Hvordan følge opp saker som henger på andre?

En viktig handling for å få vekk oppgaver fra sin egen innboks, er å delegere. I tillegg er det mange oppgaver som ikke kan løses før andre har gitt tilbakemelding, eller før andre har utført sine oppgaver. Hvordan skal oppgaveinformasjonen om disse håndteres? Selv om du har trygg innboks, er det jo slett ikke sikkert at andre har det. Når du har sendt fra deg oppgaven kan du dermed ikke alltid være sikker på at den blir gjort slik du ønsker eller slik du er avhengig av.

(NB! Oppdatering, 16/4-2011: Med Boomerang for Gmail løses dette bedre enn måten jeg har beskrevet dette på i den opprinnelige bloggposten fra september 2010).

Det er to enkle prinsipp for å følge opp slike oppgaver – oppgaver der neste skritt ikke kan utføres av deg selv:

1. Ha en epost liggende som memo i din egen innboks slik at du husker å ta kontakt med rette vedkommende, eller sjekke om oppgaven er gjort, før du endelig sletter eller arkiverer memoen. Dersom du i starten delegerer oppgaven ved å sende en epost, kan du passe på å sende en blindkopi av eposten til deg selv, slik at memoet blir værende i din innboks fram til du er sikker på at oppgaven er løst.

Denne metoden kan oppleves som lite tilfredsstillende – du vil jo helst at innboksen skal være tom. Bruk den derfor bare når du faktisk har oppnådd tilnærmet tom innboks (f.eks. definert som færre enn 20 epost i innboksen) eller når tidspunktet hvor du trenger tilbakemelding om oppgaven ligger svært kort fram i tid.

Dersom det er mer enn et par dager til du kan forvente å få tilbakemelding, eller til du trenger å vite om oppgaven er gjort, er det ikke ønskelig å la memoen ligge i din innboks å forstyrre. Husk grunnprinsippet: Kun uløste oppgaver i innboksen! Du trenger da å sikre deg et memo fremtiden. Dette løser du ved å bruke den andre teknikken:

2. Lag en kalenderoppføring med epost-påminnelse fram i tid. For den som bruker google calendar er dette en smal sak.  Selv har jeg laget meg en egen google calendar jeg kaller «Memo-kalender». Dette for å skille den ut fra den ordinære kalenderen min som inneholder avtalen hvor jeg skal være tilstede.

Et eksempel på dette kan være at du er ansvarlig for å kalle inn til et styremøte. Fire andre skal være med på møtet. Du sender dem epost med forslag til datoer, og du må så vente på tilbakemelding. Et passelig tidsrom vil være å lage en memo en uke fram i tid. Da ramler din egen memo inn i innboksen din: «Har jeg fått tilbakemelding om tidspunkt for styremøtet?» I tiden fram til denne memoen kommer, har du kanskje fått tilbakemelding fra 2 av de 4 du venter tilbakemelding fra. Først når memoen kommer i innboksen din sender du ut purring til de du ikke har fått tilbakemelding fra. Når du sender purringen forventer du rask tilbakemelding. Derfor lar du purringen gå i blindkopi til deg selv, slik at du beholder saken i innboksen fram til du kan endelig avklare saken.