Quickfix-mappe til hver av kontoene, eller én felles? Anbefaler du at man bruker POP eller IMAP, og bør man bare ha e-posten på én maskin?

    • Jørn Kippersund

      Hei Geir og takk for hyggelig respons!

      Selv sverger jeg til sky-tjenesten G-mail, og at man der bruker IMAP, slik at både innboks og mapper speiles likt til ulike dingser man måtte bruke i tillegg. Jeg er altså ikke tilhenger av å ha e-posten på en maskin i det hele tatt, jeg foretrekker å ha den i skyen og så kikke på den med den dingsen jeg til en hver tid måtte ha tilgjengelig. Har skrevet litt om det her: http://innbokskontroll.no/2010/10/03/alt-pa-nett-alltid/

      Egen mailserver er sikkert artig, men man kommer jo langt i forhold til å håndtere mange mailkontoer med Google Apps.

      Det generelle rådet er at jo færre innbokser, jo bedre mestring. Kort fortalt; Flere e-post kontoer kan håndteres fra én og samme innboks. I G-mail kan du f.eks. hente e-post fra inntil 5 forskjellige kontoer, og du kan også bruke 5 forskjellige avsenderadresser.

      Det kan forsvares å ha flere innbokser, hvis du håndterer de ulike innboksene i tydelig atskilte kontekster. Hvis du uansett sjekker alle stadig vekk og til alle døgnets tider, vil du få bedre mulighet for mestring ved å samle til én innboks.

      Dersom du fortsetter å operere med så mange innbokser du gjør, må du ganske riktig lage et arkiv for hver av de.

      Lykke til, og hold meg gjerne orientert om hvordan det går!