Hvorfor ikke bruke ulest/lest som skille mellom uløste og løste oppgaver

Svært mange har tusenvis av eposter i innboksen sin. Når jeg utfordrer dem på dette, sier det ofte: «Jamen jeg har ingen uleste«. Mitt neste spørsmål blir da: «Er du komfortabel og rolig på at du ikke har noen uløst oppgaver blant alle de tusenvis av leste meldinger i innboksen?» Da blir ofte folk straks mer urolige i blikket, men mange hevder likevel at dette er måten å skille mellom uløste og løste oppgaver på. Andre, lignende strategier, er å trykke «svar/reply» på de epostene de vet trenger oppfølging på for å sikre at det blir liggende en kladd i «utkast», eller å bruke stjerne eller flaggmerking.

Jeg vil fraråde disse metodene for å skille mellom uløste og løste oppgaver. Felles for metodene jeg nevner er at det krever en aktiv handling for å sikre at eposten blir liggende et sted hvor du vet den fortsatt trenger håndtering. I tillegg vil du ha problem med å holde oversikt over alle de uleste epostene ved at de sprer seg over flere skjermbilder som hovedsaklig er fylt med leste eposter. Jovisst går det an å velge visningsmodus – «Vis bare uleste», men da spør jeg; Hva er da vitsen med å ha de leste epostene i innboksen i det hele tatt?

Med innbokskontroll er en epost en uløst oppgave inntil det motsatt er bevist ved at du enten har slettet eller arkivert den. Dette gir deg en sikkerhet på at alle epostene du mottar blir håndtert. Å «håndtere» handler svært ofte om å slette eller arkivere (ett-klikks arkivering i g-mail er mer brukervennlig en det litt mer omstendelige i outlook). Å samle inn uløste oppgaver krever ingen handling fra deg – du behøver bare å konsentrere deg om å løse de oppgavene som allerede er innsamlet.

Mange vegrer seg for å fjerne en epost fra innboksen. Tidligere var sletting helt nødvendig av tekniske kapasitetsmessige hensyn. Med de nesttbaserte epost-systemene som nå fins, har man ikke lenger den begrensningen. Er du i tvil – arkiver eposten! Å fylle opp med referanseinformasjon i referansearkivet trenger du ikke å være redd for. En epost du kanskje trenger en dag er referanseinformasjon, ikke oppgaveinformasjon. Reserver innboksen for uløste oppgaver!

Det er gode søkeverktøy som hjelper deg å finne den fram igjen en epost hvis du senere en dag skulle trenge den. Hvis du ikke er glad i å søke, kan du også «bla» i for eksempel Gmail ved å klikke på «all epost». Du får da se all eposten du  har arkivert – ingenting er vekke! Denne frykten for å miste eposten ved å arkivere den, skaper for mange en kaotisk innboks som gjør at man mister epost ved å ikke handle på den.